前几天和朋友老李吃饭,他和我说到,公司新上任了一个领导,特别喜欢开会,老是开一些不知道干嘛的会议,每次开完都不知道想表达什么,特别无趣。
而且开部门会议的时候,没有的主题,老是跑偏,最后部门会议变成他吹嘘过往经历的专场,整场会议下来,开会的效率特别低,现在一听到开会,都想不去了,一点都不期待。
领导能少吹一点过往的牛逼,开会讲点现在的实事或者干货就好了。
这话让我很震惊,工作这么久以来,我还很少遇到开会效率低的情况。一般都是有事说事,把问题说出来,大家一起沟通,然后分配任务,各自去做好各自的工作,高效率的完成开会的流程。
其实,遇到这样的情况,聪明的员工,应该主动的和领导在私下沟通,反馈大家的感受,而不是形式主义的为了开会而开会。不是为了公司,也不是为了老板,是为了你自己。我们需要有向上管理的能力,才能在职场走得更远。
1:和领导沟通的目的
很多时候,我们谈话并不直接提出自己的要求,而是绕一个弯子。比如:在房间里看电视的孩子叫到:“妈,我口渴了。”
这种情况下的潜台词是,孩子希望妈妈能够帮他拿一瓶水。
其实我们在开会沟通的时候也是一样,开会要明确沟通的目的,不然大家沟通的主题都不知道聊什么,如何进行积极的沟通?最后变成了一个人的演讲,有什么意义?
其他人没参与感,觉得没意思,也没有把会议真正的沟通作用发挥出来。
哲学家贝克莱说过一句著名的话:存在即被感知。
我们为什么会在深夜发一些励志的加班的话语?其实不过就是期待朋友积极的互动,唯有收到留言点赞,才能感受到存在感。
这和公司的会议是一样的,工作是需要有参与感的,当你积极参与的时候,你才会有兴趣去做这个事情,发挥更多的创意去做好这个任务。
所以不要只蜷缩在自己的世界里面,遇到问题不积极沟通,领导就无法知道。直接的影响就是下次开会还这样,浪费大家有限的上班时间,最后加班来完成正常的工作。
不只是问题的积极的沟通,其他的时候,也要定时主动积极的汇报,反馈工作的进度。
让领导感知到你的努力和认真 ,当领导发现你汇报工作中遇到的困难,会主动的帮你解决工作中的卡点,让更多的资源倾斜于你,工作进度会进展得越来越顺利。
2:向上沟通的方式
我们小时候,父母总是希望我们乖一点,当我们在家里吵闹或者调皮的时候,遇到父母心情糟糕就会被莫名其妙的大吼:“你们怎么回事?你们就不会乖一点,懂事一点吗?我在外面工作了一天,回家还看到你们这样,我不累吗?”
通过这样的方式,父母在发泄自己,通过宣泄告诉孩子们,她很烦,提醒孩子,她很痛苦,不要在来惹她了。
这样的沟通方式好吗?反正我小时候这样被父母吼,就是吓一跳,然后赶紧闭嘴,乖乖的溜回房间。
有一次老唐和我说他回到家,看到孩子在吵,大声的说出自己的需求:“宝贝们,我很痛苦,现在不想过问你们的事情!我需要安静。”
他年仅九岁的儿子停了下来,问到:“你愿意和我说说吗?”
这让我意识到沟通的方式很重要,我们沟通的时候需要用恰当的方式去表达自己。如果我们能用正确的方式表达我们的不满和不舒服。即使对方情绪也不是很好,有时候也能意识到我们的需要。同一个事情不同的沟通方法,会产生不同的结局。
一个成熟的职场人,同样需要掌握正确的沟通方式,特别是向上沟通的能力。
上级很忙,没办法时刻关注到你的需求和情绪,但其实心里有一杆秤。
你有什么问题都不沟通,遇到大的问题的时候,就知道放马后炮或者背后说领导坏话;同事有什么问题积极的沟通,定时的汇报工作进度,定期的上交工作计划和总结。
就算最后你们的结果都差不多,你说老板心里的天平会倾向于谁?
