本人患有十分严重的拖延症、虚假希望综合症和完美主义强迫症，总是想计划周全后再开始行动，制定计划常常设定目标过高，一旦意识到完成不了就备受打击、陷入情绪低谷并且拖延。读研以后有大量的课题需要研究，读了一些时间管理和自控力的书籍，才知道自己落入了最常见的意志力陷阱，任务繁重时容易拖延的根结在于，自己对于能否做好和可能面对的困难等一系列未知具有恐惧和压力，这种压力极易形成意志力失效。面对如山的任务和压力时要么直接选择拖延；要么计划宏大幻想一步到位，这样做往往在刚开始就会遇到困难，从而陷入“自我怀疑—放纵—罪恶感—更加放纵”的恶性循环。
要想冲破这种毁灭机制，首先要达成自我和解、绕开罪恶感陷阱，自我责备并不能使自己不去拖延、反而会更加放任情绪低潮；其次要设计一个实时反馈系统，制定力所能及的目标，然后及时行动并调整步调。现将自己总结的一套行之有效的行动指南与大家分享。
一、基本原理和工具
1基本原理
拖延症的根源来自两种情况，一是内部的恐惧，只要开始做事，就会面临做错、做不好的风险；二是外部的恐惧，过分在意外界的评价。如何克服这些恐惧呢？针对内部的恐惧，事实上，只要做事就一定会出问题，无论谁、做什么事情，有人觉得我花费了很大精力仍没解决问题，但是别人可以轻松过关，这是因为在任何特定领域，就是有些人比另一些人做到更好是更容易的，接受了这个现实，那么再次遇到困难时，才能做到平心静气地面对。对于外部的恐惧，我们总是觉得计划做某件事时得到的讥讽比鼓励多，但是如果我们意识到，这些非建设性的负面评价大多来自于没有正经做过事的人，他们终将与正经做事的人处于不同的世界，那么我们根本就没有必要在乎他们的态度，不要让他们影响到自己才是最明智的选择；真正做对或做成事情的人，他们知道完成一项计划有多不容易，所以他们更愿意真诚地鼓励或建设性批评。
在突破了恐惧自身失败与被泼冷水的心理关卡后，唯一的克服拖延的方法就是——现在就开始行动！实际上，任务管理与计划制定的基本原则是——计划永远赶不上变化，因为计划总会有各种打断，即使没有打断也总是不能按原计划完成（高估自己能力或低估现实困难），正视这个基本准则后，首先要甩掉不必要的心理负担，进而总结效率低下的原因，不断调整任务计划与实施步骤直至目标实现。
2用到的工具
计时类：番茄钟（Pomodoro）
笔记类：印象笔记、有道云笔记、Notability
计划类：UPAD3、思维导图（X-Mind、Lighten）
提醒类：便利贴、提醒事项、日历、MemoryHelper
总结类：Excel、阅记
我的任务管理的基础操作大体是按照《番茄工作法》书中所介绍的原则和流程进行的，每天开始时需要列出一个日程计划表和一个待办清单，每日结束后要进行档案记录和总结。
·用UPAD3或者印象笔记规划日程表，以及罗列待办事项。这两个APP都可以可以画框和打勾，一个方框代表一个番茄时间（25min），预计此事项需要几个番茄时间就画几个方框，每完成一个番茄时间在框内勾一个对号。如果实际用时超过预测用时，在后面补上实际用时的方框和勾，用不同颜色区分即可。UPAD3设计的月、周、日计划表十分实用，并且单独划出了活动清单，但是没有电脑版和手机版，我现在习惯用印象笔记做日程安排，虽然没有UPAD3整洁的版面，但是好处是可以多终端同步，并且易于每天的修改。
·长期任务计划和时间安排可以用X-Mind（iPad和iPhone版是Lighten）列提纲，好处是有很多版式可以选择，表头和多级标题可以按照自己的任务特点来灵活布置，既可以按照时间、重要程度、任务属性来分类，也可以分页整理。
