日语的敬语分成：敬他语、自谦语和郑重语3种，
一、敬他语
这是为了尊敬对方或者话题人物而使用的描述对方或者话题人物的行为的语言。
共有如下5种形式。
1，敬语助动词----れる、られる
动词未然形(五段动词)+れる
动词未然形(其他动词)+られる
「先生は明日学校に来られます。」“老师明天来学校。”
「社長はこの資料をもう読まれました。」“总经理已经读过了这个资料。”
这类句子的特点是：句子结构与普通的句子相同，只是动词变成了敬语形式(未然形后面加了敬语助动词)，另外句子中的主语是一个令人尊敬的人物。
另外要注意：サ变动词未然形+られる时：
サ变动词词干+し(未然形)＋られる＝サ变动词词干＋される(しら约音=さ)
所以サ变动词的敬语态是：サ变动词词干+される
如：「社長は会議に出席されません。」“总经理不参加会议。”
在遇到“实义动词＋て＋补助动词”加敬语助动词时，敬语助动词加到补助动词上而不加到实义动词上。如：「先生が新聞を読んでいます」改成敬语时：
「先生が新聞を読んでおられます。」(正确)(いる后面加敬语助动词时，用おる变化，成为おられる)
「先生が新聞を読まれています。」(错误)
2，敬语句形
敬语句形是用固定的句形表示的敬他语。
①お＋五段动词或一段动词连用形＋になる
ご(御)＋さ变动词词干＋になる
如：「先生はもうお帰りになりますか。」“老师您要回去了吗？”
「 先生は何時ごろ御出勤になりますか。」 “老师您几点上班？”
这里要注意：
A，当动词的连用形只有一个字母(兼用一段动词)时，不用这个句形。
B，动词是敬语动词时，不用这个句形。
c，外来语构成的动词，不用这个句形。
②お＋五段动词或一段动词连用形＋です
ご(御)＋さ变动词词干＋です
如：「先生はもうお帰りですか。」“老师您要回去了吗？”
「先生は何時ごろ御出勤ですか。」“老师您几点上班？”
这里注意：
A，这个句形没有时态变化，时态用相关的副词表示。
如：(将来时)「先生は明日お帰りですか。」“老师明天回去吗？”
(现在时)「先生は今お帰りですか。」“老师现在回去吗？”
(过去时)「先生はもうお帰りですか。」“老师已经回去了吗？”
B，“存じる”是“知る”的自谦语，但是可用这个句形，表示尊敬。
如：「先生ご存知ですか。」“老师，您知道吗？”
③お＋五段动词或一段动词连用形＋くださる
ご(御)＋さ变动词词干＋くださる
这个形式用在对方或话题人物对说话人有影响或受益时使用。另外，くださる后面加ます时，变成くださいます。
如：「山下先生が文法をお教えくださいます。」 “山下老师教我们文法。”
「いろいろご指導くださって、ありがとうございます。」 “承蒙各方面指导，深感谢意。”
④お＋五段动词或一段动词连用形＋ください
ご(御)＋さ变动词词干＋ください
这个句形比动词连用形(五段动词音变浊化)＋て＋ください要客气。
如：「先生、このお手紙をお読みください。」“老师，请读这封信。”
3，用补助动词なさる构成敬他语。
(お)＋五段动词或一段动词连用形＋なさる
(ご)＋さ变动词词干＋なさる
なさる是する的敬语,这里要注意なさる(连用形)+ます时，变成：なさいます，其否定形是なさいません。请求用なさい或なさいませ。
如：「先生はもうお帰りなさいますか。」“老师您要回去了吗？”
「先生は何時ごろ御出勤なさいますか。」“老师您几点上班？”
「どうぞこちらでお休みなさいませ。」“请在这边休息。”
4，敬语动词
除了上述的一般动词经过变化表示敬语外，有一些动词有专门的敬语动词。这里举几个例子，详细资料请看最后面的表格。
「 明日先生は学校にいらっしゃいますか。」 “明天老师您来学校吗？”
