再过4个月，毕业就满4年啦～仅以此文纪念过去那些磕磕绊绊，却又执着的时光，并以此提醒未来的自己勿忘初心。

在这接近四年的时光里，一直是从事外贸相关工作，接触过两种职位：私企外贸业务员以及外企外贸业务跟单。

嗯，我想谈谈我这些年的工作状态。

一直以来我都能和“工作狂”沾边。别人对我的评价还不错，但是我自己知道，那是我花了大量的时间在硬拗。

前三年作为外贸业务员基本上都是因为各种无法合理安排工作时间，以及各种无法拒绝的工作安排，过得好似生活与工作根本无法分开，以及极其反感老板时不时以各种形式要求我们提供各种形式化的资料，如：每日总结；每周工作总结；每月客户跟进情况资料…等等。

在转做业务跟单的这九个月里的前七个月，我依旧陷入无止境的加班中，天天淹没在20-40封的邮件之中，一个人在公司加班是家常便饭，常常公司加完班，回家吃饭后继续加，加班加到怀疑人生。

直到三月中旬在趁早APP里面看到了Grace的#21天高效工作小技巧#，我才开始反省，到底我是哪里出了问题，才使得我要每天这样加班呢？

从三月中旬开始，我开始思考并摸索着能让我提高效率的方法，以下是我对现阶段的工作总结及小进步：

一、《sales与merchandiser的区别及总结》：

 1. 客户群体：之前做sales也许在众多邮件里只有几个询盘来自香港客户，而今每天我面对的只有香港客户。香港客户对工作的极致负责（变态）的风格，做外贸的小伙伴你们懂得…

     2.工作形式：作为sales更多的精力会用于开发客户，大部分时间用于与客户发邮件和利用即时聊天工具沟通，发开发信、在平台PO产品等；而今由于日常工作主要都是跟香港办事处打交道，不可避免的有大量的文书工作，细致到寄一个样品对挂牌都有特定的要求，寄一块布都要在他们要求的表格上填写好一切资料，并且连布的朝向，位置，大小，胶纸如何贴都有要求！

      3.权力：作为sales在一定程度上是有自我决定的权力的，而作为merchandiser是不能随意向客户承诺任何事的，凡事需要经过上级确认才能回复。

     4. 接待客户的频率：sales三不五时都会有客户访厂的机会，而平时线上交流大部分会选择邮件或即时聊天工具，极少选择电话沟通。merchandiser一年大概有2-3次与客户面对面开会的机会，以及香港客户天天不停的电话夺命连环call

总结：

1. 大量的文书工作其实都是有迹可循的，一旦创建出可成立的模版，并且有序的进行管理是可以节省很多时间出来的。

2.由于很多事情都要向上级汇报，我需要提升总结能力以及利用简洁报表呈现数据来达到高效沟通。

3.由于工作量多而杂，时间管理和情绪管理对我来说非常重要。

4.与客人的沟通技巧需要提升。

二、《小进步----我不想成为看起来很努力的人》

1.当动手开始对铺面而来的资料进行有规律的整理归类，以及可视化文件管理之后，很大程度上减少了我的焦虑，并且节约了很多时间。经过我的统计，我从之前天天要加班，现在在相同工作量情况下4月只加班了10天。

2.从之前讨厌写形式化的总结，到现在主动的写总结。

3.在向上级汇报之前，自己会拟定一份谈话内容打印出来。向上级汇报的时候，可以更直观的达到高效且有效的沟通。某种程度上算是一个小会议，希望以后在跟客人进行大会议的时候自己能够有更出色的表现。

