最近有小伙伴向我咨询，说他转岗之后，感觉每天要学好多新东西，要去做很多新尝试，而且更多地要和人打交道，有太多不确定和干扰，不能沉下心来做事，怎么办？
这也是经常有人问到我的，到底如何做好“多任务管理”？
其实，人生就是一波接一波的多任务管理，在大学要修多个科目，工作后要负责一堆事儿，转行或者转岗后又要“掉一层皮”，还要组建家庭，第一次当父母......
这个过程就像是在演奏交响乐，有很多乐器、有很多曲调，相互之间究竟是互相干扰的噪音，还是组成了和谐的乐章，这很考验一个人的“项目管理能力”。
怎么破？和大家分享三个我以及我们团队亲测有效的做法。
1、你的指挥家意识，永远不要缺位
一个演奏团的混乱，往往是从指挥家不到位开始的。
指挥家意味着什么？意味着你要清楚正在演奏哪里，接下来演奏哪里，哪种乐器该停了，哪个乐手该进了，心里面要一直非常清晰地知道主旋律是什么。
但现实情况往往是，我们会把自己的“指挥棒”丢给别人：老板要我做很多杂事、客户要让我及时回复信息、家人要我在周末陪伴等等。
如果不想被他人打乱节奏，就要把他们的节奏规划到我们自己的节奏中。
紧握指挥棒，清晰主旋律。
那在具体的工作中，应该如何谱写我们的主旋律呢？
和你分享一个“六页纸”工作法。
这个方法源于2004年 亚马逊 CEO 杰夫·贝佐斯的一封邮件，在邮件中他解释了自己为什么希望用备忘录来代替 PPT。
请注意，贝索斯非常强调“更好地理解什么事情更重要，以及事物之间是如何关联的”。
优先级和相关性，是我们在去领任务、安排任务、做任务的过程中，时时刻刻都要问自己的问题。
后续经过大家在使用过程中的优化，逐渐形成了一种叫「6页纸」的叙事工作方法。
具体每页纸都有什么内容呢？
- 第一页：背景（What we do?）
- 第二页：解决什么问题？（Why we do it?）
- 第三页：我们怎样做？（How we do it?）
- 第四页：如何验证？（Validation）
- 第五页：讨论、分析（Discussion / Analysis）
- 第六页：总结（Summary）
要想思考清楚以上几个问题可不简单，这意味着你需要：
- 了解整个事情的背景和来龙去脉，是因为什么发起，必要性是什么，和其他部门的相关性是什么？
- 做这件事情的最终目的是什么，解决什么问题，达到什么目标？
- 要完成这件事情，从头到尾需要怎么做，需要调动其他哪些资源，可能会遇到什么问题，应对的解决方案是什么？
- 如何在做的过程才能验证我们是朝着正确的方向行进的？
- 如何在团队中建设性地讨论这个问题，如何达成共识，如何顺利推进？
- 如何总结，如何让大家清楚其中的要点，如何影响更多的人？
你可能会说，这也太复杂了吧。
但是，如果你想作为你自己工作和生活的“指挥家”，如果你不想丢掉你的“指挥棒”，你就要这样去思考。
就像脱口秀演员李诞谈到他的工作，他在写稿的时候，为了更好地理解稿子能给观众带来什么影响，他就得去看后期。
为了更好地了解后期剪辑和现场录制的区别，他就去学习做节目的思路。
为了更好地做节目，他就要去参与前期策划。
为了更好地做策划，他就自己站到台前去理解现场气氛。
所以他在《李诞脱口秀工作手册》中写到：
“想把一件事做好，就只能把这个行业里所有的事情打通。这些东西职场里很多人会教，说是：要像项目负责人一样思考。
其实没有那么功利，不是说我要当项目的负责人，而是去那样思考。我哪怕只是为了写好当时的一条段子，我也得像这个节目的制片人一样思考。
好玩的就是，如果你一直像制片人这么思考的话，你最后就是会变成制片人。我认为真正的学习方式，是为了做好本职工作，去像其他职位的人那样思考。”
所以，多任务管理最重要的，不是加班加点地做更多的事情、或者同一时间分心出来去处理不同的任务；反而是像指挥家一样，用更高的事业和一个强有力的目标，把多个任务整合成朝一个方向努力的任务集。
请让你的指挥家意识，永远不要缺位。
2、写下来，才有谱