「先生は中華料理を召し上がった事がありますか。」 “老师您吃过中国菜吗？”
「先生は明日来ないとおっしゃいました。」 “老师说他明天不来。”
「明日会議がある事を先生はご存知ですか。」 “老师您知道明天开会吗？”
这里的 いらっしゃいます、召し上がった、おっしゃいました、ご存知ですか分别是来ます、食べた、言いました、知っていますか的敬语动词。如下表:
基本形
敬语动词
行く
いらっしゃる→いらっしゃいます
おいでになる→おいでになります
来る
いらっしゃる→いらっしゃいます
おいでになる→おいでになります
いる
いらっしゃる→いらっしゃいます
おいでになる→おいでになります
する
なさる→なさいます
言う
おっしゃる→おっしゃいます
見る
御覧になる→御覧になります
食べる
召し上がる→召し上がります
飲む
召し上がる→召し上がります
くれる
下さる→下さいます
与える
くださる
たまわる
5，表示尊敬的接头词和结尾词
A， 用接头词お和ご(御)接在与对方有关的名词前面，以此表示尊敬。
如：お手紙、お弁当、お宅、ご兄弟、ご主人、ご親戚等。
B， 用结尾词：様、さん、殿、君，接在与对方有关的名词后面，以此表示尊敬。
如：田中様、李さん、社長殿等。
C [代词]：あなた そちら
二、自谦语
这是用自谦的语言描述自己和自己一方的行为动作，用来表示对对方和话题人物的尊敬。
1，自谦句形
①お＋五段动词或一段动词连用形＋する
ご(御)＋さ变动词词干＋する
如：「ここでお別れします。」“在这里(与您)分手吧。”
「では、ご案内しましょう。」“那么，我来(给您)领路吧。”
注意：这个自谦句形不能用在单纯的说话人自己本身的行为动作及不涉及对方的行为动作上。换言之，“必须用在与对方有关的自己的动作上”。
②お＋五段动词或一段动词连用形＋いたす
ご(御)＋さ变动词词干＋いたす
如：「先生のお荷物、私が御持ち致しましょうか。」 “老师，您的东西，由我来帮您拿吧。”
「私はロビーで御待ち致しております。」 “我在大厅里等您。”
其实，这个句形和上面的完全一样，只是客气程度更加强了些。因此，也只能用于“与对方有关的自己的动作上”。这里还应该注意：有些さ变动词后面加いたす时，前面不加ご。如：「失礼致します」而不用「ご失礼致します」。这个规律在后接する也一样，说：「失礼します」而不用「ご失礼します」。
③ 动词使役态连用形+ていただきます。
如：「では、こちらから説明させていただきます。」 “那么，请允许由我们来说明一下。”
「一時間ほど休ませていただきます。」 “请让我休息一个小时左右。”
由于所有使役态，所以变成了“请允许我……”的句形。这是非常客气的说法。这个句形与对方动作没有关系，自己的动作也可以使用。但是由于客气程度和强，所以不能乱用，用的过多，就象开玩笑一样。
④ 动词使役态连用形+てください。
如：「私にも行かせてください。」“也让我去吧。”
「私達にも散歩させてください。」“让我们也去散步吧。”
③④的句形基本上是一样的，只不过③是叙述形式，而④是请求形式。
2，自谦动词
与敬语动词一样，有一套专门的自谦动词。
如：「母は明日伺うと申しておりました。」“母亲说明天去拜访您。”
「私は来月北京へ参る予定でございます。」 “我下个月计划去北京。”
这里的「伺う、申す、おる、参る、でござる」分别都是「訪ねる、言う、いる、いく、です」的自谦动词。
基本形
自谦动词
基本形
自谦动词
行く
参ります
食べる
いただきます
来る
参ります
飲む
いただきます
いる
おります
訪問する
伺います
する
いたします
見る
拝見します
言う
申します
もらう
いただきます
三、郑重语
