成本和质量管理在项目管理中占有重要地位,大多数工作都是围绕成本与质量展开的。今天重点总结这2块的管理知识。
一、项目成本管理
成本管理是确保在批准的预算内完成项目,通过成本管理尽量使项目实际发生的成本控制在预算范围内。
1、成本失控的原因:a、对工程项目认知不足;b、组织制度不健全;c、方法问题(缺乏相关报表及数据处理方法,缺少科学的成本控制方法和工作制度);d、技术的制约;e、需求管理不当。
2、成本的类型:可变成本、固定成本、直接成本、间接成本(多项目分摊的成本)、机会成本、沉没成本
3、应急储备:包含在成本基准内的一部分预算,用来应对已知-未知的风险,在成本基线中;
4、管理储备:为了管理控制的目的而特别留出的项目预算,用来应对项目范围中不可预见的工作,应对未知-未知的风险,使用需报批。
项目预算=成本基准+管理储备
5、规划成本
是为了规划、管理、花费和控制项目成本而制定政策、程序和文档的过程。主要作用是为如何管理项目成本提供指南和方针。
①输入:项目管理计划、项目章程、组产、事因;
②输出:计量单位、精确度、准确度、组织程序链接、控制临界值、绩效测量规则、报告格式、过程描述、其他细节。
6、估算成本
是对完成项目活动所需资金进行近似估算的过程。主要作用是确定完成项目工作所需的成本数额。
①成本估算的主要步骤
a、识别并分析成本的构成科目;
b、根据已识别的项目成本构成科目,估算每一科目的成本大小;
c、分析成本估算结果,找出各种可以相互替代的成本,协调各种成本之间的比例关系。
②输入:成本管理计划、人力资源管理计划、范围基准、项目进度计划、风险登记册、组产、事因;
③输出:活动成本估算、估算依据、项目文件更新。
7、制定预算
是汇总所有单个活动或工作包的估算成本,建立一个经批准的成本基准的过程。主要作用是确定成本基准,可根据此监督和控制项目绩效。
①输入:成本管理计划、范围基准、活动成本估算、估算依据、项目进度计划、资源日历、风险登记册、协议、组产。
②输出:成本基准(经过批准的、按时间段分配的项目预算,不含管理储备。)、项目至今需求、项目文件更新。
8、控制成本
是监督项目状态,以更新项目成本,管理成本基准变更的过程。作用是发现实际与计划的差异,以便采取纠正措施,降低风险。
①项目成本控制包括:
a、对造成成本基准变更的因素施加影响;
b、确保所有变更请求都得到及时处理;
c、当变更实际发生时,管理这些变更;确保成本支出不超过批准的资金限额;
d、监督成本绩效,找出并分析与成本基准间的偏差;
e、对照资金支出,监督工作绩效;
f、防止在成本或资源使用报告中出现未经批准的变更;
g、向有关干系人报告所有经批准的变更及相关成本;
h、设法把预期成本超支控制在可接受的范围内。
②输入:项目管理计划、项目资金需求、工作绩效数据、组织过程资产;
③输出:工作绩效信息、变更预测、变更请求、项目管理计划更新、项目文件更新、组织过程资产更新。
9、技术和工具
①成本分析技术
a、技术分析:回收期、ROI、内部报酬率(使投资项目净现值等于零的贴现率)、现金流贴现、净现值
b、专家判断、会议;
c、类比估算(成本低、耗时少,但是准确率低,自上而下)、参数估算(取决于参数模型的成熟度和基础数据的可靠性);
d、自下而上估算(单个工作包或活动的成本向上累加)、三点估算(最可能、最乐观、最悲观成本);
e、储备分析(应急、管理储备);
f、其它:质量成本(COQ)、项目管理软件、卖方投标分析、群体决策技术。
②成本管理技术
a、成本汇总:自下而上的成本汇总
b、储备分析(应急、管理储备);
