——浅谈高效会议的安排
众所周知，开会是一种达成一定管理目标的、常见的重要工作方式。
开会的目的有如下9点：
1，传达部门或公司的运营理念、使之与集团目标协调一致
2，传达部门决策者的信念
3，集思广益、共同解决问题
4，寻求创意、突破运营困境
5，检讨、改进工作缺点或不足
6，达成告知功能
7，进行信息交流、共享
8，整合不同意见
9，涉及多部门的工作安排
从以上会议目的可以看出开会的实用性和重要性，而文员是会议组织的一个重要角色。下面以公司的情况为例子，对文员成功高效地组织会议提出一些参考信息。
通常，会议发起人是部门管理者，会议的议题、时间、地点、长度、与会者由发起人提出。需要文员协调处理的问题点如下：
1） 会议时间是否与其它部门会议或公司例会冲突？比如说，发起人是否有事先已经安排的会议或例会（如公司生产例会/NPI例会），如果冲突，则要向发起人提出反馈，由发起人确定此次会议时间安排是否合理。这里，提醒各文员留心部门经理的会议邀请和公司例会是非常有必要的。
2） 会议地点的选择，公司的会议室资源是有限的，需要使用则要提前预定。另外，会议室有大有小、配备的器材不一，与会人数和会议主题是会议室预定的重要参考信息。比如说，会议是否需要投影仪、AVAYA 电话、远程可视设备等等。
3） 会议用的辅助器材的准备。这与会议室的预定相关连，以上已提到，不再赘述。文员需要提前至少10分钟确定所要用到的辅助器材是OK的，如将空调打开，将电脑、投影仪设置为使用状态、将会议需要的资料打开到界面备用。如果会议需要的时间较长，则还要准备一些水和纸巾等。
4） 会议提醒，按公司的常规做法是提前发MEETING REQUEST，而只发MEETING REQUEST是不够的。要确保与会者到会的最有效的办法是提前10到20分钟电话提醒与会者。如果与会者休假，那么要通知到其代理人参加会议。
5） 会议记录，记录是跟踪会议中提出的问题和解决办法的依据。清晰地记录会议内容（问题/负责人/进展状况/完成日期）是掌握日后关键进展的重要因素。
我想，能注意以上几个方面，你就能成功组织一个高效率、高质量的会议，为部门管理者节省大量的时间和精力，起到文员应有的积极作用。