对于一个演奏团来讲，不管大家对这个曲子有多么烂熟于心，指挥和每个乐手都会看着曲谱演奏。
这是为什么？
因为对于大型演奏来说，大家需要相互之间配合，一旦一个环节出错，可能就会关联影响好几个其他的声部和后续的节奏。
一场演奏如此，更何况是我们没有“彩排”过的、更加复杂多变的工作生活。
所以，我们都要写下自己的曲谱，在做的过程中参照、标记、调整。
《认知觉醒》一书中有一个我特别喜欢的观点：“人生是一场消除模糊的比赛。”
什么是模糊？ —— 很多人把行动力不足的原因归结为环境干扰或是意志力弱，其实，行动力不足的真正原因是选择模糊。
所谓选择模糊，就是我们在面对众多可能性时，宁愿让自己陷入纠结、焦虑和拖延的状态，也不愿去做出一个清晰、明确和坚定的选择。
任何事情，就算再小，一旦我们不正视它、看清它、拆解它、化解它，它就可能会进入我们的模糊地带，变成一个不可名状的烦恼，占据思维带宽，拉低我们的行动力。
要想不受其困扰，唯一的办法就是不给它变模糊的机会。所以，当你感到心里有说不清、道不明的难受的感觉时，赶紧坐下来，具体化、清晰化。
那我们如何在工作中更好地消除模糊，选择清晰呢？
很简单，写下来。
不管是你要做的事项，你的想法，你的情绪，通通都写下来。让很多模糊的感觉变成清晰的文字。
对于工作来说也是，在面对一大堆任务的时候尤其容易拖延，这个时候，我们就要写下来，具体怎么写？
和你分享一个工作“五线谱”的细分方法：
核心主干线：这是优先级最高的事项，需要自己排除一切干扰，潜心、深度地工作，所以把最“黄金”的时间段和精力状态留给这样的工作；
常规任务线：这是需要例行推进的事项，对于完成的难度、工作量都有一定的把控，所以规划好时间和提前沟通好相关人员；
难啃骨头线：这是你不太愿意做，但又不得不做的事项，你要学会利用外部力量来推动自己，例如公开承诺，邀请其他部门的人来共同协作等。
琐碎任务线：对于一些不太紧急的琐碎任务，可以放在自己的“边角料”时间去完成，例如回复一些不紧急的邮件、完成一些统计工作等；
委托外包线：在领任务的时候就要想清楚，哪些事情是适合自己做的，哪些可以委托或者外包给别人来做，例如聘请一些实习生来完成低效重复的工作，花钱咨询专家来快速了解某个领域的专业知识等。
所以，可以尝试每天写下你的工作“五线谱”，清晰自己在每条线上需要用什么工具、调用什么资源、适合在什么时间做，这时候你的工作界面就更加清爽有序，你的节奏也不容易被打乱。
写下来，才有谱，才靠谱。
3、调整好节奏，保护你在工作中的乐趣
在最前面我们说过，人生就是一波接一波的多任务管理，于是我们就会看到有人高开低走，在最开始的时候用力过猛，从而后劲不足。
还是那句话，人生就像一场交响乐，既有美好明快的曲调，也有灰暗低沉的咏叹，重要的是我们如何调整好自己的节奏，保护内在的动力来源，找到做事情本身的乐趣，而不是被各种应接不暇的任务榨干了心力。
什么是节奏呢？
《巅峰表现》一书的两位作者考察了长期保持状态、甚至40多岁了还保持了世界一流水平的运动员，也考察了从事创造性工作的脑力劳动者，发现他们的行为规律有共同之处。
那就是，很有“节奏感”。
这种节奏感表现为一个公式就是：
成长 = 压力 + 休息。
合理分配压力和休息，你才能以最高效率、可持续地成长。如果压力太大而休息太少，你就会被击垮；如果压力不够而休息太多，你就会自满、达到一个平台不再进步。
也就是说，我们不仅要学会刻意练习，还要学会刻意休息。从而真正做到放松而专注，充实而有序。
最后，和大家分享一个小故事：
从前有位剑侠遇到了智者，剑侠问智者:“我还需要练习多久才得达到剑的最高境界?”
智者答:“还要20年”。
剑侠又问:“那如果我每天不眠不休地苦练呢?”
智者说:“那就要40年了”。
“为什么我不眠不休地练习还得花更长时间?”
“因为你失去了练剑的乐趣。”
演好主旋律，把握协奏曲，保护好乐趣，愿你的人生是一场美妙的交响乐。
<<<舒琪 学习笔记
