职场中如何做好人员分工

导读

1、了解员工特点

2、用人所长,知人善任

3、认识用人看领导水平

先讲个故事。一个农场主养了两匹千里马,养了一段时间,发现这两匹千里马都不好好吃草料,干活也没精神,脾气还不小,整天尥蹶子。农场主不知道原因,就去请教专家,专家就说千里马是有脾气有本事的,它喜欢互相攀比,互相较劲,如果在千里马在一起,容易产生内耗,激化矛盾,所以要养好千里马啊,就要分槽养马,需要给马设个单间,每个单间养一匹马,这样他们才不会互相较劲,每个马都能干好自己的活,也能充分利用给的饲料成长,工作积极性也高,执行力也好。

农场主听了后,觉得有道理,立即改单间,分槽养马,果然一段时间马就膘肥体壮,干活也好,也不闹脾气了。这件事告诉我们对于有本事有脾气的人,工作安排一定要清晰,每人负责一块,防止出现内耗。

过了一段时间,农场主把马卖了,挣了不少钱,他又买了一群小猪,他按养马的方式养猪,结果养了一段时间,猪不但没长,还越来越瘦,也没精神,这是怎么回事?有问题找专家,他又去找养猪专家,养猪专家来了一看,你怎么打了这么多隔断?农场主把养马的事说了一遍,养猪专家说,不能按养马方式养猪,赶紧把隔断打掉,单间拆除,让小猪在一个圈里生活,在一个槽里吃东西。农场主问,这能行吗?养猪专家说,当然行了,你不了解猪,猪是一个猪不爱吃,两个猪争着吃,三个主抢着吃,一群猪拼命抢着吃,猪是在竞争中成长,养猪要制造竞争的氛围。果然,隔断拆除,取消单间,小猪各个抢食,一段时间后就膘肥体壮了,各个身体滚瓜溜圆。

 

01

了解员工特点

管理工作也是技术活,需要了解员工的特点,了解员工的需求,做到用人所长,知人善任。要做好管理工作,首先要建立信任,无信任不管理,要让下属信任自己,一方面自己能力要强,员工感觉跟着你有前途。另一方面,你知人善任,能满足员工需求,促进员工成长,员工也愿意跟随你。

要了解员工,最好建立员工档案,以前每个人都有自己的档案,现在人员流动性比较强,个人档案在行政单位、事业单位、央企国企还比较重视,企业对个人档案已经不再关心。其实一个人的档案对一个人是至关重要的,很多单位会通过建立一个员工档案,来规划员工成长路径,也会根据员工档案来激励员工。比如有的单位下入职时,要填很多资料,就是为了完善个人档案,比如家庭成员、家庭住址,紧急联系人、毕业学校、从业经历、项目经历、技术特长、个人爱好等等材料。这些就构成了一个人的基本档案。通过档案可以了解一个人的过去,任何一个人成长都是一个过程,过去虽然不代表未来,但是会影响未来,过去也决定你现在适合做什么。

要了解一个员工,还要多交流,多沟通。有些员工不善于沟通,他们平时沉默寡言,但不代表没有想法,没有需求,这就需要管理者通过沟通去挖掘员工的想法和需求,了解员工真正的想法,去满足员工的需求,这样的激励肯定远大于薪资和物质的奖励。员工的需求不仅仅包括物质需求,还包括尊重需求、认知需求、自我实现需求。与员工沟通方式有很多种,单独面谈,一起开会讨论、问卷调查都可以挖掘用户的需求。

管理者的精力是有限的,不可能做到每个人一对一的面对面沟通,我们可以通过员工的直接上级或间接上级来了解员工,对于需要重点关注的员工,可以采用当面沟通的方式,也可以将员工分类,每类员工,找个代表沟通,了解员工需求和同类员工的特点,为后续员工激励和培养打下基础。绩效考核就是通过直接上级、间接上级和工作伙伴的评价来确定的,所以绩效考核也是了解员工的有效方式。

