编者按：本文由泛微收集整理编写而成，旨在阐述对档案及档案管理的历史回顾与认识。

1、什么是电子档案？

电子档案主要是在数据存储过程中，利用计算机磁盘等机械设备，最终以电子图像文件的形式来呈现，以虚拟方式将档案中的实体信息显露出来。在电子档案中

的要点内容是构建具有信息化特点的档案管理系统，可以对涉及各项工作的档案数据资料利用电子信息技术方式进行管理，形成照片、扫描件、影像等数据形式的电子实体档案。

2、电子档案管理系统的作用

电子档案管理系统的建立，大大减少了传统载体档案的归档量，节省了实体档案保存空间，减轻了库房的压力，降低了相关维护成本，同时实现系统内的资源共享，避免了因反复复制档案原件造成的档案损耗和人力财力的浪费。

国家档案局印发的《电子档案管理系统基本功能规定》（简称《功能规定》）中的条款内容突出了基本业务特点，规定了电子档案管理系统的基本功能应满足电子档案移交接收、长期保存、共享利用和安全可靠等业务需求，以电子档案管理流程各环节为主线，有效促进各级各类档案馆开发和应用电子档案管理系统的规范化建设。

《功能规定》第一章第二条中解释了“本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。”明确了系统必备的功能，规定了系统建设应依据先进、使用、安全、发展的原则。根据电子档案管理系统实际情况，落实责任部门和责任人，确立统一的管理机制，明确电子档案管理责任，保存电子档案管理的关键业务过程记录，采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全。

3、电子档案管理系统功能

（1）档案收集

档案接收支持在线接收和离线接收的方式，能够保存处理过程信息。支持多种方式录入档案数据，保存接收的处理记录。

数字化成果接收：

档案条目由管理员维护后导入，在线查看导入结果，档案条目与磁盘等存储介质中的原始文件挂接。

接口集成采集：

档案系统提供多种系统集成方式，可以提供标准的接口被其他系统调用，可以主动开发调用其他系统接口。接口采集的数据及记录统一以列表形式展示，采集记录清晰可查。

组织中合同、公文、项目等业务场景中会产生大量文件。档案系统中和这些业务场景机器流程关联，自动收集业务档案。

对于一些业务场景，档案系统也可以根据业务管理规范，催收还未归档的数据及文件。

接收管理：

支持对接收的档案数据进行真实性、完整性、可用性、安全性进行质量检查。

档案管理员对于从各个渠道接受来的数据可以进一步分析处理，有价值的档案可以进行排序、编号、著录等基础操作。

（2）档案管理

档案整理库：

档案进入整理库后，可以以多维度的方式进行分类整理。

通过灵活定义档案门类，可以根据年份、类型、全宗、项目号多种维度进行自定义设置，并且能按国家标准规范进行建立全宗卷。

档案鉴定：

档案系统中的鉴定类型一般分为四种：开放鉴定、保管期限鉴定、密集鉴定、销毁鉴定等。

系统能够按照预先设置好的处理规则，自动提醒档案到期，档案管理员可以选择一批需要鉴定的档案，批量进行处理。

档案密级鉴定是对系统内档案整理好的档案进行密级重新分配的过程，通过严格的审核流程对档案的密级进行重新调整。

档案销毁：

到期档案可以进行销毁鉴定，需要销毁的档案进入到档案销毁清单中，待实体销毁后可以进行确认，保证相关销毁操作被记录下来。

当鉴定流程结束后，系统会自动将鉴定结果为无价值的档案归入待销毁库。

档案管理员定期执行销毁动作，销毁后的档案可以直接删除，也可以根据预设的规则进入回收站，这样的当时避免有些档案被错误处理,最大限度的保证用户档案信息资源的安全。

回收站的档案会在预设的时间到达后自动销毁。

档案库房管理：

为了解决纸质档案保管的问题，比如检索不便，管理记录混乱等，档案管理库助力组织实现档案入库、上架、出库、移库、盘点等全过程数字化管理。

档库房维护支持库房、区域、密集架等设置，可以定义库房等面积、位置、管理人员信息。

将库房内部支持分隔成多个区域，每个可以设置多个不同等密集架，设置不同密集架的规格、容量等信息。能够打印密集架的便签，便于后期扫码上架操作。

能够录入库房的温湿度信息，系统提供标准接口，可与外部温湿度传感器对接，自动完成温湿度采集工作。

为了档案库房安全，保障档案实体和信息安全，需要定期对档案库房进行检查，需要将每次检查结果录入系统统一管理。

因为档案库房专人管理，非工作人员允许不可随意进入，日常管理要求坚持出入登记制度，随时记录利用岗外档案工作人员出入库情况。

（3）档案利用

档案检索：

针对海量数据，档案管理系统提供了多种检索方式，包括全文检索、条件检索、元数据检索来定位目标文档。

档案借阅：

员工可以在借阅列表中检索，选择需要借阅的文件加入借阅流程，也支持在借阅期内发起续借申请，可延长借阅周期。

在线预览的档案支持水印加注，防止档案内容的外泄。允许下载的档案，也会附件生成水印。

对于电子档案，系统能够按照借阅期限，自动收回档案借阅权限；对于传统实体档案，系统能够自动提醒用户归还档案。

在编研模块中，组织内部可以建立专题，对档案库中的档案进行再利用，发掘档案深度价值

可以按照主题设定档案编研任务，设定相关的工作计划，填写专题名称、编研类型、参与的编研人员、主编人员、编研类型。

可以按照编研主题收集相关档案材料，汇集到档案，方便参与编研的人员共享资料。

同时支持在线编研，可以直接录入编研成果；支持编研成果上传，录入多个成果物。

（4）档案统计报表

数字档案管理系统，能够支持读取内部档案数据和集成系统数据，动态生成看板和报表。多维度统计图形化报表展示了系统档案管理的全貌。

例如，档案接收数量、接收类型统计、档案检索排名、鉴定类型统计、管理情况统计等等，图表也支持数据穿透，能够穿透到具体的数据源中。

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