这一类敬语不是对话题人物的尊敬，也不是对自己的自谦，而是用郑重地说话来表示对听话人的尊重。也是表示自己有高雅教养的表现。郑重语的最基本的表现是「です」和「ます」。其他还有「ござる」「まいる」「いたす」「おる」等。
「これが弟の写真です。」“这是我弟弟的照片。”
「私の叔父でございます。」“这是我的叔父。”
「雪が降ってまいりました。」“下起雪来了。”
「何か変な匂いがいたしますよ。」“有什么怪味呀。”
「用意が出来ております。」“已经做好准备了。”
以上简单说明了日语的有关“敬语”的内容。但是除了敬语以外，很安静的说话方式、平稳的表情、认真听取别人说话的态度等等，也是很重要的。
四、常用敬语
A)日常敬语
1、 営業部のどなたをお呼びしましょうか。 (误)
営業部のだれを呼びましょうか。 (正)
在一家重视对职员进行礼貌教育的大企业里，如果其传达室的人员对来访者说：「どなたにご面会ですか」，人们听后，就该对这家公司职员教育的内容产生怀疑。
打电话也一样，来电话说：
「営業部をお願いします」(我找营业部)。
如果你问道「営業部のどなたをお呼びしましょうか。」(您找营业部的哪一位？)，那么，这就出现了表达上的错误。因为你对自己公司的人用了敬称「どなた」。正确的说法是「だれを呼びましょうか」。
当然，公寓、饮食店等，可另当别论。在这种场合招呼客人时，使用「どなたをお呼びしましょうか。」是正确的。
2、 山田は，席をはずしております。 (误)
山田さんは，席をはずしております。 (正)
对方打来电话询问“山田先生在吗？”如果你回答：
「山田は，今，席をはずしております。」对方听后就会产生不快，原因就在于直呼其姓了。
接电话时，直呼自家的丈夫、兄弟等人的姓，就如同无知、鄙俗、大喊大叫一样，当然会影响交际气氛，伤害对方的感情。
接电话时，对自己这一方的人，也应该用诸如
「課長さんは，外出しております」(科长他外出了)的说法，这是原则。即使是对新职员也不能直呼其名，应在其后加「さん」。
B)社内敬语
1、 部長，私の説明がわかりますか。 (误)
部長，私の説明がご理解いただけたでしょうか。 (正)
使用上面的错误说法，会使局外人觉得：问题大概过难了吧！部长真笨，理解不了。
年轻的职员如果在给部长的报告前面加上「おわかりになりますか」这样的话，部长会因此而恼怒。这是因为「わかる」这个词含有能力欠佳的意思。就是说「わかりますか」这句话是问对方有没有这个理解能力。并且，用在这里往往被认为这是在影射部长的能力低下。
在这种情况下，通常要说「これでよろしいでしょうか」(这样，行不行？)或
「部長，ご理解いただけたでしょうか」(部长，您理解了吧)。
当然，在日常会话中可以用，但要分具体场合。
「わかる」「できる」等都是表现“能力”与“可能”的词，对上级、老师、长辈等不宜使用。但目前在这方面不注意的人却很多。
应该记住：对上级、老师、尊长等，要避免使用「わかる」「できる」这些词，否则会有目无尊长之嫌。
2、 課長が「おまえから伝えよ」とおっしゃいました。 (误)
課長が「わたしからお伝えするように」とおっしゃいました。 (正)
受科长之命，科员去向部长汇报时，有时会说出上面错误例句中的话。意思是，“科长说由我来汇报(所以我来了)”。部长若听到这样的话语，恐怕会感到不高兴。因为，这样的说法太直接了，也太生硬了。对于听话一方来说，「おまえ」「せよ」这类生硬的说法，是难以令人接受的粗鲁语言。
这种直接引用原话的表达方式，往往容易招至误解。因此，要特别注意，以免引起听话一方的不快。
