《高效能人士的时间和个人管理法则》163 页
意外来访或者电话犹如一把切肉刀插入优先任务。当被干扰时,我们内心会反抗它占据我们的时间。
当被问及应对干扰的方法时,多数人会列出一个长长的单子,包括逃避、无视、减少干扰时间。他们认为应对干扰如同躲避某人一样。虽然一些干扰是不必须的、不当的甚至恼人的,但其他的干扰也是必要的。对我们多数人来说,如果我们连续两天没有一个干扰,我们就不会有工作。真正的问题是:“我们如何区分优先的干扰和次要的干扰?”干扰大致分为三类:
1.不必要的打扰,包括突然到访和意外电话。他们错误的认为你关心、需要这些信息,或者对某事负有责任。如果以上三条都不正确,那么这不必要的干扰就是浪费时间。要避免这种干扰或者尽快结束。
2.必要的干扰是那些你关心、需要这些信息并且你对某事确实有责任。必要的干扰有其自身的价值,你应该立刻处理它,除非时间不合适。
3.不合时宜的干扰是必要的,只是它出现在不方便、不合适的时间。你应该把它们规划到一个更合适的时间。
I:在我们集中精力在做某一件事情的时候经常会被打扰,可能是一个短信、一通电话、一个会议通知等等的事情。而很多时候其实和我们关系不大甚至不相关,但是经常会打断我们做事情的思绪。在遇到打扰的时候首先要区分打扰的类型:1、和我们没有关系的打扰,这样的打扰可以直接回绝。2、和我们有一定关系的打扰,我们要区分是不是很快能处理完成,如果可以那就马上处理,如果不可以,可以写一张便签 放在待处理清单,等忙完手头上的事情再来看看什么时候处理。3、和我们有很大的关系的打扰,我们可以为这个打扰分配一个合适的时间处理
A1:前些天领导分配了一个写戈壁感悟文案的任务,下午两点钟开始理思路写东西,过了1个小时有了一些头绪 刚写出了两百多字,一位设计的同事突然叫我去看一下他修改的这个东西是不是能达到我的标准,我放下了手头的文案。过去和他聊了这个设计物,等到半小时之后聊完了回到办公桌前,大脑一片空白了,刚有一点头绪的文案全部都飘走了,我不得不用很长的时间再来重新找灵感,最后一个下午的时间只写了一个文案,其他的工作全部都耽误了。这样的情况应该让设计的同事先忙别的事情,等我这里写完了文案再过去和他沟通需要修改的地方,也就不会打断思路了。
A2:在未来的工作中如果专注做事情的时候,同事或者领导来打扰的时候,首先我会厘清1、这件事情和我有没有关系 ;2、如果没有关系,我会直接回绝;如果有关系,我会看重要程度,紧急的需要马上执行的,我会把手头的工作做记录 然后放下去做重要的事情,如果重要程度不高,我会拿一张便签纸记下来,等忙完手头的工作再去处理这件事情。