八月份回国，八年了，每年都是回国待两周左右。这次一口气回来，一点一滴慢慢地适应。自己攒了些管理经验，九月份应邀去助力一个大型活动，但之前完全没有任何briefing，一落地就马上上手各项重要且琐碎的任务，人和事的各种接洽。自认为有太多可以提高之处。

不到一天半的时间，就要准备一场在五星级酒店的百人左右的晚宴。政商大咖中外人士云集，表演嘉宾主持都不明就里，嘉宾名单，座次安排，领导发言，产品清关，稿件准备和翻译，活动时间，餐点选择，PPT，视频，志愿者活动安排等等，一下子铺天盖地砸过来，手机从早上6点一直响到凌晨1点，饭也顾不上吃，也处理不完所有杂事。

后来仔细想想，如何才能做的更好？

1. 需要明确活动的背景情况。

- 活动目的是什么？是要面对面地谈商业合作，打开产品国际销路，树立良好品牌，企业甚至是国家形象。

- 活动重点是什么？哪些点最会引起贵宾们的注意？是整体活动链的协调，是恰到好处的销售，是礼仪周到的准备，是座次安排，是发言人的稿件和内容？抓住人们关注的核心，把有限的精力集中在会引起注意的事项上。

2. 明白我能用到什么资源。

- 人： 哪些是参与者，他（她）们能参与多少，有多少时间，身在何处，负责多少，了解多少信息，最后decision maker是谁？怎样才能最快拿到决定？

-事：哪些是我最该关注的重点？所有人在找我，但我不可能完美处理所有的事情。哪些事情可以分给别人做？志愿者如何分配培训？如何指导？要打什么电话，要和哪些人面谈，要回哪些信息等等。

3. 时间管理

- 明确哪些任务有难点，什么样的困难，谁能解决？如果要做需要多长时间？最晚什么时候需要？

- 切忌一心多用。Multi-task不意味着所有事都半桶子水，而是应该有条不紊地组合事务和安排时间。如写发言稿时需要专注，不应来一条信息就回一条信息。如改PPT时候需要逻辑分析，图片信息排列，不应随意切换任务如面谈，签文件其它任务等。

- 活动倒计时前列一张checklist，哪些重点和分重点已经做好了如发言稿打印，中英文翻译到位，座次排位，PPT音乐视频调试，主持稿内容，上菜时间，展台走位等等。

4. 流程管理和沟通

- 明白一场活动从开始到结尾所有的内容点，上场人员，发言内容。不仅自己要明白，还要让所有干系人明白。这次活动流程是在短短一天半内慢慢填充起来的，很多晚到的参与人员临上场前都不十分确定流程和顺序，内容时间点也一改再改。作为负责人这份流程我在最开始就应牢牢掌控在手里并且及时沟通任何调整。

- 面对面是最有效的沟通方式，但很多情况下不得不依赖于微信和电话，这次活动建了N个大群小群，完全靠记忆去发言和交待任务，很多时候行为会滞后，掌控力也大打折扣。我应该把每个内容任务分块，选一名leader建群然后先沟通，他（她）们再内部沟通。如领导团，表演老师团，志愿者团，翻译团，主持人团，活动人员团中选一到两位核心人员建群。

5. 抗压能力和随机应变能力

- 不要怕Say No. 完全是空降而来的我加入这个也是刚组成的外资团里，难免会保持一种我是来帮忙办事的低调心态。其实当负责人这个帽子盖过来的时候，就应该采取主动，拎清事项和重点。很多人找我问和要求处理大大小小事务，但我那时候重点是什么？是要准备好这次晚宴活动。明确自己的核心任务，对于其它杂事，如果会影响自己的进度，不要怕say no，delegate给其他人办是一样的效果。

- 临近活动倒计时，十几号人扯着我不间断地问问题，核对各方细节。几个小时滴水未进，也要稳住心态，有清晰的思路，知道什么人办什么事，能不能办好等等。自己稳住，才能给予他人信心。

- 随机应变，留好后路。准备时间万分紧张，没有排练机会，只能严控每个任务块的重点和后路。如主持人站在控制台附近，我在间隙加上适时的过渡语句撑住稿子。如外宾发言脱稿，赶紧换另一翻译现场同传等等。其实现场还有许多不完美的地方。时过境迁，嘉宾们在意的重点是有了一次面对面洽谈的机会，这个架子搭好了，自然有戏可唱。

匆忙中不算完美的活动，却带给我非常多的思考。先全局再细分，先整体再局部，从流程，布置，到待人接物，我都受益良多。其中很多人给予我非常多的帮助和支持，从主办方的团队，领导团队，酒店方，志愿者方等等，每个人都那么努力。真切地感受到当一个管理者，我还有许多要学习的地方。马上要开始新工作了，感恩这次宝贵的机会，应静心思考，查漏补缺，无悔留给昨天，但寄希望于明天。