知识存储的媒介:个人、团队、组织
知识存储的主要原因:
以成本的观点而言
知识不应该“用过一次后,就被忽视遗忘”。
以流失容易性的观点而言
员工的离职、死亡、提早退休或是遗忘,以及项目团队于任务完成后解散。
以减少浪费与损失的观点而言
降低“重复开发”与“重蹈覆辙”的损失与成本。
以学习创新能力的观点而言
当组织积累愈多的知识,就愈容易吸收学习新知识及创造新知识
知识的存储有下列几个重点:
选择性:只保存有价值的知识。
经过提炼:包括编辑、分类、索引及摘要等。
不同的存储媒介:不同的知识要有不同的存储方法。
方便访问:必须让使用者能按照最方便、有效用的方式与途径快速地访问。
更新与重整:以确保知识的质量。
组织知识的存储的四大步骤
1、 知识的选择与过滤
2、知识的加工与提炼
知识正确性的提升
知识价值的提升
知识方便性的提升
3、知识的存储与访问
知识文件的分类存储
知识文件的搜索
知识PUSH策略与知识PULL策略的选择
【特别解释】 知识PUSH策略
是指由组织主动地将其认为是相关的知识推给相关的员工。培训
知识PULL策略
是指组织设立一个知识库,由员工按照自己特殊的需求主动地访问(拉出)其所需的知识。
使用PULL策略的重要原则是:“不需要把同样的知识塞给所有的人”。
相反观点:若员工并不清楚知识在哪里时,应如何“拉”出知识?此方面的思考应是兼顾双方,并视背景情况的平衡作法。
4、知识的更新与重整
知识库本身有生命周期,一旦建立后将会随时间或存量过重而不适用。
依据知识特性的不同,设计不同的更新、检查机制,包括:
使用寿命较长及重要、较为机密的知识,则应有较为正式的检查机制。
若为动态、随时更新的网上群组讨论,此时应有专人对其完整的内容于事后进行监督评估与整理。
因各地分公司、产品市场的不同,则其经营的动态性与生命周期亦会有所不同。
知识的利用要有评估的机制,包括:
利用每一个“知识单位”点选的频率以了解知识的利用程度。
由知识单位间“连结路径”的使用情況,以了解使用者的使用习惯与思考模式。
利用专家团队或使用者来评定知识质量的高低,并随时整理及了解其质量及适用性的变化情況。