【如何搞定商务PPT】:(3)如何设置演讲内容

如何设置可测量的演讲目标

上一篇我们讨论了如何识别WHO,这一篇我们来讨论下如何识别WHAT,我们分别来谈谈【演讲目标】【描述问题】【提供方案】【证据搜集】

确立一个好目标

有的朋友可能会觉得:“设目标不就是设置我的PPT要讲什么吗,目录里都写的清清楚楚。”之前我也是这样认为的,但是实际上真的是这样吗?

  • 我们的内容到底是我们要讲的还是听众想听的
  • 听了我们的内容后听众能有收获吗?
  • 演讲的目标能够通过听众的收获可以衡量吗?

回想一下我们做PPT的目的:"Sell” your ideas to your Audience" 。如果我们Sell的商品不是听众需要的,所做的一切就是无用功;如果我们的Ideas不能帮助到听众,这次交易就不是一笔好交易。所以我们必须寻找到一个真正听众需要的、对听众有帮助的、可以测量的目标。

The From-To/Think-Do Matrix

利用"The From-To/Think-Do Matrix"我们可以更加容易的为设置恰当的演讲目的提供思考框架:

The From-To/Think-Do Matrix

好的目标设置应该监测听众的想法和行动两个方面的变化,举个栗子:

  • 【想法】从认为投资项目A是浪费资金,到认为投资项目A是可行的。
  • 【行动】从不会为项目A投资,到批准一笔启动项目资金。

通常我们在企业作报告总是在update或者tracking一件事件的进展,但这往往会让听众失去对于我们演讲的关注,使听众无法明确演讲的重点是什么,或认为这只是单纯的update,而没有什么是需要特别关注的。

避免这一现象的产生,就需要采用From-To/Think-Do矩阵,使我们的演讲关注点始终着眼于听众需要思考和行动的领域,而避免非重要信息影响听众的注意力。

定义一个好问题

如果你想要捕捉并保持你的观众的注意力,那么就要确保你所做的每一个演示都集中在帮助他们解决一个重要的问题上。

试想:如果你没有帮助你的听众解决问题,那他们为什么要听你的?

"为什么" 永远是个好问题

如何选择一个好问题呢?常见的方法我们使用 5个Why 的方法,不断Deep dive听众的问题到底是什么?什么才是听众行为背后真正关注的问题?

针对这个问题如何确定问题的分析层次呢,我们从制作PPT的目的出发,主要关注两点:

  • 本PPT可以从哪个层次为听众提供最大的帮助
  • 同时我们要保证能够对提出的问题提出解决措施

这两点能够使听众的注意力和兴趣点最大程度的集中在你的演讲上,同时又保证我们提出的问题不是耸人听闻、无法解决的。

打造一个好方案

每个方案都不可能解决所有问题,即使解决部分问题,定义和描述好贡献范围也是一个好方案。下图的解决方案层次为我们很好的划分了问题解决的5个层次,我们可以讲上节讨论的问题放入到相应的层次中,以便确定问题解决方案的外延。

解决方案层次

而利用 问题解决树金字塔原则可以从逻辑上对问题的解决路线有一个更加清晰的线路图。

问题解决树

而通过从不同角度对比各个解决方案之间的优劣,更有助于我们选择合适的解决方案。

方案对比表

搜集足够好证据

首先列出你认为需要包含在PPT中的所有信息内容,包括支撑你论点的内容以及与你的论点相悖的内容。尽可能多源且广泛的采集你所需要的信息,不要只着眼于眼前的项目中。推荐采用头脑枯竭法的方式将你搜集到的信息列成清单。

证据清单

检查清单内容,下一步我们来讨论一下三个问题:

  • 哪些证据是强化你的论点的,应该予以保留?
  • 哪些证据是弱化你的论点的,应该予以规避?
  • 如何寻找证据?
  • 哪些证据是强化你的论点的,应该予以保留?

当你选择保留证据的时候,注意关注三个方面:

  1. 尽可能使用真实具体的数据,避免使用抽象概括性数据

不要单单描述“有75%的顾客更喜欢新的设计”,而应该同时提供1~2个引用阐述一下“客户真实的表达他们有多喜欢新的设计”

  1. 尽量涵盖不同类型的证据

可以采用以下方法进行多角度阐述:定量与定性、多论点表述、因果表述、等相关方法。

  1. 重点关注你的信息中创新的和与众不同的部分

我们往往在PPT中提供了过多的信息,应避免去反复描述哪些已经众所周知的“事实”,而把那些最新的、不凡的信息放在全文的核心位置。

  • 哪些证据是弱化你的论点的,应该予以规避?

不恰当的(irrelevant),使人厌烦的(annoying),和使人自责的(guilt)

这三种论据会是你的PPT观点效力削弱

  • 如何充分寻找证据?

可以试着从以下几个方面搜寻有用的数据

内部资源

  • 目前项目研究中所获得数据
  • 其他你已经完成的研究
  • 财务数据

外部资源

  • 联合市场研究
  • 分析报告
  • 新闻文章
  • 学术研究
  • 顾问报告
  • 政府统计
  • 公共政策倡导者的数据

至此,我们明确了自己演讲的目标,并且确定了需要锁定的问题,并为问题寻找了合适的解决方案以及充分的论据。

下一节,我们将进入HOW的环节继续讨论,如何有效的组织我们所搜集的这些信息,并将其强有力的表现出来。

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