·一些有特定时间限制的日程和事项可以用便利贴或在手机日历上设置提醒，对于需要按照艾宾浩斯曲线进行记忆与复习的内容可以用相应软件进行设置，我使用过的较舒服的APP是MemoryHelper。
·番茄钟的APP也有很多，个人使用要求版面简洁、番茄时间和休息时间可调整，每日有累计番茄时间数统计，提醒可改为震动等功能。
·每天结束时可以用Excel表格记录工作档案，内容包括当天完成规划预计的和实际的番茄数，估测番茄数不准时重新估测的偏差，每个番茄时间中被打断的次数（包括内部打断和外部打断），表头如下：
关于日程管理的APP很多，上面只提到了我用过的感觉比较顺手的，大家如果有自己习惯的软件也不必非要尝试别人推荐的，在多种功能类似的软件中选择无形中浪费了更多时间。有些软件将日程安排和计时提醒、时间分配统计等功能融合在一起了，看起来更加合理，但是我的使用感受是不够灵活，需要添加很多没能及时记录的事项和时耗，反而觉得鸡肋。
二、拯救拖延的任务管理
1目标导向
（1）明确目标。在进行任务计划前，首先要明确达成这件事项的目的（完成这个任务对我有哪些方面的提高？学习了哪些新技能？）；其次，根据事务的重要和繁杂程度，预测需要消耗多少精力和时间。
（2）制定修正机制。对于容易拖延的部分，尤其是在陌生领域和创作性任务中，为了避免陷于细枝末节和漫无目的检索修改的失控状态，需要设计一些针对性的预防措施，及时返回到任务主题与目标的完成上。
（3）实际应用。例如参加一些课程、讲座或分享会，或者选择要看哪些书籍，如果以自己正在研究或感兴趣的课题为目标导向则能够提高信息的吸收率。围绕主题你可以提前准备问题清单（核心主题由哪些关键议题组成，细部特殊讯息，主旨与论述，对你有意义吗，目前研究问题中和此次讲座主题相关的，平时的疑问收录等），带着问题接收信息；在记录笔记纲要中不断比照问题清单，将获得的答案收入问题中；同时建立其他几个自由主题，随时记录头脑中冒出的想法，跟自己的研究挂钩的一些启发，对讲座主题的新疑问等。结束后按主题整合笔记，将闪念和有用信息归入正在研究的问题中，整理到需要写作的内容中。像这样围绕任务及疑问而展开信息搜集，能够摆脱漫无目的的检索状态。
2任务分类与应对策略
在明确任务主线方向后，针对不同属性的任务，制定不同的计划方案和时间分配。
第一，任务分类。
任务可分为快速做完的简单事项和需要留出专门时间重点攻克的困难事项，由于我们的大脑类似于一个多任务操作系统，能够利用暗时间同时完成体力和脑力任务。因此，简单类事项可以同时进行以节省时间，复杂类事项通过前面的步骤分为具体小类，杂乱多头绪的任务，其子任务需要足够细化具体，将复杂有机的任务与简单机械的子任务搭配，通过分析其搭配组合适宜同时进行还是接连进行，形成多个方案，并最终找到最佳方案。我计划的任务分类整理有几下几种：陌生领域任务、复杂性任务、紧迫不重要事务、机械任务、批量处理任务。
第二，不同类型任务的应对策略。
（1）陌生领域任务。
面对陌生领域的新任务不知从何下手，往往会感觉没有头绪而产生逃避感，这是拖延症的来源之一。首先要调整情绪，将对于陌生领域的畏难情绪转化为计划的实施，如果想做只要动用一切能利用的资源去做就好，而不想做会找一堆的借口和假想的困难。所以，最实际的做法就是从任何已知、最想知道的或最紧迫的部分做起，从最初能想到的大框架，划分不同阶段和次级目标，围绕目标搜集整理资料和信息，清楚每个阶段重点要解决什么问题，查看哪些资料，边查资料边细分框架、填充内容、扩展任务，再从完成任务的整体角度重新调整计划框架。其实，每个人大脑中都存在基模，它能够帮助整合、加工信息和存储记忆，提供认知框架，并且处理新领域里不完整的信息，也就是说大家都具备从已知领域过渡到未知领域的能力，我们要做的仅仅是给自己留出一些探索的时间。
