我的时间管理实践

在【小强升职记】中有一段话,形容一个人时间管理体系对外部事物的宠辱不惊,我认为写得很有煽动力。

我们应该在工作时尽量追求一种“心静如水”的境界。
我们可以想象把一粒石子投入沉寂的池塘中,池塘中的水会有何种反应呢?答案是:依照所投入物体的质量和力度做出相应的反应,然后又归于平静。池水既不会反应过激,也不会听之任之。

这描述了一个人时间管理体系正常运行时的威力,就是驰骋,遇到什么都不慌,都是心里有数的感觉。
因之,在详读了【小强升职记】与【只管去做】之后,我便开始了时间管理的实践。
此篇分享一下这个过程与一些经验。


工具

Emacs org-agenda

今年年初开始试用Emacs,读时间管理书籍的同时有在看子龙山人的Spacemacs教学视频,的确是被这个编辑器的各种操作惊到了。
在看到我的 Org mode GTD 工作流这一节时心里就觉得这真是超Geek超酷,我之后就要用Emacs的Agenda+org mode这个来做我的时间管理软件。
它用起来的感觉是这样的:

Spacemacs org-agenda使用截图

这个方案我也的确使用了一小阵子,但最终还是放弃了。

原因主要在使用Emacs这个东西还是太容易被配置搞分心,而且要记录太多的快捷键,这反而会丢失GTD的初衷。有些不常用的当时定义好了,到用的时候就想不起来,还要一顿查,还要记得查的快捷键,整个过程不够“所见即所得”。
此外,data与Emacs软件都是在Mac电脑上的,一旦脱离电脑即意味着脱离GTD,这显然不合理,我需要在云端的数据、以及手机电脑多平台支持。

印象笔记

现在已经成为印象笔记的重度用户,它是我的第二大脑,是我整个时间管理体系的核心。

第一遍读【小强升职记】是了解,第二遍是理解并记录下书中有价值的内容,然后根据第二次的笔记,列出了我要做的事情,一件一件去完成。

专门建立一个叫时间管理的笔记本,建立如下笔记:

  1. 避开时间黑洞checklist;
  2. 收集篮,在手机上建立快捷方式随时打开记录想法与突发事件;
  3. 3+1清单:日程表,将来清单,行动清单,项目清单;
  4. 年度目标笔记;
  5. 微梦想清单,记录随时想起的给自己的奖励项;
  6. TOP10书单,里面记录最多10本书,读书只读这10个之一,并且在把某本书移除之前再次把书过一遍,确定记好了笔记以及达成了读该出的目的。
  7. 习惯池,随时记录想要培养的习惯,进行优先级排列;
  8. 为当下要正在培养的习惯建立习惯培养卡,内容模板在【只管去做】里,说明习惯是什么,为什么要做,坚持多久算成功,成功了获得什么奖励;
  9. 硬着头皮写了一篇书中要求的5年后的信,好像写得还不错?
  10. 高屋建瓴,书中提到的“六个高度”与自己的九宫格。

值得一提的是项目清单,做项目绝不容易,这是一个总览的清单,列出了项目池,根据四象限法列为重要而紧急等级别。
将项目分为进行中、待进行和已完成三个tab。

当然,进行项目只有这么一篇笔记是不行的。
我专门建立了一个叫项目的笔记本组,一篇笔记够用的项目被一块儿放入单笔记项目笔记本中,此外还有几个对我还说较大的项目,我把它们各自编为一个单独的笔记本,用于收集各种资料,记录想法,列出行动项等。
它们目前分别是:跨境电商区块链微服务与中间件英语AIArticleProjects

做得不好的是现在项目清单及管理被维护得有些过于庞大和臃肿,会有思路不清的感觉。
而且同时正在进行的项目数量可能有些多了(想做的事情辣么多,真正能做好或做完的却不多),同时,对一个项目何时结束界定的不好,好像一个项目只有开始,却很难结束,这都是值得反思的。

此外,日程表、行动清单,包括习惯每日跟踪记录表,仅仅记录了各自存在的必要性及如何使用,它们的具体应用被其他更合适的软件代替了。

印象笔记alfred搜索.gif

对于印象笔记本身而言,它的搜索功能有些过于强大了,甚至连图片上的文字也可以搜出来,结合Mac上Alfred Workflow使用效率更佳,随时搜索只需要呼出Alfred,输入“ens <Keyword>”,印象笔记就会完成这次搜索把相关笔记呈现到你的面前,这些很棒的工具的结合有着美妙的用户体验。