3:如何和领导沟通的3个关键点
心理学中有一个著名的“脱困四问”,回答以下4个问题,有助于理清思路:
Emotion:我在什么情绪之中?强烈程度打几分
Event:因为发生了什么事情?不带情绪化语言,客观真实的描述当时发生的事情,发现自己的表述有主观化倾向,返回第一步,继续处理情绪。(挖掘情绪背后的事实)
Target:我的初心是什么?我原本想要什么?(找到期望与结果间的差距)
Action:我们应该怎么做?我为此能做些什么?
当我们理清思路,在和领导需要沟通不同看法的时候,就会从容。我给大家3点建议,供你参考。
1:清楚的表达和观察结果
表达一个问题的时候,要切合实际的沟通,先冷静理智的描述出客观的情况,不要刚沟通就表达情绪。
特别是女性在沟通的时候,容易情绪化,比如小张在早上被小李不小心把衣服打湿了,可能就会说:“真是气死我了,好郁闷啊,你洗杯子的时候小心一点啊。
注意一下旁边有没有人啊,你就这样把水洒我一身,真是郁闷死我了,大清早的把我最喜欢的衣服给弄湿了,真是好憋屈啊。"
以上的案例来说,可能小李也特别委屈,自己不是故意的,大清早的就被劈头盖脸的骂一顿,真是晦气的一个早上。
但是,如果换一种呢?我们抛开自己的情绪,只是清楚的表达观察和结果呢?小张可以说:小李啊,你洗东西的时候,水流有点大,容易不小心打湿旁边人的衣服,刚才我不小心衣服就被打湿一点了。
和领导沟通的时候,切忌情绪化,抛开情绪先描绘客观的事实,在表达自己的感受,这会让领导更容易接受,并帮助你解决后续的问题。
2:冷静的表达感受
当我们冷静的描述完事实之后,可以加一点自己的感受,不是歇斯底里的感受愤怒和抱怨,而是冷静的说出这个事情带给你的影响和感受,例如开心、气愤、害怕、受伤,这些都是你的感受。
这样做有助于拉近彼此的同理心,为后面的请求改变,埋下伏笔。
比如,上面的开会拖沓,就可以在私底下这么和上级反馈:”领导,我看咱们每次开会的时间基本一个小时以上,而说主题的时间基本10分钟就解决了,大家最近因为开会时间长,完成不了日常的工作,经常加班,回家很晚,心情有点沮丧。“
接着,他就可以对领导提出具体的请求,比如:希望领导能开会的时候,能明确主题和控制开会的时间,采取头脑风暴的方法让大家都参与问题讨论,都积极踊跃的表达自己的想法,才能有更好的方案,最后总结一个切实可行的方案,任务落实到个人,以及具体的完成时间。
3:说出自己的请求
如何说出自己的请求?我建议大家不要莽撞的去提请求,而是要去思考具体而可行的方法。让领导听到这个建议之后,觉得你是有准备来的,带着方案来的,不是来找他问题的,是来积极的沟通解决问题的。
像上面的关于开会的改革请求,提到了几点建议:1:开会明确主题 、2:控制开会时间、3:采用头脑风暴方法、4:总结方案、5:任务到人、6:完成任务的期限。
这是一个完整的方案,同时能解决现有的开会拖沓,没有效率的问题的。
当然我们在沟通和表达的自己的请求的时候,需要注意场合,不然很容易适得其反。像前面说到的和领导、同事提建议就要在私底下说,第一是给对方留面子,第二个是私下说更为放松,也能更好的拉近彼此的关系。
既表达了自己的需求,也懂得分寸,这样的同事是,谁不喜欢呢?
总的来说,积极正面的职场沟通,不仅能帮你解决问题,还能帮你稳固职场关系,从而进一步的提升自己的职场之路。
最后,我们总结一下沟通的三个步骤:1:清楚的表达和观察结果、2:冷静的表达感受、3:说出自己的请求