使用电脑的你真的会使用文件夹、管理文件吗?

图片发自简书App

前序

    由于我如今工作的需要,对文档接触的较多,自然而然也就出现了文档难管理,寻找没方向,调用无记录等问题,如果你接触的文档较多我相信你也会有此些困扰。

    再者,一个人如果资料众多,公私资料混合,程序代码乱存放,我相信,你也会头疼不已。

    综上,我根据我自己接触到的和我工作中出现的做了如下总结。



图片发自简书App

1.个人篇

    1.在根目录盘下建一个以自己名字拼音为名称的文件夹,如YuRen9Hao(在每年结束后请在后面加上工作的年月日)

    2.在以你自己命名的文件夹中可建立如下基本文件夹,如个人总结、参考资料、工作项目等,然后各个栏目下根据自己情况再细分,可参考下图。


图片发自简书App

3.如果是编程人员,请在根目录下建立一个MyProject文件夹,里面再以程序的功能命名并加上版本号如MainV10,由于某些软件不能参有其他字符,此例通用。Main为主函数名称V10为版本号,0为自己修改的次数,1为立基线的版本。

4.规范的给文档命名。在此处给一个基本的文件命名方式:项目名称/代号-文件名称-版本号-(作者)-(日期)。其中括号部分选用。

    例:个人周总结    每周总结-20XX年XX月XX日至20XX年XX月XX日周工作汇报-愚人9号-20171214

    例:技术报告    单片机编程-单片机开发板测试报告-V1.0-愚人9号-20171214



图片发自简书App

    如果你是文档管理者可参考如下步骤

2.工作篇

5.将公司技术资料与如上个人资料隔离。你需要做如上步骤之外,再格外腾出一个盘来特定放工作技术文档资料。一般我的习惯,D盘装软件,E盘个人文件夹,F盘放公司资料。具体分类可参考下图。


图片发自简书App

  需要提醒的是,在此我仅举例,以项目分,然后后面举了几个分类,大家请根据公司实际情况命名。

6.文件编号排序。处女座患者或要求较高者,可对每个文件夹进行编号如:01-项目1名称,02-项目2名称,03-公用文档,这样顺序不会乱,注意排序是要有递进关系或项目联系的。亲测效果不错。

7.制作文档清单表。建一个Excel表,表头有要有几个基本项目:序号,文档名称,编号,归档号,版本号,备注。(此部分需展开细讲,再补充上索引号,文件夹位置,类目等,详情可关注我后续发文)这样做的目的相当于一个文档清单,而Excel有筛选定位的作用。好处多多,配合命名  (索引号)-项目名称/代号-文件名称-版本号-(作者)-(日期) 寻找速度真不要太快。(此处也同后续发文将如何打印纸质归档存放有联系,在此无法多赘述,请关注我后看我后续发文吧~)

8.制作总项目文件清单。进行到此,你的文件夹管理和文档管理已迈开一大步,如果你要再进阶,请再做一个Excel表,表头有要有几个基本项目:序号,所属类目,文档名称,编号,归档号,版本号,备注。每个工作表以项目进行分类,然后再做一个索引目录。(同样,此处无法多赘述,请关注我后续发文)



图片发自简书App

3.总结篇

    看到这里,不知道你对自己的文件夹管理和文档管理是否有了一个大概的思路?

    自己在使用电脑工作时是否也有一些最开始上面我提到的问题?

    其实你这样看着是有些繁琐,但当你适应并了解其中规律后,你的工作效率会提升大半。然后再温馨提示一下,采用此方法时,不要操之过急,这是一个细致的过程,需要你循环渐进的改变。