（2）复杂性任务。
我这里所言的复杂性任务是指对个人成长和发展有益的事项，其实可以视为一种复杂技能的习得与应用。对于具体的复杂性任务，例如主题阅读、写作、旅行计划等，因为有很多指导书籍和攻略，需要参考阅读后制作自己的行动指南，整理出易于个人操作的流程和清单，梳理出能够直接指导实践的具体步骤，罗列出一份符合核对标准和顺序的清单。
（3）紧迫不重要事务。
对于紧迫但不重要的事项，完成策略是最短的时间内效益最大化，研究计划与结构框架可以采用熟悉的套路和内容，避免查阅大量资料，使得计划与工期高度重合，避免拖延。
（4）机械任务。
适用于评选、登记、测评等事宜，可以及时总结此类机械任务的流程，再次完成时提高效率。建立印象笔记，链接需要填写的文档，注意事项，日程提醒和必备材料。按照待办清单完成资料准备，填写文档，可以整理常用模板，存入印象笔记。
（5）批量性任务。
具有重复性质的任务，可以寻找能够批量快捷处理的软件，例如科研工作的前期需要大量搜集下载的任务，可以用CNKI E-Study对知网上的文献一键式导入和下载，这种集搜寻、下载、查阅编辑和写作一体化的云端处理软件能够极大地提高科研效率；再如Lightroom等图库编辑处理工作，也是能够批量后期的利器。批量性任务与机械性任务的区别是，批量任务往往是复杂性任务的其中一步，而机械任务往往是独立的、不那么具有自主性的事项。
总结一下，陌生领域的任务往往会转化为复杂任务，这两类任务会花费较长的时间完成，对于自身成长也是最为有利的，能够帮助自己不断跳出舒适圈、学习新技能，这类任务计划包括长期计划以及分解而成的日程安排。而其他的不重要的、机械的任务则需要在最短的时间内、利用琐碎时间和暗时间，在不需高度集中注意力的情况下完成，从而留出整块时间和精力充沛的时间段去培养训练对自己有益的长期技能。
3计划分解与日程安排
（1）延展与细分任务。
根据任务的属性可以制定不同时限的计划，长期任务的年计划可依次分解为月、周、日计划，计划的调整和反馈需要通过下级计划的总结反思来调整上级计划，制定下级计划时要从上级计划开始延展与补充，通过这种方式实现不同层面计划的衔接，制定目标和分解任务，从而安排日程。
（2）任务计划转化为日程表。
在每天工作前罗列任务清单，这样能够释放大脑内存，更好地按照计划完成每日的工作。每日计划要根据上级计划延展和细化，将有时间限制的事项设置日历提醒，同时另划出一个区域罗列日常琐事及冒出的新念头等一些待办事项。完整的日程表还需要估测时间节点和耗用时长，设置节点提醒。
4待办事项管理
待办事项是一些琐碎的日常事务、突发事件，或者在进行既定任务的过程中头脑中闪现的想法和新计划，这些闪念经常会在完成计划的过程中突然冒出来，这时正确的做法是在日程表中预留的待办清单中记录下来，并且继续完成既定计划，而不是被这些新想法带偏。计划外的内部打断主要有三类：日常家务、新想法、重要时间节点。另外，长期的待办事项就是需要定期整理零碎的收藏信息、记录感念、课程笔记等，将被动接收的信息片段整合入自己的思想体系。
（1）家务清单。家务活可以穿插在休息时间内解决，或者集中精力欠佳的时间清理，同时听听网课或自媒体节目；日常需要的琐碎用品等，可以列出购物清单利用零碎时间购买。
（2）整理每日新念头。新冒出的待办又分为能够即时完成还是需要长期计划的，对于半衰期长的任务，需要重新制定时间计划；对于目前要解决的琐事要及时记入日程提醒，日间琐事穿差在每天的休息间隔中。
