很多人的一天都是非常忙碌和疲倦的：

每天一睁眼，就有接不完的电话，就有回不完的信息。自己日程表上的工作还没有开始动手做，又接到其他同事的帮助请求；刚帮我同事，领导又安排了新的工作任务。

终于到了下班时间，发现自己的事情都还没有开始做，于是不得不加班到深夜。

拖着疲倦身体躺在床上想：“明天一定要更有效率地工作，争取早点下班。”

第二天，果然步伐更快，手脚更勤，效率更高，但是依然到了下班时间才开始处理自己的任务，依然是加班到深夜。

怎么会这样？

时间，是我们最宝贵的资源之一，如何合理利用时间，提高工作效率，是我们每个人都要攻克的重要课题。

提起时间管理，大多数人都会想到“时间管理矩阵法”，将每项事情按轻重缓急进行分类与排序，然后按照优先级依次解决。

但是，我们却发现没有用，每天依然忙得不可开交，因为每项工作都是那么紧急，好像就没有不紧急的事情。

为什么会这样？

其实，你之所以这么忙，甚至忙到焦虑，是因为你一直在处理“紧急”的事情。

紧急，所以必须现在做。火烧眉毛，兵临城下，能不让人焦虑吗？

怎么办？

史蒂芬·柯维在《高效能人士的七个习惯》中说：要事第一。

时间管理的第一步是设定明确的事项优先级。

紧急的事情，必须立刻马上做吗？不一定。

什么？紧急的事情，不是立刻马上做，你是享受老板的批评吗？

当然不是享受老板的批评，而是因为紧急的事情，也有可能不重要。

不重要的事情，不值得我们花太多的时间。

根据时间管理“二维四象限”分析工具，我们可以把事情分为四种类型：

重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不重要也不紧急。

这四类事情，我们应该先做哪一个类型呢？

大多数人，会优先做“重要且紧急”，其次做“紧急但不重要”，然后再做“重要但不紧急”，最后做“不重要也不紧急”。

这样的选择顺序对吗？大错特错。

怎么会是大错特错呢？

我来告诉你，针对这四类事情，应对的策略是不一样的。

1   重要且紧急

这是我们的焦虑之源，对付他们，只能立刻马上动手做，做完一件少一件，别无他法。比如，突发的公关危机、下午要交给老板的项目书、明天要投的标书等等，没有人会允许你等一等，休息一会再动手。

但是，如果你长期都在处理这些重要且紧急的事情，你必然会变得焦虑和疲惫不堪。

怎么办？

将更多的精力放在处理“重要但不紧急”的事情上。

为什么？

2   重要但不紧急

你了解过消防员日常的主要工作是什么吗？

消防员的主要工作，其实不是救火，而是防火。

救火，当然是重要且紧急的事情，一旦发现火警，就必须立刻马上处理，刻不容缓，多耽误一分钟，就是多一分钟的财产损失，甚至人命关天。

但是，你会看到消防员天天在救火吗？很少见。

为什么？

是因为群众防火意识强？当然有这方面的因素，但是更重要的因为预防工作做得好。

消防员们，把大部分时间用在火灾预防上：审核消防设计是否科学合理，检查消防设施是否配置齐全且能正常使用，检查消防通道有没有被堵塞，检查老化电路、易燃物和各种隐患……，并逐项反应改进。

随着消防检查的深入，火灾隐患越来越少，火灾发生的次数越来越少。

所以，消防员，虽然每天都很忙，但是不焦虑。

消防检查，就是一件重要但不紧急的事情。

我们应该学习消防员，专注于重要但不紧急的事情，在它慢慢变得紧急之前完成它；然后，重要且紧急的事情就会越来越少，我们就越来越不焦虑了。

要事第一，其实就说要把时间尽量用在重要但不紧急的事情上。

3   紧急但不重要

紧急但不重要的事情，是消耗我们大部分时间和精力的罪魁祸首。

微信时不时弹出的信息，各种可参加、可不参加的临时会议，同事临时请求帮忙，同事突然端杯茶过来找你联络感情，等等。

这些事情，也许是紧急的事情，但很多其实并不重要。

你需要学会拒绝：微信免打扰，拒绝无效会议，不做老好人，办公室不谈与工作无关的杂事，保护自己的时间和精力。

如果事情足够重要，你没有在群里回复，自然有人会打你电话或找上门来；如果是重要的会议，只要不是十万火急，一定会提前通知，而不是临时通知。

不要担心拒绝同事的帮忙请求，会失去同事的尊重。你获得同事尊重的前提，是建立在是否完成本职工作并取得优异绩效的基础上的。如果自己的本职工作没有做好，你帮助同事做再多的事情，除了得到一个“好人”称号，对你赢得尊重没有任何帮助。

当然，如果你把本职工作做好了，有空暇时间，可以给同事提供力所能及的帮助。毕竟，职场需要协作与互助。

但是，千万不能本末倒置。

如果你有下属，而你的下属正好不忙，你也可以把“紧急但不重要”的事情交给下属去做。利用这样的机会，培养你的下属，通过做事，让你的下属得到成长，同时也节约了你的时间和精力，还为你迎来和谐的同事关系。

4   不紧急也不重要

办公室里叽里呱啦的明星八卦，晚上在家追感动的稀里哗啦的剧，临时的“三缺一”应酬，这些都是不紧急也不重要的事情。

你可以把它们当作一种休息和放松，但是请记住，千万别上瘾。

时间管理高手的境界是：我不忙，我只是时间不够用。

怎么达到这个境界？

要事第一。

主动干掉一切“既不重要、也不紧急”的事，拒绝大部分“紧急但不重要”的事，把大多数时间花在“重要但不紧急”的事上，以减少“重要且紧急”的事情，最终达到“忙但不焦虑”的“要事第一”的境界。

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