上次介绍了《小强升职记》的前三个部分，今天接着说后面的。

抽出绿枝

因为工作性质的不同，每个人的清单系统可能会有所区别。

这一章介绍了四种清单管理系统：便利贴先生、邮件达人、交际草和掌柜的。

一、便利贴先生

看到这个，会想起很多年前很火的一部偶像剧《便利贴女孩》，里面的女主对事情来者不拒，什么都记录在便利贴上。便利贴先生也是如此。

那么，便利贴先生应该如何更好处理任务呢？——筷子式清单。

筷子有两根，清单也有两个，任务清单和下一步行动清单。

任务清单式帮助做正确的事，重点在于管理，内容来自收集篮，可以以树形结构进行任务分解。

下一步行动清单帮助把事做正确，重点在于执行，内容来自任务清单和收集篮，可以以列表形式进行任务执行。

操作步骤十分简单：

* 列出任务清单

* 对任务进行分解，找出下一步行动

* 管理并执行下一步行动

二、邮件达人

邮件达人主要指那些需要依靠邮箱处理日常工作的人。

关于这一特点，我们要考虑的是，如何处理邮件？

* 设置垃圾邮件过滤器，保持随时更新

* 不使用工作邮箱订阅邮件列表

* 按接收日期排列邮件

* 采取三栏浏览邮件方式

* 速览所有邮件，删除垃圾邮件

* 略读收件箱，对邮件进行分类储存

前面四点在第一次使用邮箱时，可以在系统中设置。日常工作，只需看两遍，一遍速读，把垃圾软件删除；一遍略读，把握关键字词，对邮件进行分类。

那么，邮件该如何分类呢？

* 建立@行动文件夹

* 建立@委办文件夹

* 建立@将来某时文件夹

* 建立@归档文件夹

1.@行动文件夹对应的是待办事项清单，需要自己去处理。

2.@委办文件夹是需要交给别人处理的任务，需要定期跟踪。

3.@将来某时文件夹对应将来某时/也许清单，记录将来某个时间才能执行的任务，或者有待孵化的任务。

4.@归档文件夹是保存处理过的任务或者需要保存的项目资料。

三、交际草

什么是交际草？

1.80%的时间忙于应酬

2.几乎每天的事务都有确切时间

3.有很多需要定时提醒的事务

因为忙着应酬，交际草需要的工具必须是简单且易携带的。主要有两个，一是日程表，二是记事本。

日程表用于储存在某个确切时间或日期需采取的行动或在某个确切日期里将要获取的信息。

日程表一般是手机软件，在特定的日期写下所有行动，然后设置提前提醒时间，针对某些需要携带的资料，还可以添加备注作为提醒。

记事本的作用是任务孵化和头脑风暴。在独处时间里进行深度思考。

四、掌柜的

掌柜的，一眼就知道是什么意思了。他们需要面对的纸质资料较多，回顾次数也较多。

所以他们的工具是——文件夹。

43个文件夹，包括31个每天文件夹，12个每月文件夹。

使用方法也很简单：

1.分别按日和月的序列贴标签；

2.每日文件夹以当天文件夹为首依此排列，每月文件夹同理；

3.取出当天文件夹内的事情放入工作篮进行处理，处理完毕后，此文件夹排列到最后，依此循环。

开花结果

当我们一步步走来，已经开始享受到时间管理带来的甜头。那么也该面对下一步问题了，培养良好的习惯以替换坏习惯。

首先，我们通过写习惯清单，找出自己的好习惯和坏习惯。

习惯不可能凭空消失不见，改变一个坏习惯的办法是用一个好习惯替换它。

那么，怎样有效培养习惯？

1.一次只培养一个习惯。

原理跟上面提到的“脑袋只装一件事”一样。一次只培养一个习惯更利于我们专心、以更大的精力去养成习惯。

在习惯培养的过程中，要注意三个关键阶段，一是刚开始的头三天。刚开始总会觉得别扭，容易想一些问题阻止自己坚持下去。二是三天后到一个月内。如果这期间有一次失败，都要从头开始。三是一个月后。这时候我们需要转移注意力，别把太多精力放在习惯上，在问题出现前，先把事情做了。

2.和自己谈谈。

与潜意识沟通，强调培养习惯的重要性，不断重复愿景，强化意识。

3.循序渐进制订计划。

习惯只存在于脑海容易被忽略。所以我们要把培养的习惯写下来，包括可能遇到的困难。

另外制订计划要简单明确具体，要把习惯分成一个个小目标，逐步完成。

4.将你的计划公之于众。

可以告诉家人朋友监督你，也可以发朋友圈打卡，还可以参加社群。

5.执行计划。

设定正面结果和不良后果。设想一下，养成习惯后的正面结果，如跑步会身体变好。还可以设想不良后果，如不坚持锻炼身材会走样。

摘下果实

经过老付的一番指导，小强已经有一套适合自己的时间管理方法了。

一、日回顾法则

小强会每天问自己三个问题，这三个问题是根据每个阶段的情况设定的，会有所变化。能帮助自己回顾每日工作、帮助建立信心、帮助找到目标。

二、80/20法则

1.用80%的时间思考，20%的时间做事。

小强告诉我们，胡乱地把事情做好，结果需要花费更多的时间去补锅。因此，在做一件事之前，要花80%的时间去思考，去理清思路，去准备，然后用20%的时间做事。

2.做20%的事情，创造80%的产出。

这句话就是说，把更多的时间放在重要任务上。

我们可以把任务分级，必须做的关键任务占了20%，应该做的普通任务（80%）可以拒绝，可以转移给别人，而能够做的附加任务，不能做的时间就要果断放弃。

小强喜欢打游戏，所以在任务里面设置了BOSS项，这是关键任务中的核心任务，只有一条。完成后，能帮助自己更有信心去面对接下来的任务，从而提高兴奋度。

小强在收获的同时，也有一些疑惑，老付根据自己的经验，给出了两个方法。

一、设置不被打扰的时间

总有太多的信息会干扰我们的生活，一天里面有半小时以上的不被打扰时间也是一件惬意的事。

如何创建不被打扰的时间？

1. 约定好不被打扰的时间

2. 关掉一切通讯工具

3. 屏蔽外在声音

4. 放下所有杂念

在开始前，我们要做好准备工作，取出需要用到的工具、准备一杯水，然后放松身体。接下来，让心完全静下来，把大脑中的繁杂内容记录到纸上，关掉通讯器，关上门，隔绝外面的声音。

在这段时间里面，我们可以做什么？

1. 规划，人生规划、 职业规划、理财规划等等

2. 总结和回顾一天的工作

3. 策划某个重要方案

4. 读书

5. 写作

二、如何处理临时突发事件

面对临时突发事件，我们在抉择时要坚持要事第一的原则。是否是要事，关键在自己，对个人来说，这件事是否是要事。

倘若要拒绝，要委婉而坚决，比如：我非常想去，但是......并且要懂得争取下次机会，如：可以在隔天询问情况，表达关心和惋惜，以及是因为日程冲突才放弃，一周内再次联系对方，表达下次不会错过机会。

面对临时突发事件，情绪容易受到影响，这时我们要立即放松，站起来活动活动，安抚自己的情绪，并且思考接下来怎么做。

应对临时突发事件，我们可以尝试以下步骤：

1.评估用时

①2分钟内的任务，立即执行。

②2分钟以上，利用 四象限进行划分。

如果是紧急任务，则优先处理。

如果是非紧急任务，则放入收集篮，等待处理。