碰上科员真被上司说成「君から」这样的事，通常不宜直接引用，因为「君から」用于指自己时，是不妥的，会引人发笑。谦逊地说成「おまえから」又有被误解的可能。用「わたしからお伝え申し上げるように」这样的说法最为合适，既能间接表达语意，也不会引起误解，对于类似部长的上司又不失礼。
3、 部長，それでは，お教えします。 (误)
部長，それでは，ご説明いたします。 (正)
如果部长对一个下属说：
「ここがちょっとわからないので、教えてくれないか」，
而下属则回答说：
「はい、それではお教え申し上げます」。
这样的回答是不妥的。部长听了一定会生气的。
因为对上司，用「教える」这样的词语，会给听者一种“看不起自己”的感觉。即使用「お教え申しあげます」这一更自谦的说法，也是一样的。因为「教える」这个词含有自上而下“教”的这层意思，因此会令听者感到不高兴。
这里应该用「ご説明(いた)します」为宜。
4、 社長は，ゴルフをおやりになりますか。 (误)
社長は，ゴルフをなさいますか。 (正)
不少人常常使用「おやりになる」这句别扭的敬语。
「社長は，奥様とゴルフをおやりになりますか。」
「まあ、たまにだが」
提问的一方，或许是为了对公司经理表示敬意，才这样讲的。可是殊不知「おやりになりますか」这句话，无论如何加「お」都构不成敬语。因为「やる」这个词，一直是用来表达自己行为时使用的。并且，使用「やる」也略微显得品格低下、人格卑微。
「私は、ゴルフをやる」这样用于自身的说法，绝对没有什么错误。不过，在郑重的场合，说「ゴルフをする」更为合适，不会惹贵妇人们讨厌。
对上级或长辈讲话时，要使用「する」的敬语「なさる」。前面那句话的正确说法应是：「社長は，ゴルフをなさいますか」(经理打高尔夫球吗？)
5、 そろそろ，まいりませんか。 (误)
そろそろ，いらっしゃいませんか。 (正)
陪同上司外出时，一般不说
「課長，そろそろまいりませんか」。
如果这样说，是对上司的失礼。
说话者可能认为：自己也去，所以可以用「まいる」。可是，在这种情况下，由于是邀请对方的行为，所以用：
「そろそろ，いらっしゃいませんか」(现在该去了吧)
这个敬语形式比较得当。
不过，如果所去之处的会见者，是你与同行者共同的上级时，用「まいりませんか」也不算错。
6、 ご訪問される。 (误)
ご訪問される。 (正)
「社長，会長が明日十時に，こちらをご訪問されるそうですね。」
所谓岗位敬语，是指对公司里职位最高的经理或董事长要使用最高敬语，以表示敬意。日常生活中礼貌用语之所以不大使用的原因，就在于用得不妥常出现笑话。「ご訪問される」就是其中一例。很明显话中的「訪問される」用得不妥。
「ご訪問される」的「れる」是敬语助动词，因此许多人认为用上这个「れる」就可以表示尊敬了。其实并非如此。诸如「ご結婚される」「ご入学される」「ご相談される」等一些不谐调的说法确实在日常生活中并非少见。但严格说来，上述「される」的用法均是不妥当的敬语。
而去掉「れる」的「ご訪問する」等的「ご(お)……する」，是自谦的表现形式，即使再加上敬语助动词，也不能说是妥当的。
如果有人觉得「ご訪問される」没有什么不妥，那么将「書く」或「食べる」用同一惯用形表现，则是「お書かれる」「お食べられる」，这显然是不合适的。
7、 部長，あなたのハンコをいただけないでしょうか。 (误)
部長，ハンコをいただけないでしょうか。 (正)
部下如果对上级说
「課長，その件につきましては，あなたがおっしゃった……」(科长，关于这件事，你说……)，科长听到这话，会感到很吃惊、不安。恐怕还可能领会为：“此人用这样的语言，是否要夺我的位置？”
「あなた」原本是尊敬程度很高的代词，从江户中期开始，被用来代替「おまえ」而广为使用。但这个词的表敬程度在逐渐下降，现在已基本上失去了表敬的语意了。现在，对年长者或上级以不用为妥。
