找到事发原因的最佳方法

今天的剽悍晨读,给我们分享的书叫《你的灯亮着吗》,其中分享了3个部分的内容,分别是:问题是什么、问题往往来源于“我”、问题由谁解决。

今天我是在上班的巴士上听完主播BOBO的分享的,听完后,我脑海里立马弹出有关解决问题的5W1H手法,因为它和今天分享的3个部分的内容非常相似。

01

在这里先给大家讲一个小故事。

1988年3月10日,在伦敦,一新闻报纸中报道查尔斯英皇太子和朋友们去滑雪,但是不幸遇了雪崩,结果导致太子的一个朋友死亡,一人负伤,而太子和他的护卫、向导在危机关头得以安全逃生。

针对这起事故,3月11日,在日本的「朝日新闻」夕刊中,他们用5W1H的手法将这起事故报道出来。

When(时间):滑雪时间是3月10日下午2:45

Where(场所):澳大利亚附近一个离クロスターズ小镇5KM的地方

Who(人员):查尔斯太子、友人、护卫和向导一行6人

What(什么事情):突然遭遇雪崩

How(如何):一人被活埋、一人负伤、4人安然无恙。

Why(为什么):(没有写)

在夕刊中,不是转载这个新闻,而是通过简洁明了的事实表现的方式来报道。

这个小故事,我是在一本叫「すぐに使えるQC手法」(中译:《快速能使用的QC手法》)的书中看到的。它给了我很深的启发:原来,生活中发生的事情,也可以通过这种5W1H手法来分析,一目了然。

(PS:“5W1H分析法”也叫六何分析法,是一种思考方法,在企业管理、日常工作生活中都可应用。)

02

【问题是什么】

曾经我们公司接到过一个日本客户的投诉,投诉冲压产品因变形而影响组装。

于是品质管理部门就将这份投诉报告开给生产部门。生产部门的回答是:员工在打包的时候不小心用手碰到了产品,导致产品变形,因此对策是:加强员工的教育。

疑问也来了,为什么手指容易碰到产品呢?要加强员工的教育,但是具体的措施什么呢?靠嘴巴讲就可以了吗?

于是品质管理部门的担当和和生产部门的担当一起检讨,最终发现是因为打包的方法不对,导致手指容易碰到产品。因此针对这个情况,生产部门修改了产品打包的作业方法,由生产的班组长OJT(手把手)教育操作者。

如果只是口头教育员工要注意,员工听后可能转身就忘记了,可能相同不良还会再次发生。而且一旦同样的不良被客户再次投诉的话,我们不但信誉丢失,很有可能会失去这个客户,后果很严重。

这也就是搞清楚事情的本质,制定“防呆”措施,才有可能治本,才不会引发后面一连串的麻烦。

PS:“防呆”是质量管理中的一种方法,意思是所制定的操作方法,就连傻子在操作时也不会犯错。

03

【问题往往来源于“我”】

还是以上面的投诉为例。当生产部门接到品质管理部门的投诉后,担当者第一个反应就是:为什么品质管理部门不能将不良品控制在公司内呢?

而品质管理担当就说:不良品又不是我们做的,责任当然在生产部门。

这时,起关键作用的品质管理的课长说:好的质量是制造出来的,不是靠检查出来的,制造才是根源。但是质量部门没有把好关,没有将不良控制在萌芽时段。我们应该是想办法要如何杜绝以后再发生类似事情,而不是追究责任。

生产部门的负责人也是个明事理的人,一说就接受了。

于是,两个部门的负责人带上相关人员,运用上面讲到的5W1H的方法来分析这次的投诉,并用“三现”政策,不但找到了真正的原因和永久的解决方案,而且大家还从中学到了解决问题的手段和方法,皆大欢喜。

问题的发生,出于本能,我们往往喜欢把责任推卸给别人,却没有先自我反省。

其实,只有不够聪明的人才喜欢批评、指责、抱怨他人和推卸责任。

PS:“三现”政策是指:现场、现物、现实。即一切从现场出发,针对现场的实际情况而采取的活动。

04

【问题由谁解决】

不良的原因找到了,应该由谁来主导解决呢?

品质管理的课长组织生产部的负责人,通过对不良发生的重新模拟,然后找出预防不良的对策,明确由品质管理部门根据模拟的情况制定了“防呆”的操作指导书,并负责给客户提交处理报告;而生产部门负责对措施的实施和效果的确认。

最后,这个投诉在品质管理部门和生产部门的合作下,顺利将问题解决了。由于处理及时,不但客户满意,还避免了下一次的投诉。

有时候,推卸责任和抱怨根本解决不了问题,只有自我反省,寻求合作,才是解决问题的根本途径。

05

日本汉学大师安冈正笃先生有一句名言:心变则态度亦变,态度变则习惯跟着变,习惯变则人格随之变,人格一变则人生也就变。

接受自己的不足,然后勇于改变,事情才会变成我们想要的样子。

不管是在工作上,还是生活上,我们总是会遇到像以上提出的三个问题。我们可以在脑海里使用这种5W1H的方法来解决,这样事情就会变得更加清晰,更加容易解决了。这个方法看起来有6个步骤之多,但是久而久之,养成生活的一部分,自然会对你的工作和生活产生无比的助益。

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