短的重复,长的重新描述,确保沟通的认知无误。
职场上的沟通常常出现问题,有时造成时间与效率上的损失,有时则会造成关係的紧张,甚至导致冲突的发生。
「我以为你收到了啊!」
「我没收到啊!」
「我照你所说的意思去做了啊!」
「我不是这个意思啊!」
「我昨晚忙到三点,终于把你要的企画案完成了!」
「天啊,你方向搞错了啊!」
【短的重复】
短的重复,对于上级所交代的简单、简短的任务或命令,可以立即重复。
举例来说:
「经理,您刚刚讲的,是这个意思吗?」
「经理你是说明天下午3点钟以前,把中秋节的活动计划案送到你的办公室,是吗?」
【长的重新描述】
长的重新描述,是针对比较长的或複杂的命令,上级任务交待了半个小时,如果要重复就要又花半个小时,因此只能重新描述。也就是说,用我的话,将上级的话重新讲一遍给上级听。
举例来说:
「对于您刚刚所说的内容,我的理解是这样子的,我说一遍让您听听看,您来看看我所理解的是否正确?」
「经理,您刚刚是说,我们这次中秋节活动筹备的方向,主要朝温馨、休閒、度假的方向去准备,不要要有太多的节目安排或竞赛,这样反而造成了大家的负担。是这样子吗?」
我对别人的重新描述就是:「用我的话,将你的话,重新讲一遍给你听。」
我请别人对我重新描述就是:「用你的话,将我的话,重新讲一遍给我听。」
【为什么要重复】
为什么要重复或重新描述呢?因为「观点是一种选择」,每个人对同一件事情、同一个名词、同一道命令,会有不同的见解、有不同的认知,那是非常正常的事情。所以要透过重复与重新描述来进行确认,以确保沟通的认知是没有误差的。
【重复的好处】
做好了重复与确认的动作,就可以避免掉很多因为解读不同所造成的误会,以及因为误会所导致的冲突与效率的损失。
「从此没有我以为,只有我确认、只有我查证,所以我确定。」
有不清楚的地方,一定要立即询问,以便进行校正及确认。