本篇文章试图总结出一些如何提高效率的几个关键点,做为自己日常行为的一份指南。
什么是效率,个人更愿意这样定义:效率 = 质量 x 工作量 / 时间。针对这个定义,从这3个因素对提升效率的方法进行一些总结。
1、任务清单
项目中有工作计划。除了计划,个人也要建立个人的任务清单。在这份清单中要把计划没有考虑的因素也罗列进去做为一项任务,包括与项目没有直接关系的事情,比如个人私事:买房装修、子女教育、探亲访友等。按照紧急/重要两个维度分成4类。投入最大精力在重要的事情上,极力避免重要的事情变为紧急。识别出不重要的事情。这一方法很多人都在用,但是能用好的关键在于识别出重要的、影响大的事情。
2、工作质量
良好的质量,可以省去很多后顾之忧,把事情办到位,不要节外生枝。其实有很多事情是在给之前的事情填坑,并且花费的成本还比较高。提高质量的方法没有什么窍门,就是多想、多思考,认清事情的规律,谋定而后动。就软件研发来说,就是在前期阶段下大功夫把需求弄正确,把架构设计合理。同时编写清晰的设计文档,进行有效的论证。
3、合理利用时间
合理搭配:因为人长时间干同一类事情,效率会逐渐下降。所以对自己的事情也可以分个类。比如:部门沟通类、技术钻研类、行政采购类、机械操作类。就是把工作按照需要你投入哪方面的能力来分开,然后一天之中尽量有两个花样混合着,这样你的大脑能得到充分发挥。
宜早不宜迟:对自己要做的事要常挂心头,能早开始的就早开始,因为有一些事情中途可能会跳出来些始料未及的幺蛾子,拉长周期。
学会休息:一天10几个小时全坐在电脑前噼里啪啦敲键盘,我觉得这样并不一定能带来高效率。反而定时休息下,散个步、喝杯茶、闭目稍息会儿可能会带来正面的效果。
化整为零,利用起闲暇时间:在个人的任务清单中,总会有一些可以不必在办公室里才可以做的。比如设计创新、新知识了解,这些需要花脑子且不依赖于办公室环境的事情,完全可以在地铁上、等人等车时、排队时、餐厅等上菜的时间来想一想,或者在手机上查一查,效果也不错噢。
化零为整,批量带来效益:仅举一个例子,比如涉及到多人沟通讨论的工作,如果随时沟通、及时响应,一天之中你的时间可能被这些事情划的七零八落。比较好的处理方法是,大家约定一下,除了特别紧急的问题,大家先攒着,约定一天的某个时间一块集中处理。这样的话,你的时间省下来了,要找你的人也会在攒问题的过程中,自己思考、处理,消化一部分,这样对大家都有好处。