（3）重大事件节点的日期提醒。一年的关键环节整理成清单并在手机日历上做好提醒，如重要考试报名及缴费等。
（4）零散信息整合。知乎、微信等的转载记录，零碎信息，课程/讲座/分享会的笔记和收获，读书笔记、写作大纲等。可以在印象笔记上实现多端同步，再统一归纳整理。
待办清单可以定期整理，已经处理的就及时划掉，剩余的分类整合到手机备忘录里或新建一个印象笔记，在由外部打断带来的非自主时间里，可以将备忘的待办事项检视一遍，挑选适合的完成，从而减少外部打断带来的损失。
5档案记录与总结
通过确立目标、分解任务、建立日程表、整理待办清单等步骤基本形成了一个线性的任务具化流程，也就是从想法到实践的行动指南，能够将计划转化为具体行动已经是克服拖延症的实际突破。如果想在这个实践操作中再去思考、收获些心得，可以建立个人日程档案记录，每天反思并反馈到日后的实践中，实现指数级的成长。个人档案记录与总结分为三个步骤：
（1）日程档案记录
记录个人的日程，有以下三个用处：第一，横向来看，可以分析时间估测产生偏差的原因，在任务完成的过程中有哪些打断、如何避免，从而对次日（周）计划做出调整；第二，纵向来看，统计自己的时间分配，在表格中可以按照不同类型的任务筛选分析，计算出自己花费在不同任务上的时间，并且根据不同类任务关系调整时间安排；第三，综合来看，分析时间预测误差和减少打断影响，都是为了不断地调整任务进度，使得自己预估完成计划的时间不断精准。
（2）每日收获汇流
·日程系统总结：第一环节的日程档案记录只需要记录任务类别和番茄数，对于时间估测误差分析和打断分析等总结性思考，可以按照任务分类纳入思维框架中，通过每日的事项分类总结收获，每天坚持积累、持续扩展逻辑系统，逐渐将自己零碎的想法融汇成系统。
·外界信息整合：搭建个人思维框架的原料还有平日的读书/讲座/分享会笔记、网络信息的启示等，通过思考和再加工将他人的思想转化为自己的逻辑系统，视框架内容的多少，定期重新梳理这个思想框架，并且再实践从而逐步改变自己的行为模式。
（3）提高效率措施
A．总结项目经验。每周末或月末总结一项任务，比照计划核对任务实施情况，未完成的部分计入后续计划并反思原因，已完成的部分总结收获和注意事项；分析哪些因素影响进度并设计针对性改进机制，作为下次同类项目进行时的参考；预计总体任务完成需要的时间，每个任务完成后对属性、时间、环节、流程和困难节点做出整理，作为日后同类任务时间安排的依据。这个方法同样适用于记录工作档案、通讯记录，工作流程总结与改进等。
B．常用网站和资料模板的收藏。根据任务分类常用网站，主题类常用网站汇集整理至印象笔记，防止更换浏览器丢失收藏夹。对于常用的资料、信息也单独整理一个笔记本，方便填材料等项目使用。
C.每日计划调整。根据一定时期内内部打断次数的变化趋势推断，内部打断次数较多的时间段就是你大脑频繁开小差、注意力不集中的时候，相反则是精力最集中的时候，那么日程计划就应该在精力最好的时候安排自己当日最重要、最难完成的任务，精力不集中的时候可以安排轻松一点的任务。
需要注意的是，设备终端有着不可预期的损毁风险，为防止自己辛苦总结的成果损失，这些记录和个人有用的资料一样，一定要定期上传到云端做好备份。
6行动中的常见问题
（1）陌生任务和重要任务更容易拖延。
应对策略是大致梳理一个粗疏的思路轮廓，重要的是行动！从任何一个自己能切入的点行动起来；具体行动后才能发现要完成这个任务需要面对哪些问题，才能调整计划和预期，再逐步细化任务并安排时间完成。如果没有头绪，可从手头的资料开始，滚雪球式地搜集和整合资料与信息，在这个过程中重新调整计划和实施方向。在可实施计划定型后，明确不同阶段任务的目标，根据有限目标进行资料阅读与整理，切忌被海量资料淹没，漫无目的的查找和浏览，这会使得既定任务被打乱，从而陷入焦急并且加重拖延。