Google Calendar -> 手机日历

显然日历软件更适合作为日程表。
一开始当然是尝试Google的Calendar,它可以与Gmail集成,可在时间结点添加提醒与行动两种任务,同时数据在云端,完全符合日程表的需要。

可以设置任务开始前半小时给手机包括浏览器发送提醒,完成后选择已完成它才会消失。

但由于众所周知的原因,它的连接不是很好,在同步数据方面的效果不太理想,经常会出现手机上点了已完成,后来打开电脑发现这任务还在,又推到了第二天这种情况,使用体验方面大打折扣。

不得以还是转为使用手机自带的日历应用,尽管它相对来说简陋了一些,但仅仅作为日程表来说也是够用了,选取工具的重点利用工具提供的功能而不是比较孰优孰劣,简单的手机日历作为日程表的管理,也正是最合适的。

Things

放弃了Emacs之后,开始在网络上寻找专业的GTD软件,还是要相信只做一件事的软件的确做得更好,至少在用户体验上是这样的。

在对比了OmniFocus和Wunderlist等几款GTD软件后我选择了Things,它颜值够高,功能简洁而强大,支持tag项目多层级分类,操作简单,毫无上手难度,数据在云端存储,Mac与手机多平台支持。
相较之下,OmniFocus由于过于强大,会稍显复杂一些,对于我这样的GTD初始实践者来说还是显得上手成本高了些,感觉难以维护。

Things使用图例

我主要拿Things来做行动清单,如上图所示,每天工作开始的前半个小时先处理Email与日程表,然后将今天要做的事情放入今天tab下,排优先级,把事情按重要与紧急将先做的事情放到上面,从上往下一件一件进行,做完一件点掉一个框,点掉框的感觉还是比较爽的。
日志薄中还可以回顾今天做了哪些事情。

每日回顾检查项

每日回顾与周回顾亦被我纳入了它提供了周期性任务功能,每个任务下面提供一个列表检查项,GTD的关键点就在于回顾,这种机制让我不会错过这个环节。

Onedrive + Excel甘特图

Onedrive的多机同步适合文档的存放,一些电子书和资料、图片都适合放到这里,这也包括年度目标甘特图与习惯每日跟踪表的Excel文件的存放。

在Windows,Mac和手机上都可以方便地打开这些文件。

年度目标甘特图

Inoreader

逃离时间黑洞,避开、拒绝过多的信息源,使用RSS阅读器是一个很好的办法。
这主要是触发机制的不同,这个看似很小的改变直接让我们由被动变为主动。

Innoreader阅读器界面

Innoreader是一款很优秀的RSS阅读器,具有强大的查询与清晰的分组功能。
一些RSS源的获取,之后我会写文章专门分享,包括微博,知乎专栏等消息源的RSS解决方案。


触发机制

上面介绍了很多软件,以印象笔记为核心,所有这些共同合作完成了整个时间管理体系。
时间管理的一个方面是要看清形式,即列出自己想要做哪些事,并进行分析,安排。把一些明显不合理或相对不重要的及时去除。

那么对于要做的事情,也要做到合理安排,就像高中不能一次只学一门课,要很多课同时进行,但现在的生活早已没有了课程表跟老师的督促,全靠自己操心,而自己要操的心又及多,很容易事情做着做着就上头,非要刚一件事、一本书刚到底,我这个月就做这个了,别的什么也不管,这样的不行的。

需要的是一套合理的触发机制,将上面的各个软件、自己的各个项目、时间管理的各个环节有机的结合起来,使得自己不再需要在维护这套体系的正确运行而花费过多的精力。
最开心的事情就是一件事做完了,这个事情不用后续再维护了。

所以现在的日常是这样的,早上10点开始工作,打开Things,去看邮箱里的邮件,有需要处理的将它加入该加入的清单,扫一遍Things下面的各栏目,选出今天要做的事情,这个过程可能会去印象笔记中查一些项目的step或者schedule,比如我有自己的音乐Schedule,每天听一张专辑,而这个Schedule里记录着我想听的乐队或专辑列表。同时,Github日常中有leetcode日常,那么会去leetcode上找两道题,题目记录下来加一个任务到今天。

