【清单:让你把事情做正确的支持体系】让大脑不被繁杂的检查项目所占据,释放出脑力处理更加困难的问题
0-【楔子】
工作生活中,人经常会犯一些低级的失误,如同“灯下黑”,为什么会这样,我们又如何避免呢?
1-【为什么会犯低级错误】
人的错误分两种:
第一种:无知之错。没有掌握正确的知识技能,或者没有相关的知识技能犯了错。
第二种:无能之错。虽然掌握了正确的知识技能,但没有正确的使用知识技能而犯下的错。所以,我们常说的低级错误,就属于这类。
我们为什么会犯无能之错呢?因为两个原因:
一是人不能记住所有的事情,所以,我们要用清单把大脑不擅长的记忆的工作给外包下来,解放大脑;
二是记忆经验让人麻痹大意,所以,我们要用清单通过可视化和强制性执行来确保一个高绩效的表现。
2-【如何避免无能之错】
想让清单发生作用,需要两个重要步骤:第一步:对遇到的问题进行分类;第二步,对不同类型的问题采取不同的策略。
第一类:简单问题——有明确解决方法的问题,比如制作一个蛋糕。
对应策略:简单问题,有步骤有流程,只是怕忘记,所以用【执行清单】提醒自己,比如一些容易记住的口诀,就是一个执行清单,简单有效。
第二类:复杂问题——专业性强,技术比较复杂,步骤非常多的问题,比如完成一个大企业的并购。
对应策略:复杂问题,需要很多工序,人的注意力没法持续关注,导致很容易忘掉很多重要步骤,所以用【核查清单】来检查重要节点上是否有遗漏。
第三类:极端复杂问题——结果非常不确定的问题,比如把子女培养成一个优秀的成人。
对应策略:极端复杂问题,不确定性强,用【核查清单+沟通清单】。用核查清单,确保所有基础而重要的、跨领域、跨部门的工作能够完成;同时用沟通清单,提前安排定期和不定期的沟通工作,确保问题和隐患能够及时被发现和排除,比如遇到突发或预料不到的情况,用沟通清单让专业的团队协作沟通,共同制定决策。
3-【如何制作清单】
制作清单必须遵循三条原则:
第一条,清单要简洁高效,并且可测;
第二条,清单的使用要有明确的检查点,在指定的检查点去使用指定的清单;
第三条,清单的内容要与时俱进,不断更新。
4-【小结感言】
清单的精髓不是罗列注意事项然后去打钩,而是改变你的价值观。
很多人不喜欢用清单的执行标准程序,觉得丧失了灵活性,会变得死板。但是,恰恰相反,使用精心设计的清单不会让你变得死板,它们会帮助你节约有限的脑力,不让你的大脑被繁杂的检查项目所占据,而是释放出来处理更加困难的问题。
清单不是一种僵化的教条,而是一个实用的支持体系,使用清单反而带来最大的灵活性。