最重要的一条是，不将紧急任务拖到最后，给自己设置提前的deadline，先以最低要求完成全部任务有剩余时间再做修改。在这里，完美主义者和强迫症患者经常会落入的陷阱是，在任务的一开始就追求细节完美花费太多时间，从而把控不好整个计划的时间安排，面对紧急性事项，首要任务是完成而不是精雕细琢。
（2）避免落入计划谬误陷阱。
事实上，完成一个任务往往需要三倍于计划的时间，即便一开始就考虑到这个因素，这种对于任务估算过于乐观的现象叫做计划谬误。造成计划谬误的原因主要来自于高估自己的能力，以及低估任务完成过程中会出现的众多意外。所以即使把各种打断都算计在内，现实完成进度还是会比计划的慢。
应对策略：1.调整心态。不管计划前多么周全地考虑可能出现的意外情况，实施过程中总会有新的意外出现，所以接受这个常见的计划谬误现实，避免落入“计划偏差—自责焦虑—日程失控—放弃任务管理”的陷阱。2.超出预估时间后，可以休息后重新安排时间；也可以继续按照番茄时间工作，但是要注意到了番茄时间就要休息，不能因为超出预期而延长番茄时间。
（3）重大事件制定计划需要留有余地。
首先，重要任务的安排要避开外界干扰概率大的时间段。例如，进修和学习计划要在精力充沛且非外界活跃时间（清晨或深夜）进行，否则要办理和外界接触的事项则会打乱学习计划。
其次，预留计划的弹性空间灵活应对外部干扰。对于不可抗力因素，如断网带来的某一子任务无法继续，可以在待处理事项中挑出不依赖网络的其他子项独立完成；对于噪音、外人打扰，可以设计几套应对不同场合的备选方案，更换学习地点等。最后，对于内部干扰，往往会出现在实施过程中不断冒出新鲜主意（如工具磨合和改进，发现工作流程和常用网站等）及时记入待办事项，待后续阶段另做安排，然后返回继续完成原计划。
小结
对抗拖延的任务管理的核心思路就是“目标—方法—行动”，通过行动—反馈—继续行动的渐进调整来逐步落实任务，也是目标逐渐清晰化的最佳对策。概括而言就是，
l目标：制定目标并预测时耗，同时设计修正机制防止偏离预设方向；
l方法：
（1）任务分类应对：
·陌生领域任务和复杂性任务的计划往往通过分解细化为日程表；
·紧迫、机械性等不重要任务统一记入待办清单利用暗时间完成；
（2）档案记录总结：
·个人档案就是将日程表重新整理，以便统计任务完成进度和效率；
·总结每日收获并定期整理零散信息，最终融汇成自己的认知体系；
l行动：不要总想着准备好了再行动，这也是一种变相的拖延，现在就是最好的行动时间！
·实际完成总是会比计划时间多出三倍，正视这个现实避开计划谬误的陷阱；
·重大事件的计划要留出弹性空间和备用方案，降低因外部干扰带来的风险。
当你将精力集中在任务完成的过程中，将程序化的行动流程养成习惯时，会发现这一套任务管理的方法所带来的改变，不止是让你缓解了对时间的焦虑，而且通过一段时期内个人记录的统计分析可以清楚地看到，在任务完成的过程中打断次数变少，内部打断变少说明自己的专注度有所提高，外部打断变少说明日程安排更加合理、避开了外界嘈杂期。继续坚持，会慢慢提高工期的预判能力，加快自我的学习工作进度，并且逐步提升处理复杂问题的决断水平。
治愈自己陈年的拖延和焦虑，跳脱“计划不切实际—放纵拖延—自我怀疑与责备”的恶性循环，需要正确认知这个大家都会遇到的意志力陷阱，不要高估自己，放低期望从手头能做好的事宜展开计划，现在就开始行动起来！共勉！
