周末读了本书《少做一点不会死》,书的作者是全球时间管理术第一人,里奥巴塔伯,他提出了“越少越厉害的超简单工作生活双赢法则”,即自我设限、抓住重点、化繁为简、集中精力、养成习惯、小除着手。读完整本书对我影响最大的是“抓住重点”部分,我总结为“每天只做6件事”给大家分享下。
每天只做6件事可以简单的理解为:专注地完成3项“头等要务”及3项小事物的“批量任务”。
1. 什么是“头等要务”和小事物的“批量任务”?
“头等要务”就是做完之后回报最大的任务,这些在职场上可以是:
-从长远看,让你赚到很多钱
-对你所在公司的营业收入、品牌塑造、拓展业务范围等方面有好处
-改变你的职业轨道或者让你升职加薪
-让你的个人生活发生重大转变
小事物的“批量任务”就是次要的,不会产生回报最大的任务,就拿销售工作来说,“头等要务”就是要积极与客户联系沟通,销售产品提升业绩;适合批量处理的小事物就包括:查邮件,文书工作,清理收件箱,开会,浏览网站,并且这些工作都是可以在较短时间内批量处理完成的。
2.如何每天专注地完成3项“头等要务”及小事物的“批量任在务”?
-明确3项“头等要务”及小事物的“批量任务”
每天的一开始指定好当天的3件“头等要务”,每次尽量专注于1项任务,不要来回切换,注意力一旦转移,就马上记录下来,当你越来越熟悉注意力何时会转移之后,就可以学习如何不让自己分神。安排小事物的优先级不能高于“头等要务”,小事物尽可能地批量搞定,节省时间。
但切记不要把任务安排得太满,如果每天安排7到10件事,常会以失败告终,就像我以前每天会给自己安排10多条任务,通常都完不成,每天晚上的日记总结都变成了反省报告。这样每天只做3件最重要的事,再准备3件小事,这样就能挤出时间做自己想做的事了。
-减少不必要的上网时间
互联网是吞噬工作效率的黑洞,常常在上面耗费了太多的时间,要有意识的上网,带着目的使用互联网,要时刻警惕自己上网的目的与时间,考量上网的时间回报是否能为自己创造更大的价值。
-在专注的时候断网工作
要制定好上网规矩,严格遵守, 比方说你当天的报告3项“头等要务”之一是写报告或论文,需要先上网搜索一些资料,可以先定一个时间段上网30分钟,牢记上网的目的(检索和报告论文有关的信息),搜索完资料,就立即断开网络,埋头写报告或论文,如果又想到要了解一件需要上网做的事,先把它写下来,稍后再做,或者可以深呼吸,喝口水,稍微运动下转移上网的冲动;还可以请家人、朋友和同事督促在固定的时间远离网络。
-限制接受信息的方式
现在我们时时刻刻都在被大量的信息包围,信息的高流动性造成了人们生活无时无刻的焦虑,你计算过自己接受方式有多少种嘛? 短信,邮件,办公文件,社交网络(微信、微博、论坛等等),首先要列出所有接受信息的方式,包括实体渠道和电子渠道,评价每种方式存在的价值,最后做出合并和删减,如删除精简同等功能的app,这样会集中注意力在“头等要务”上面。
-限制查邮件的时间
限制每天查邮件的次数,关闭新邮件提醒,如果每天查两次邮件,上午十点和下午四点是最佳时机,这样就可以知道在将近中午的时候弄清哪些是紧急邮件,在下班之前全部搞定,但是要避免一大早查看邮件,如果一大早查看邮件,邮件就会主宰你接下来的日程安排,就不能自行决定当天的“头等要务”了。
-保持“不易分心”的办公环境
因为杂事会造成视觉上的干扰,眼睛能看见的东西都会吸引我们的注意力,杂物越少,我们视觉的压力就越少;清理好办公室桌面,尽量减少物品,像我的很多同事办公室上都会摆放明信片、书,尤其女生还会摆放小零食,这些都是太能造成干扰的事物了,尤其我从来都不会放小零食在办公室,因为见了我就想吃呀。
从现在开始,按照上面的方法,每天只做6件事:3件“头等要务”和3件小事物的“批量任务”,从毫无头绪冗杂的任务中解脱出来,其余的时间就可以尽情享受我们的人生啦,听听歌,吹吹风,毕竟除了工作,还有当下的诗意和美好的远方。