c、历史关系(有关变量之间可能存在一些可据以进行参数估算或类比估算的历史关系);
d、资金限制平衡(平衡资金支出);
e、挣值管理:
名词解释:项目预算BAC、计划价值PV,已完成工作量的测算值EV,实际成本AC、成本偏差CV,进度偏差SV、成本执行指数CPI、进度执行指数SPI。
计算公式:
CV=EV-AC,小于0,成本超支;大于0,成本节约;
CPI=EV/AC,小于1,成本超支;大于1,成本节约;
SV=EV-PV,小于0,进度滞后;大于0,进度超前;
SPI=EV/PV,小于1,进度滞后;大于1,进度超前;
f、预测:尚需完工预测ETC及项目完工估算EAC:
尚需完工估算ETC,典型=(BAC-EV)/CPI;非典型=BAC-EV;
1)按预算完成:EAC=AC+(BAC-EV);
2)按当前CPI完成:EAC=BAC/CPI;
3)SPI与CPI同时影响ETC:EAC=AC+[(BAC-EV)/(CPI*SPI)]
4)完工尚需绩效指数:TCPI=(BAC-EV)/(BAC-AC)
g、绩效审查
对象包括成本绩效随时间的变化、进度活动或工作包超出和低于预算的情况,以及完成工作所需的资金估算,分析内容包括:
(1)偏差分析
(2)趋势分析
(3)挣值绩效
二、项目质量管理
质量指“反映实体满足主题明确和隐含需求的能力的特性总和”,国家标准定义为“一组固有特性满足要求的程度”。项目的质量是应客户的要求进行的,不同的顾客有着不同的质量要求,其意图已反映在项目合同中。
质量管理是指确定质量方针、目标和职责,并通过质量体系中的质量规划、质量保证和质量控制以及质量改进来使其实现所有管理职能的全部活动,是为了实现质量目标而进行的所有质量性质的活动。
1、ISO质量管理的8项原则(以顾客为中心、领导作用、全员参与、过程方法、管理的系统方法、持续改进、基于事实的决策方法、与供方互利的关系)。
2、全面质量管理:包含全员参与、全过程、全面方法、全面结果4个特性。
3、六西格玛:摩托罗拉公司提出,指每百万不合格品率少于3.4(6倍标准差)。
4、规划质量管理
识别项目及其可交付成果的质量要求和标准,并准备对策确保符合质量要求的过程。其作用是为整个项目中如何管理和确认质量提供了指南和方向。
①输入:项目章程、项目管理计划(范围基准、成本基准、进度基准、其他管理计划)、干系人登记册、风险登记册、需求文件、事因、组产;
②输出:质量管理计划、过程改进计划、质量测量指标(准时性、成本控制、缺陷率、故障率、可用性等)、质量核对单、项目文件更新。
③质量偏差产生的原因:人机料法环
④质量管理的问题
a、未严格执行公司的质量管理体系;
b、没有指定质量控制计划;
c、没有进行质量保证工作;
d、前期测试工作不充分。
⑤质量管理问题的解决措施
a、严格执行公司的质量体系流程工作;
b、制定质量管理计划;
c、执行质量保证计划;
d、调配相关资源,加强后续质量保证工作;
e、加强后期的测量控制和测试;
f、提前加强产品交付的客户服务和维护工作;
g、加强沟通;
h、建议必要时修改质量基准,争取以最小代价获得客户认可。
5、实施质量保证
是审计质量要求和质量控制测量结果确保采用合理的质量标准和操作性定义的过程。主要作用是促进质量过程改进,旨在建立对未来输出或未完输出将在完工时满足特定的需求和期望的信心。
①输入:质量管理计划、过程改进计划、质量测量指标、质量控制测量结果、项目文件;
②输出:变更请求、项目管理计划更新、项目文件更新、组织过程资产更新。
③质量保证贯穿于整个项目生命周期,是质量计划和质量控制的控制,质量是计划出来的不是检出来的,质量保证是评价成本。