日常里,记录着要周期性重复处理的而又不像leetcode这样每次都不一样的事情,比较每天早上的加入今天这个行动,以及每天晚上的每日回顾。
每日回顾查看日志薄可以回顾今天完成了哪些行动,同时心里过一下各个checklist,在Onedrive中的习惯培养表中记录今天的情况。
这些都不需要再多费脑子,跟着设定好的流程一步步做就OK。

我的日常中还设定了每三天加一个任务提醒我去读RSS,而RSS会把我引向我关注的一堆技术博客,知乎专栏,我关注的微博明星,以及少数派、36氪、华尔街见闻等资讯。
当然36氪与华尔街见闻里的文章是看不完的,利用搜索功能搜出晚报早餐FM这样标题的概览总结性文章了解新闻即可,对于关注的一时读不完的将它加入印象笔记网页剪切笔记本。

对于不是电脑操作的事情我通常把它们放入手机日历来处理,除了一次性的事情处理之外还包括基金定投、每月还蚂蚁花呗这样的周期性操作,每天早上Things里的第一项任务以及手机本身的任务提醒使我不会忘了它们。

正经读物中是今天要读哪本书的第几章,读完一本书后,会去维护Top10书单这篇笔记,当然也包括在听了一张不错的摇滚专辑后,必须得去豆瓣评论一下呀~

一个很重要的串联点是周回顾,它几乎将所有的项目结合到了一起,非常重要。

周回顾Checklist

显然,在进行周回顾的过程当中,会把收集篮、各个清单、之前记录到网页剪切中的笔记 与年度目标过一遍,回顾这周记录的新内容,以及各篇笔记里的更新内容,将这一切维护了起来,使自己能清楚地看到这些变化与进度。

同时,在日历的周期任务中,设定了每月1日去更新甘特图,这呼应了【只管去做】里的内容,九宫格与各个年度计划,回顾上个月哪个计划做得不错,哪个计划投入不够,会有完不成的风险,之后要加把紧啊这样会有掌控全局的风险,会在下个月里进行有针对性的调整,从而使得一切更加平衡。

正是基于以上的一些相互提醒的触发机制,便可以让这个体系很好得运行下去,而不用对时间管理本身如何运行再花费不必要的精力。


体会

几个月后,这样的生活着实会在很大程度上促进我的效率,以及增加整个人可以handle的事情的方面。很多之前想要做的事情慢慢得排入了档期,并且有些已经正在进行;同时,有一些之前执拗的点则被理智地抛弃掉了,比如学好CSS或成为一个Emacs高手,现在看来,正是由于之前眼前一团乱麻,没有一个完整的处理事件与推进项目前去的体系,没有一个全局的观念,才会逮到一个是一个,为不值得的事情无谓地浪费很多时间。

但我依然认为这并不是一个比较和谐的状态,比如Things,经常会为今天安排过多的事情,实则是做不完的,第二天它还在那里提醒、嘲笑着你,这很让人焦虑。
还有一点之前提过,可能还是开的支线有些多了,想要做的项目方面太多,又想学Java,又想搞清区块链,还要为之后想要从事AI工作做准备,英语又想考个雅思,全是大型工程,同时,之前买的一堆网课,Github项目也是搞不完的,时间真是有限。如何确立项目的合理粒度,如何在第一时间明确项目的终结点,是接下必亟需改进的点。

总之,这样的生活下,我依旧十分焦虑,但还好,回顾或某个项目结束时会有一些小小的成就感。现在最开心的事情就是一个事情做完了,不用再管了,不用再维护下去了,可以把它从我的印象笔记,从我的世界删除掉了,真是浑身轻松了不少。

现今的人们被过多的信息源搞得输入过多,脑子里一团浆糊,没有自己的想法,这是很恐怖的。所谓“自由意志”究竟是什么,一个人在做的事情是否是他真正想要做的或是对他真正有用的。

在知乎上看到一篇回答让人触目惊心,问题是“一个人是怎样废掉的?”。
答案是简单明了的几个字,“当你没有意愿再对这个世界产生输出的时候”。

这些个问题应该还需要进一步的实践与思考,我也要进一步地甩开那些我并不是真正需要的信息源,并且尝试着多做一些输出,让自己更轻松一些,毕竟我的思想与memory还是可以飞的。

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