为此，在工作单位，对上级要称呼官衔职务，对没有职务的人要称呼其姓名。
像上面例句那样，使用「官職＋あなた」，对方听后，往往会误解为：此人不怀好意，心里在打说明主意……。
最好的说法是：
「課長，その件につきましては，課長がおっしゃったとおり……」(科长，关于这件事，正如您说的……)。
同样，出于礼貌，「あなた」这个词，学生对老师，营业员对顾客，也是不宜使用的。
8、局長，きのうは，ごちそうさまでした。 (误)
局長さん，きのうは，ごちそうさまでした。 (正)
「社長」「専務」「課長」「局長」「先生」等，在日本都属于职务或职名，这些职务或职名是可以作为敬称来使用的。而且，有时在其后面也不需要加上个「さん」，照样可以表敬。
应该注意的是，其中职名「先生」是绝对不能称其为「先生さん」的。但却有「社長さん」「局長さん」等叫法。
至于是否要在后面加「さん」，作为一个现实问题，要根据具体情况而定。有许多年轻女性对「社長」「課長」这样的称呼有反感，认为「社長さん」「課長さん」等叫法好。听说不少企业，男性只称呼职务、职名，女性则在后面加上「さん」。这显然是一般现象，重要的还是要尊重各个单位的习惯。
即便是女性，在只习惯称呼“职务”“职名”的单位，而只有一个人称呼「社長さん」「課長さん」，这与单位的气氛是不谐调的。相反，别人都称呼「社長さん」，而只有你一个人直呼「社長」同样也是不谐调的。
敬语是为了调顺人际关系而使用的，所以要特别注意工作单位的习惯与规则。
D)社交敬语
1、東西銀行では，どのような行員教育を…… (误)
東西銀行さんでは，どのような行員教育を…… (正)
在工作中，须称呼对方公司名称的事很多。称呼时，必须在名称后面加上「さん」。
若称呼正式名称，也就是全称，是没有问题的，但要切记避免直呼其名或简称。
「東西銀行さん」或「東西さん」这样的称呼法，比较柔和，是很合适的。这种称呼方法，可以说是敬语基本的表达形式。不仅与面对面的对方的公司要这样，就是对谈话中涉及到的公司的名字，也要加上「さん」来称呼。
2、坂上様でございますか。 (误)
坂上様でいらっしゃいますか。 (正)
与人初次相约见面又没有人在旁边作介绍时，往往是看见来者像你想象中的那个人的样子时，就主动打招呼说：
「××様でございますか」。
其实，这不是正确的敬语表达方式。因为「ございます」不是向对方表敬的表达形式。
「である」的礼貌语是「です」「であります」「でございます」。因此，「坂上様でございますか」这句问话，虽然比「坂上様でごあるか」「坂上ですか」礼貌的程度高，但并不能说对坂上先生的敬意程度高。这句话与「その豚肉は新鮮でございますか」一样，并不是尊敬语的表达形式。
若用「坂上様でいらっしゃいますか」的说法，就不存在上述失礼的问题了。首先是把面前的人尊称为「坂上様」，其次再用上「いらっしゃる」，就是对坂上先生表示了十分的敬意。
这样的敬语表现，不仅是对在自己面前的人，就是对谈话中提到的人，也要使用。
比如，向面前的人打听要见的人或已离开的人，使用「このお方は」「あちらさまは」这种方式来询问就不会失礼人了。
わたしは，山田部長です。 (误)
わたしは，部長の山田です。 (正)
「お待たせしました，わたしが山田部長です。」(让您久等了，我是山田部长)。
如果这样自我介绍，就有些显露自己，似乎是在炫耀自己这个部长的头衔。话语中含有一种妄自尊大的情绪。给人的印象当然不会好。
类似「部長」「課長」等这些带「長」的头衔，既是职务名称，同时也是敬称。把自己称为「部長」「課長」就成了自己为自己表敬，这是不合适的。正确的说法应该是
「わたしは，部長の山田です」(我是部长山田)。