④质量保证人员的工作
a、计划阶段制定质量管理计划和相应的质量标准;
b、按计划实施质量检查,是否按质量标准过程实施项目工作;
c、依据检查的情况和记录,分析、发现问题,并与当事人协商解决;
d、定期给项目干系人发放质量报告;
e、为项目组成员提供质量要求方面的培训或指导。
6、控制质量
是监督并记录质量活动执行结果、以便评估绩效,并推荐必要的变更过程。主要作用包括:识别过程低效或产品质量低劣的原因,建议并采取相应措施消除这些原因;确认项目的可交付成果及满足主要干系人的既定需求,足以进行最终验收。
①输入:项目管理计划、质量测量指标、质量核对单、工作绩效数据、批准的变更请求、可交付成果、项目文件、组织过程资产;
②输出:质量控制测量结果、确认的变更、核实的可交付成果、工作绩效信息、变更请求、项目管理计划/项目文件/组织过程资产更新。
③质量控制七步骤:P阶段(选择对象;为对象制定标准、目标;制定计划,确定保证措施);D阶段(执行);C阶段(跟踪、检查);A阶段(发现并分析偏差;跟进偏差采取相应对策)。
7、质量管理技术和工具
①规划阶段:成本收益分析法(成本/质量<1)、质量成本法、标杆对照、实验设计(统计方法、识别哪些因素会对正在生产的产品或正在开发的流程的特定变量产生影响)、其它工具(头脑风暴、名义小组技术)。
质量成本分一致性成本和非一致性成本,其中:一致性成本又分为预防成本(培训、流程文档化、设备等)和评价成本(测试、检查等);非一直性成本分内部失败成本(返工、废品等)和 外部失败成本(客户发现的责任、保修、业务流失等)
②执行阶段
a、质量审计:质量保证体系审核,对质量管理活动的结构性评审,质量评审的目标是【识别全部正在实施的良好及最佳实践;识别全部违规做法、差距及不足;分享所在组织或行业中类似项目的良好实践;积极、主动地提供协助,以改进过程的执行,从而提高生产效率;强调每次审计都应对组织经验教训的积累做出贡献】。
b、过程分析:按照过程改进计划中概括的步骤来识别所需的改进。也是检查在过程运行期间遇到的问题、制约因素,以及发现的非增值活动。
c、七种基本质量工具(用于PDCA循环中解决与质量相关的问题)
(1)老七工具
因果图:鱼骨图,用来追溯问题的来源,回推到可行动的根本原因;
流程图:也叫过程图,用来显示在一个或多个输入转化成一个或多个输出的过程中,所需要的步骤顺序和可能分支;
检查表:计数表,用于收集数据的查对清单;
帕累托图:8020原则、排列图、ABC分析法,用于识别大多数问题的少数重要原因;
直方图:用于描述集中趋势、分散程度和统计分布形状;
控制图:判断某一过程处于控制之中还是失控状态;
散点图:可以显示两个变量之间是否有关系,一条斜线上的数据点距离越近,关系就越密切。
(2)新七工具
亲和图:针对某个问题,产生出可联成有组织的想法模式的各种创意,有助于WBS的制订;
过程决策程序图:用于理解一个目标与达成此目标的步骤之间的关系,有助于制订应急计划;
关联图:在包含相互交叉逻辑关系的中等复杂清新总创新性地解决问题;
树形图:也称系统图,可用于表现诸如WBS、RBS、OBS的层次分解结构;
优先矩阵:识别关键事项和合适的备选方案,并通过一系列决策,排列出备选方案的优先顺序;
活动网络图:连同项目进度计划编制方法一起使用,关键路径、关键链法等;
矩阵图:使用矩阵结构对数据进行分析。在行列交叉位置展示因素、原因和目标之间的关系强弱。
d、统计抽样:从目标总体中抽取一部分相关样本用于检查和测量。
e、检查:也可称为审查、同行审查、审计或巡检等,也可用于缺陷补救。