4.规划了可以提高工作效率的表格。之前会在快被压垮的时候向上级提议我们需要新增人手，而现在我突然很有兴趣挑战它，试试我一个人到底有没有办法完成得更好。

以下引用Grace的原创（微博@郭静琳_Grace）以及结合我自身情况所做的一份资料：

#21个高效工作小技巧#

Day 1: 固定时间查收回复邮件，取代随时回复邮件。

上班9:00查看/回复邮件

11:30再次查看/回复邮件

3:00查看/回复邮件

5:30下班前查看/回复邮件

备注：每次查收邮件后，按实际情况按重要紧急等级进行安排。 处理完毕后，关闭邮件。避免注意力被分散，陷入时间的黑洞

Day 2: 同类事务一并处理。

1.创建TO DO LIST, 可按照时间/地点/人物进行归类，相同属性的事项合并

（如人物：今天与供应商需要谈三件事，事先一一列好，告知今天有三个事情需要谈

 如地点：今天需要去QA部门找人沟通项目，在此之前把相关的人事物准备好，便可一次性处理相关事宜）

2.不要轻易接受插队，让自己掌握主动权。有新事项先写在笔记本上，办完手中的事情再进行下一项

（Grace此项的灵感来自于《断舍离》，把这本书类入购买清单）

OS：每天工作做不完一定是有原因的，在繁杂的工作中一定要保持一颗冷静的心。别人催归催，自己的脚步不能轻易被打乱。要经得住客户的夺命连环 call。

Day 3:小事情马上做。

一分钟可完成的小事情，就马上去做。可消除焦虑。

Day 4: 落实到负责人。

1.安排任务时，除了任务内容，完成时间等，必须要明确谁是负责人。之后有什么问题就和他沟通，让他有ownership的意识

2.懂得把事情分配出去，不要把工作都包揽在手，毕竟我们不是机器人。

Day 5: 创建邮件模版。

创建邮件模版。 不见得会节省很多时间，但是会浪费很多时间。

可创建各类通知邮件模版，及各种简单回复模版。 可直接复制粘贴回复。

PS：淘宝商家和微博博主使用的最透彻。

Day 6: 创建数据模版。

上级大部分是用视觉型认知模式来处理我们汇报，我们需要创建一个一秒钟就能懂的报表给他。 （做两种版本的报表，详细版及简化版，简化版给上级看）

敲黑板：要学习excel，建立数据模版，直观体现数据。

除了工作，也可以用excel来记录个人年度计划实施情况/时间开销/晨间日记等等。

Day 7: 表单工作法。

制作工作表单，详细记录工作内容、流程

1.制作目录

2.细化目录项

3.制作超级链接

可利用工具： Xmind思维导图

Day 8: 早到半小时。

早到的智慧（早到半小时），生活需要仪式感

思考早到后做什么事情更能让自己尽快投入工作：

1.整理桌面、擦桌子

2.冥想今天的安排

3.翻阅待办事项

Day 9: 整洁的桌面。

保持桌面整洁，桌上的东西越少越好。桌面上的东西越多越影响工作效率。

拓展：不仅是办公桌桌面，电脑桌面也是，衣柜，床头柜都是一样的道理。

Day 10: 武器宝典。

1.用outlook创建行动提示（可应用到会议邀请等）

2.创建群发（常群发人组建成一个群，不需要一个个的找）

3.自动过滤

Day 11: 模块化管理。

收纳模块化管理

如：收到邮件后立即贴上标签，对应处理

Day12: 最多只使用3个工具。

使用过多的工具容易产生焦虑，使用3个工具，并明确的定位

 1. 一个本子用来写TDL，会议笔记，灵感

 2. 一个本子用来记录Outstanding

 3. Xmind可视化管理文件

Day13:主动记录会议内容。

好处： 1.锻炼自己的总结能力 2.积极主动的参与会让你在团队中潜移默化的提高影响力。

Day14:向厉害的人学习。

谦虚，打开我们的学习触觉，贪婪的吸收一切宝贵的经验。

在这个盛行勾搭的年代，好好利用互联网去向你觉得厉害的人学习把。

Day15: 做好一件事。

给一件事情设立一个职责的截点，完成之后表示自己的职责已经完成，以免事情“未完”产生焦虑情绪。

拓展：以家庭/工作/自己，三个维度去梳理一下自己的做事风格，并给自己设置职责完成的截点。

Day16: 构建可视化资料管理。

在需要的时候快速的找到文件

拓展：用Xmind画出你的资料系统。阅读清单/月计划/职责系统/公司布局都可以用思维导图来构建体系，让自己的思维更加清楚。

Day17: 人脉管理。

人脉管理的本质是尊重和学习，做好的关键是真诚和记录。

清单法（下面是Grace的清单内容）：

 1. 姓名

 2. 电话

 3. 邮箱

 4. 公司

 5. 职位

 6. 什么时候认识

 7. 在什么场合

 8. 备注： 有趣的事有哪些

备注：以上对外贸管理客户非常有帮助，其实生活中也可以用于朋友，家人身上，能够为友情/亲情助力升温。

Day18:做好准备。

1.面对不同的场景，不同的对象，但我们需要准备的东西本质上是一样的：目的+资料。所以可视化资料管理非常的重要。

2.经验的梳理和总结同样重要，在梳理过程中，你会需要了解你的同事/老板/客户/供应商，知道他们的风格和习惯，也就是对他们进行人脉管理。最后你会发现，这些技能都不是互相独立，而是彼此连接，相辅相成。

Day19: 组织高效会议。

1.熟悉会议框架：知道要去听什么，谈什么，做什么

2.把握时间，忌讳没完没了的谈。最好在开会前，就跟大家说好会议时间，绝不拖时间。

3.随时保持警觉，防止跑题，若发现要跑题了，要勇于站出来提醒大家回归正题。

4.看会议记录，对整个项目进度，会议内容都有很好的把握。

5.没有“我的事”时，可以先行离开（取决于公司文化）

Day20: 写工作总结。

1.工作经验：初期累积时会特别多特别散，要用心的去记住。经验积累到一定的阶段，需要做的是：发现它们之间的联系和共性。为下一步创建SOP以及良好的沟通奠定基础。

2.工作标准化流程SOP：为每一个任务，创建流程步骤，可以清楚的知道一个任务背后承接了多少小任务。能帮助自己发现最短路径，和关键路径（影响项目进度的最长的事件）

3.纠错本：提醒自己犯过的错误，避免重复犯。

Day 21: 调整情绪。

1.事情多，情绪焦虑怎么办：

写下来。去梳理自己到底要做什么，去分析什么是一定要做的，什么事是可以授权给别人做的。记住，你有选择和拒绝的权利。

2.不开心，情绪不好的时候怎么办：

写日记，与自己对话，把自己当成旁听者客观的来分析这件事情，让自己从消极的情绪中抽离出来。

3.遇到自己不自信的时候怎么办：

大咖上身法，想想如果那个人同样面对这件事情，他会怎么处理。平常要留意自己榜样的做事方式，向他们学习，积累经验。

总结：要找到适合自己的方法，调整情绪的关键点是抽离，意识到自己的情绪变化。

感谢遇到Grace, 让我的工作和生活一点一点的走向美好。

Arcy

2017.5.12