我们在写作公文时，为使写作更有效率而不致遗漏重要内容，可以在写作前准备一份问题表，既做提纲又做备忘录。这里有两种不同的思路来准备问题表：第一种，可以就某一方面事项设置多个问题，例如就该文件涉及到的人来进行设问。第二种，注意一个因素与其他因素之间的联系，从一个问题生发多个问题，例如从“谁将就这一事项作出决定”联想出一系列问题。
在写作前，必须考虑三方面问题：即写作目的、研究读者和收集材料（包括收集哪些材料和怎样收集材料）。因此，我们可以将公文写作分为以下几步：一、确定写作目的；二、研究读者；三、收集材料；四、拟定写作大纲；五、草拟并修订成文。
研究读者的一种简单易行的方法是设计和回答一个有关读者的问题表，来探究读者的想法、态度和知识。可围绕六个维度（何人、何事、何时、为何、多少、怎样）展开六个方面的具体分析和研究。一是分析读者已经掌握的信息；二是解答读者的疑问；三是满足读者的需求；四是根据读者身份地位决定写作口吻；五是引导读者的兴趣，吸引其注意力，达到目的；六是避免写作偏见，消除对读者的刻板印象。最后还要考虑你的最初读者和后续读者，以及公文可能的传播范围和所有受众，避免在受众中引起不必要的争议和反弹。