4、当社の佐藤社長が一言お礼ので挨拶をします。 (误)
社長の佐藤さんが一言お礼ので挨拶をします。 (正)
向主顾介绍自己公司经理时，容易无意中说出：
「こちらは私どもの佐藤社長です」(这一位是我们的佐藤经理)。
这样的说法，在电话中谈话也常出现。
向公司以外的人做介绍，不管本公司的人职务有多高，都要直接称呼其姓名。如：
「こちらはわたしどもの社長の佐藤です」(这位是我们经理佐藤)。
这样称呼才算适度。因为，介绍的顺序是：先把下位者介绍给上位者，这是事务规则。
在这种情况下，纵然对方只是位部长、科长，自己公司的人是经理、是最高的领导，也要把自己公司的人看作是下位者，应该首先把自己公司的人介绍给对方。
E)电话敬语
1、都合で電話に出られません。 (误)
ただいま席をはずしております。 (正)
有人打电话来找人，如果你说：
“××は都合で電話に出られません”(××因有事不能接电话)，
对方听了就会不高兴。因为对方会觉得你怠慢了他。
“都合”这个词，准确说来应该是用“都合のいい”这种说法，会议期间接待客人可以使用；因外出不在等也可以用。总之，可以用于任何情况下。但是，类似前述例句的说法容易引起对方误解，会使人觉得是在骗他：明明在家，却说不在。
在这种情况下，如果采用
“ただいま席をはずしております。”(“刚刚出去”或“刚刚离开房间”)
这样的说法，就容易为对方所接受，也不会产生误解。
2、はい、わかりました。 (误)
はい、かしこまりました。 (正)
在接外单位的人打来找人的电话时，如果说
“わかりました。×× は、×時ごろ戻ってまいりますので、申し伝えます。”
这样的说法也会引起对方的不快。
对于外单位的人，用“わかりました”表示应承，有些生硬，甚至可以说是失礼。若用“承知しました”“かしこまりました”等礼貌用语表达“我知道了”，会显得有礼貌，也乐于为对方所接受。
“わかりました”的表达只适用于自己单位里的人。用于自己一方显得谦恭，用于外单位则显得简慢。
3、お声が小さくて，聞き取れません。 (误)
少々，お電話が遠いようです。 (正)
在接电话时，有时往往听起来费劲或声音小听不清楚。遇到这种情况，许多人会说：
“声が小さくて、聞こえません、もっと大きな声で”(声音小，听不到，再大点儿声)。
很显然这种说法带有责备对方的语气，使对方听起来感到不安。
在这种场合下，如果说：
“おそれいります，少々電話が遠いのですが”(对不起，请离话筒近一点儿)
就比较妥当。这是以谦逊的态度向对方表示请求。意思是说，由于电话的原因听不清，而不是在责备对方。
4、社長さんは，おりますか。 (误)
社長さんは，いらっしゃいませんか。 (正)
「ご主人とお会いしたいのですが，日曜日ならおりますか」(想和您丈夫见见面，他星期天在家吗？)
上述说法通常是在打听对方是否在家时，易出现的毛病。
「おります」是「いる」的谦逊语，适用于自己一方。如果把谦逊语用于对方，就如同说自己“相当伟大”一样，令对方听起来不高兴。
在日本有这样的例子，有人给顾客打电话，不留神说出了「社長さんは，おりますか。」之类的话，结果使洽谈难以进行下去，以至生意告吹。
5、もしもし，斎藤です。 (误)
はい，斎藤です。 (正)
接电话时，用「もしもし，斎藤です」这句话回答的，多得惊人。
「もしもし」是打电话一方的招呼语，意思是「聞こえますか」(你听到了吗)。据说「もしもし」是电话机性能不佳的年代残留下来的说法。现在，电话机的性能好起来了，话音听起来清楚、明了，这样就应该尽量避免使用「もしもし」这样不时髦的过时了的用语。
像例句那样，接电话一方回答「もしもし」是不妥的。当电话打来时，要尽可能快些接，并回答「はい、××です」。
F)书信敬语
