如果想以最高的效率，最少的精力管理诸多事务。那么对你有意义的所有事物都应该各就各位。有组织有条理，意味着事物各就各位，与他们在你心中的意义相吻合。如果你分清了，轻重主次，理清了头绪，却没有考虑到引起你关注事情的情境，那么执行起来也会寸步难行。要知道“整洁”和“有条理”这两个词是两码事，我们有时候却把它们当成一回事。你可以很整洁，手头却没有便利的提示信息，在你该做什么的时候去提醒你；你也可以很“邋遢”把物件放在能找到的，有具体意义的地方。只要有什么东西没有放在该放的地方，不能在你需要的时候马上找到它，你就不够有条理，如果你创造的系统结构过于复杂，东西找起来很费事儿，你也不够有条理。调理的定义，也适用于项目事务和工程，不过对他们来说放在“合适的地方”也许更加概念化，场景化，而不是指具体的空间位置。
你希望掌控的事情，越是平常你越想把他管好，要使用的系统也就越复杂。因为行动层面的相关活动太多，变化太快，就要把它们打理得井然有序，必须使用比较简单的日程表或待办事项清单等，更复杂的工具才行。要想使一切条理化，首先必须明确事物对你的意义，然后再把它归入同类事物，这条原则是通用的，不管你是整理自己的信息和定制提示系统，还是处理一件生活小事儿，还是经营一家企业？关键是确定它该归入哪一项是“结果”“行动”“酝酿”事项，还是辅助资料，参考资料或者是垃圾。本质上来讲，你需要管理的不是这些事物本身，而是管理你的行为。
从宗旨，原则，愿景，长短期目标关注层面和项目。行动，逐个延伸，最后落实到目前可执行的下一步上。项目至少应该每周回顾一次，用一份清单来管理这个一万英尺，关注层面的目标，你就能对自己的所有承诺一览无余，你要追踪的具体行动又可以分成三类，日程表标注的越早，执行越好的和委派他人执行的。可是生活节奏飞快，零碎杂乱的新情况，迫使你不断的重新思考自己的优先选择，你也经常受到情景和时间，精力不够等方面的限制，因此我们需要根据日程表上的，标注事件，以他们相对静止的状态来去安排其他的时间，灵活的调整，我们在各个情境中能够做到的，能够实施的下一步。日程表中只记录，今天一定要做一定要知道的事情。清单中，去安排，越快完成越好的行动。你还需要具有，辅助资料和参考资料两大类，必备的资料，帮助你在，情景可能的情况下，去完成你可以做出的下一步行动。杂乱无章，会在不知不觉中把工作效率降到最低，而且你毫无觉察。最好的治疗办法是预防而预防。大脑延伸的效率每况愈下，的最好办法莫过于从细节做起，使事情保持明晰的归类。对事情进行分类归类管理对信息进行处理，分类，总结，定期回顾，重新评估，养成清理的习惯。在，Omnifocus里面，我们可以分成日程表，情境清单还有将来也许，只有这三大块儿付诸于行动落实成下一步，自己的目标就能呈现出结果。将一个一个将来也许，提到行动中来，将来也许也会转化成为目标也会慢慢的实现，成为结果，这是一个三角形在不断的轮回，转动。