    最后,谢谢您的阅览。

  如果您觉得有用,就点喜欢或关注我吧,后续我将继续发文中提到过的文档清单表格制作,总清单目录制作等文。



图片发自简书App

    愚人9号,一名

    只写个人实践体味,
    不谈他人理论学说

    的

    愚女子。

              2017-12-14-长沙

©著作权归作者所有,转载或内容合作请联系作者
  • 序言:七十年代末,一起剥皮案震惊了整个滨河市,随后出现的几起案子,更是在滨河造成了极大的恐慌,老刑警刘岩,带你破解...
    沈念sama阅读 215,723评论 6 498
  • 序言:滨河连续发生了三起死亡事件,死亡现场离奇诡异,居然都是意外死亡,警方通过查阅死者的电脑和手机,发现死者居然都...
    沈念sama阅读 92,003评论 3 391
  • 文/潘晓璐 我一进店门,熙熙楼的掌柜王于贵愁眉苦脸地迎上来,“玉大人,你说我怎么就摊上这事。” “怎么了?”我有些...
    开封第一讲书人阅读 161,512评论 0 351
  • 文/不坏的土叔 我叫张陵,是天一观的道长。 经常有香客问我,道长,这世上最难降的妖魔是什么? 我笑而不...
    开封第一讲书人阅读 57,825评论 1 290
  • 正文 为了忘掉前任,我火速办了婚礼,结果婚礼上,老公的妹妹穿的比我还像新娘。我一直安慰自己,他们只是感情好,可当我...
    茶点故事阅读 66,874评论 6 388
  • 文/花漫 我一把揭开白布。 她就那样静静地躺着,像睡着了一般。 火红的嫁衣衬着肌肤如雪。 梳的纹丝不乱的头发上,一...
    开封第一讲书人阅读 50,841评论 1 295
  • 那天,我揣着相机与录音,去河边找鬼。 笑死,一个胖子当着我的面吹牛,可吹牛的内容都是我干的。 我是一名探鬼主播,决...
    沈念sama阅读 39,812评论 3 416
  • 文/苍兰香墨 我猛地睁开眼,长吁一口气:“原来是场噩梦啊……” “哼!你这毒妇竟也来了?” 一声冷哼从身侧响起,我...
    开封第一讲书人阅读 38,582评论 0 271
  • 序言:老挝万荣一对情侣失踪,失踪者是张志新(化名)和其女友刘颖,没想到半个月后,有当地人在树林里发现了一具尸体,经...
    沈念sama阅读 45,033评论 1 308
  • 正文 独居荒郊野岭守林人离奇死亡,尸身上长有42处带血的脓包…… 初始之章·张勋 以下内容为张勋视角 年9月15日...
    茶点故事阅读 37,309评论 2 331
  • 正文 我和宋清朗相恋三年,在试婚纱的时候发现自己被绿了。 大学时的朋友给我发了我未婚夫和他白月光在一起吃饭的照片。...
    茶点故事阅读 39,450评论 1 345
  • 序言:一个原本活蹦乱跳的男人离奇死亡,死状恐怖,灵堂内的尸体忽然破棺而出,到底是诈尸还是另有隐情,我是刑警宁泽,带...
    沈念sama阅读 35,158评论 5 341
  • 正文 年R本政府宣布,位于F岛的核电站,受9级特大地震影响,放射性物质发生泄漏。R本人自食恶果不足惜,却给世界环境...
    茶点故事阅读 40,789评论 3 325
  • 文/蒙蒙 一、第九天 我趴在偏房一处隐蔽的房顶上张望。 院中可真热闹,春花似锦、人声如沸。这庄子的主人今日做“春日...
    开封第一讲书人阅读 31,409评论 0 21
  • 文/苍兰香墨 我抬头看了看天上的太阳。三九已至,却和暖如春,着一层夹袄步出监牢的瞬间,已是汗流浃背。 一阵脚步声响...
    开封第一讲书人阅读 32,609评论 1 268
  • 我被黑心中介骗来泰国打工, 没想到刚下飞机就差点儿被人妖公主榨干…… 1. 我叫王不留,地道东北人。 一个月前我还...
    沈念sama阅读 47,440评论 2 368
  • 正文 我出身青楼,却偏偏与公主长得像,于是被迫代替她去往敌国和亲。 传闻我的和亲对象是个残疾皇子,可洞房花烛夜当晚...
    茶点故事阅读 44,357评论 2 352

推荐阅读更多精彩内容