1、川上商事営業部各位様 (误)
川上商事営業部各位 (正)
有关公事文书上的复数称呼，很多人使用「(会員)各位様」或「各位殿」这样的表达方式。将「各位」与「様」、「殿」搭配使用。这其实不妥，因为这样使用就变成了双重敬语。
「各位」是「皆様」、「皆様方」的意思。只用「各位」就足以表示尊敬了。所以不必画蛇添足，再加上个「様」或「殿」了。如果写信者是女性，最好用「皆様」、「皆様方」这样的称谓，对方看后会对写信者产生温柔的印象。
2、田中先生殿 (误)
田中先生 (正)
有人总以为给上司的书信就应该使用「殿」这一称谓，以表敬意，为此，每每写信都要加上个「殿」。殊不知「殿」通常是用于下署的词。
日本国内滥用这一词汇的现象屡见不鲜。有关当局已有明文规定：机关的公文，多数都不用「殿」；没有上下级、尊长关系的只能用「様」；除「様」外，对教师、医生、作家、政治家等，可以使用「先生」，但没有必要在「先生」之后再加个「様」，因为「先生」本身就是敬称。
那么与「先生」同属于敬称的「社長」、「課長」及「局長」之类职务名称也可以用吗？上述职务名称可以叫作敬称，但作为收信人的姓名，是不能用「××課長」这种称谓形式的，如果是普通信件，要用「斎藤課長様」、公文则用「斎藤課長殿」这种形式表敬。在业务信函上，对「社長」这样的公司最上层领导人，用「様」也无可非议。
另外，信中用「××様」称谓，信封就不要用「××先生」，两者务必一致。
3、追伸，先生，このたびは教授就任おめでとうございます。 (误)
先生，このたびは教授就任おめでとうございます。 (正)
在给上级、尊长的信中写有「追伸」这样的词语，是很不礼貌的。
日语书信的「添え書き」(追记文)，也叫「追伸」。就是把正文中漏掉的，或没有充分说明的事，再补充写上的意思。
除用「追伸」之外，还有写「追白」、「追啓」的。
书信补充内容的开头语，除用「追伸」之外，还可用「二伸」、「三伸」、「なおなお」以及「追って」等表现词汇。
给上级写信，加追记文是失礼的，如果漏掉了有关事项，最好是重写一遍。将诸如「追伸」、「添え書き」、「追白」、「追啓」等字样，用于写给上司的书信中，亦属敬语表达不当。
除给上司以外的信，用「追伸」是允许的，有人就随心所欲，「四伸」、「五伸」地不断增加。年轻人用「P.S」的也很多。这是不应该的。应有所限制。
此外，庆贺信、吊唁信都不能写“追记文”。这是因为「追伸」也属忌讳语，别名又叫「返し書き」。结婚是不要重复的，可以说「追伸」对结婚这件事是晦气词。因此，不要在庆贺信、吊唁信中「繰り返し」用之。
信函中的接续词，还要避忌使用「また」「なお」这两个词。
4、深くおわび申しあげます……。田中一郎 (误)
深くおわび申しあげます……。営業部部長田中一郎 (正)
写信格式正确与否，最能展示写信人的素质。尤其是有关道歉信的书写方式，切不可掉以轻心。
理由是，给对方添了麻烦，致以诚挚的歉意，这是理所当然的事。
因工作上的原因写道歉信事，需要注意的是一定要写上一位具有代表性发信人的名字，也就是最高负责人的姓名。即便不是其本人所写的信，出于礼貌和诚意也要注明负责人的姓名。这是为了明确责任。如果不写上负责人的姓名，容易被认为是私下处理了。
5、木下研究所々長 (误)
木下研究所所長 (正)
不仅限于书信，在其他公文中也是如此，敬称的同字重叠，用重复符号写是不妥当的。比如，「化学研究所々長」的职务名称「所長」写成了「々長」，这不是敬称的标记形式。
同字重叠，自然也是不礼貌的。
「化学研究所」和「所長」是两个意思，故不能重叠。「人々」这样的重叠，因不是敬语，另当别论。「民主主義」也是由「民主」和「主義」两个意思组成的，所以，决不能写成「民主々義」。