02

用人所长,知人善任

在了解员工的基础上,管理者要用人所长,知人善任。如文章开头故事所讲,我们要根据员工特点,采用不同的管理方式,安排到合适的工作岗位,这样员工工作也舒服,能发挥最大的潜力和价值,甚至有些人岗位安排得当,不用扬鞭自奋蹄,工作积极性很高,会有个人成就感。

作为管理者,不要盯着员工的缺点,要关注员工的优点,不能问员工你不能干什么,而关注员工能干什么。管理学“放错了位置的人才等于废才”。让猴子离开树木去游泳不如鱼鳖,要论钻墙跳房,骏马不如狐狸;让优秀士兵去拿锄头锄地,必然不如农夫。用人缩短,几乎无可用之人,用人所长,个个都是精英。

管理者也应该根据实际需要和人才特点,把有限的人才进行合理搭配,好钢用到刀刃上,做到“智者取其谋,愚者取其力,勇者取其威,怯者取其慎”。“用人如器,各取所长”,只要量才使用,人才必能各有其为。管理者在用人时要讲求团队员工结构的合理性、互补性,讲求用人的效益,要因事找人,不能因人设岗,因人找事。

要做到“知人善任”,我们要经常反思我们用人是否合理?可以从以下几个方面进行判断:所用之人是否是处理这件事的最佳人选?符合人尽其才的原则吗?其担子是轻了还是重了?所用之人是发挥了其长处还是限制了其长处?通过过程和结果不断地通过反思用人对错,不断提升自己的用人水平。通过知人善任激发员工工作积极性,挖掘员工潜能,为企业的发展贡献力量。


03

识人用人是领导水平

识人用人是管理者必备的技能,也是管理水平高低的一种体现。识别人才,用好人才,不但能提升自己管理水平,提高团队业绩,还能提升员工工作积极性,挖掘员工潜力,提升员工能力,是一举多得的好事。

认识用人自古以来就不是一件容易的事,却是一件关系团队成败的大事。前面的《从楚汉相争看管理的水平》一文也分析了识人用人的重要性。同样一个人,比如韩信和陈平,都在项羽手下干过,没得到重用,没干出成绩,但是到了刘邦这里却成了关系楚汉相争胜负的关键人物,陈平离间了项羽和范增,导致项羽身边最亲近的一个得力助手的失去,韩信更是直接导致项羽失败的将领。是员工能力不行吗,显然不是,是识人用人出了问题,当然也是管理出了问题。

识人用人对于管理者如此重要,那如何识人用人呢?往远里,我们可以学诸葛亮的识人用人,他曾提出知人七法:一曰:问之以是非,而观其志。二曰:穷之以词辩,而观其变。三曰:咨之以计谋,而观其识。四曰,告之以祸难,而观其勇。五曰:醉之以酒,而观其性。六曰:临之以利,而观其廉。七曰:期之以事,而观其信。

这七种方法要针对人使用,不必对每个人都使用。比如“临之以利,而观其廉”,如果一个人工作岗位与廉政没有任何关联,我们可以不用考虑这一条。如果是后备干部,那我们可能就重视第一条,要判断一个人是否值得重用,首先要了解他的立场、观点。凡是在大是大非问题上含混不清、模棱两可的人,决不可委以重任。在这里我们不每一条都展开了。

近期识人用人我们可以学曾国藩。曾国藩被誉为近代半个圣人,晚清中兴重臣。曾国藩识人用人有自己的一套理论:广收、慎用、勤教、严绳。广收就是广泛招揽人才;慎用就是视情而用,用其所长,务必慎重;勤教即使经常进行督导和教诲;严绳就是立法度,定规矩。通过这些方法,曾经达到“天下督抚半出曾府”的说法。

回到前面提到的我们在识人用人、人员分工方面,也要像片头故事中的农场主一样,针对性用人。对待成熟的有能力有态度的员工,我们要像对待千里马一样,让他们各自负责一块工作,工作权责清晰,他们就会干得很好,对于没能力没态度的普通员工,我们要引入竞争机制,让他们一起去做一些事情,通过事中观察,哪些人负责任,成果好,就提拔重用,哪些人浑水摸鱼,就淘汰掉。


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