课程8:知识的加工、存储和访问

知识存储的媒介:个人、团队、组织

 知识存储的主要原因:

 以成本的观点而言

知识不应该“用过一次后,就被忽视遗忘”。

以流失容易性的观点而言

员工的离职、死亡、提早退休或是遗忘,以及项目团队于任务完成后解散。

以减少浪费与损失的观点而言

降低“重复开发”与“重蹈覆辙”的损失与成本。

以学习创新能力的观点而言

当组织积累愈多的知识,就愈容易吸收学习新知识及创造新知识

知识的存储有下列几个重点:

 选择性:只保存有价值的知识。

 经过提炼:包括编辑、分类、索引及摘要等。

 不同的存储媒介:不同的知识要有不同的存储方法。

 方便访问:必须让使用者能按照最方便、有效用的方式与途径快速地访问。

 更新与重整:以确保知识的质量。

组织知识的存储的四大步骤

 

1、 知识的选择与过滤


2、知识的加工与提炼

 知识正确性的提升

 知识价值的提升

 知识方便性的提升


3、知识的存储与访问

 知识文件的分类存储

 知识文件的搜索

 知识PUSH策略与知识PULL策略的选择

【特别解释】 知识PUSH策略

 是指由组织主动地将其认为是相关的知识推给相关的员工。培训

知识PULL策略

是指组织设立一个知识库,由员工按照自己特殊的需求主动地访问(拉出)其所需的知识。

使用PULL策略的重要原则是:“不需要把同样的知识塞给所有的人”。

相反观点:若员工并不清楚知识在哪里时,应如何“拉”出知识?此方面的思考应是兼顾双方,并视背景情况的平衡作法。

4、知识的更新与重整

知识库本身有生命周期,一旦建立后将会随时间或存量过重而不适用。

 依据知识特性的不同,设计不同的更新、检查机制,包括:

 使用寿命较长及重要、较为机密的知识,则应有较为正式的检查机制。

 若为动态、随时更新的网上群组讨论,此时应有专人对其完整的内容于事后进行监督评估与整理。

 因各地分公司、产品市场的不同,则其经营的动态性与生命周期亦会有所不同。

 知识的利用要有评估的机制,包括:

 利用每一个“知识单位”点选的频率以了解知识的利用程度。

 由知识单位间“连结路径”的使用情況,以了解使用者的使用习惯与思考模式。

利用专家团队或使用者来评定知识质量的高低,并随时整理及了解其质量及适用性的变化情況。 

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