5S管理起源于日本，是指在生产现场对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理。5S管理不仅对现场管理很有效，对于工作和个人生活也是非常有效的。5S管理法整理、整顿、清扫、清洁、习惯，仅从名字上基本就可以看出来要如何行动。5S管理法是一种实践型的方法，没有捷径，只能脚踏实地的去做，去改进自己的工作和生活才有效。5S管理法对于工厂而言是一种长期投资，并形成文化，而对个人来说，则可以立即见效，如果形成习惯以后，也是极简主义生活的一项有益实践，让工作有序，提高效率，提高生活价值。

整理是整理空间，整顿是整理时间，清扫清洁是让个人用品保持清洁，最后形成习惯。虽然大多数的时候，我们的桌面是杂乱的，但我们还是能很快能找到所需要的文件，因为这是一种隐藏的秩序，但如果是有序的，是不是能找得更快一些呢？此外，桌面虽然可以乱，但是一定要保持干净，如果有很多灰尘，有很多橡皮屑，是不是仍然感觉到工作不舒适？所以还要让工作桌面尽量保持有序。例如利用文件夹，文件盒将不同文件分类存放，加上标签，是一种非常好的方法。关于桌面内容的摆放，根据个人的喜好，摆放能让自己愉快的东西就好，除了这些，如果有固定座位，建议张贴三张纸，第一，工作常用电话号码，第二，项目目标，第三，鼓励自己的一些话。

针对文件的5S管理，也有一些技巧。很多人的电脑桌面存放超过30个文件，远看都是密密麻麻的，我从来不相信这是一种很高效的工作方式，桌面上的文件最多不能超过五个及当天使用的文件，其他都要及时进行整理。利用文件目录的方式进行整理，把“要”和“不要”的文件进行归档。所谓“要”和“不要”，是根据时间性来决定的，每天使用的文件，肯定要放到容易读取的地方，每年用的文件，基本就可以存放起来。在工作中，每天使用的文件没有那么多，趁着对文件的熟悉每天用几分钟将文件略微整理，分类存放，当文件很多的时候，会极大的提高工作效率，此外，每天整理文件，还能有效避免文件的重复，最后不知道那个文件版本是有用的。

我们很少在个人文件的管理中采用配置管理系统进行版本控制，首先按照项目阶段、软件工程、生活方式的知识类别建立目录，例如文件的目录包括立项、计划、执行、结束四大类，然后再是合同、会议、报告、需求、设计、开发、测试、验收等分类管理，这取决于项目的复杂度，总之，是方便项目跟踪的。文件整理以后，很清楚这个文件是那个阶段使用的。如果文件属于时间轴类型的，用“日期-文件名”的方式进行存放，例如“20170423-项目会议纪要”。如果是方案类的，则用“文件名+日期”的方式进行存放，如“项目方案-20170423”，如果同一天有不同的文件版本，则用“文件名-日期-时间“的方式进行升级，这样容易避免使用V1，V2这种不清晰的方式，此外更能避免“终版”，“终终终版”这样的问题，最后，我们只保留最后一个时间和日期的文件就够了。以上例子看似简单，其实很不容易养成这个习惯。另外，当有人需要你来帮助提供某个文件时，很容易快速定位。

现在有很多管理工具来管理文档，例如OneNotes，EverNotes等，和将文件直接存放到电脑里相比，各有利弊，采用云形式的存储和保存，最好需要实时在线，如果采用文档数据库的方式，做好备份，无论哪一种，自己习惯就好。我现在采用rtf多媒体格式+移动硬盘备份的方式保存文档，利用电脑的操作系统全文检索功能查询文件，效率也非常高。为什么这样管理呢？也是血泪教训，当无处上网的时候，云是没有用处的，当应用故障备份恢复失败的时候，一切都没有了。

文件有序以后，让工作的过程变成极简生活的组成部分。极简生活还有一个特征是为生活做加减法，利用清扫清洁个人文件的方式，不断对自己的文件做减法，当文件阅读完毕，或写完心得，这个文件的价值就没有那么大了，或共享给他人，或直接删除。如果这样的文件还存放在电脑中，不知道下一次打开会是在什么时候，文件多了，文件不好找了，是无法创造愉快的个人工作环境的。