做好职场的“走出去”和“引进来”

地铁

人是流动的,企业是开放的。在职场中公务出行和来访接待是最常见不过的事情了,但如果你认为,这只是简单的订票派车、订餐接送的没有长进的活儿,那很可能你真的忽略了很多能让你长进的东西。

先说“走出去”。

差旅出行安排得好不好,与外出事务能否办成有直接的关系。完整安排一趟出行,通常要考虑以下几个方面:

1. 出行人的时间安排。第一步就是要和出行人沟通确认什么时间段出行,了解出行的目的,预计在外待多久,何时返程。

2. 安排往返长途交通。在确认大致的出行时间段后,就需要查找该时段内的航班或是车次信息,挑选几个最为合适的,供出行人挑选。这其实是个提供信息,供对方做决策的过程,所以要保证信息的全面、准确,并为对方推荐出优选方案。

3. 安排住宿。选择出行的住宿,要衡量两个方面,一是交通情况,二是价位情况。因为各城市酒店数量较多,需要综合考虑酒店离机场或车站的距离,以及酒店离办事地点的距离,选择在距离适中范围内,可承受的价位中条件最优的酒店。这里就涉及到大量的信息筛选与比对工作。可以借助携程、去哪儿等网络的酒店筛选功能,同时筛选距离和价位两个选项。与出行人确定酒店、房型及住宿时间后,预定酒店,并将订好的房型、价格、交通、联系方式等信息,告知出行人。

4. 整理好市内交通路线,并安排好车辆接送。本地出行至机场或车站的车辆安排,车辆的安排需要注意时间点,要计算出路程的时间、候机或候车的时间,预留交通拥堵的时间,如此计算出出发时间,和出行人约好上车的时间和地点,按时接送。如果到达出差地,没有对应人员接送,需要自行抵达酒店或是办事目的地,则需要为出行人查清前往目的地的各种出行方式、价格和时间,供出行人参考。

5. 对接好出差城市的联络人和接待部门。外出办事,如果有指定的人员对接,则许与对方提前联系,确认好见面的时间和地点,并告知出行人;如果没有指定要见的人,只有要去办事的地点,则需提前查清各地的地理位置,并安排合理的交通路线和行程。

6. 做好返程的接车工作。实时关注出行人的返程状态,特别是搭乘飞机的,如遇航班调整或是延误,则需随即调整接车时间,必要时做好相应的临时住宿安排。


关于“引进来”。

接待来访人员,也是一项需要周密而细致安排的事情,既要安排好人家想得到的,也要安排好人家没想到的。

1. 确认来访人员信息,包括来的人数、职务、来访时间及目的。

2. 安排来访人员的交通食宿。事先和来访联络人确认好航班或车次的信息,告知抵达的交通方式,必要时协助接车和预定住宿。了解对方的餐饮喜好、忌口,如果对方没有明确说明的话,则根据来访人员所在区域,安排合适口味的餐饮。

3. 做好接待指引工作。对方没有来过的,要告知其合理的出行路线及相应的注意事项,在对方下车的地点等待并接待。将对方人员逐一介绍给我方人员。

4. 准备会场。如果涉及到会议的,还需要提前预定好会场并做好会场的布置,文具、茶水、来访人员名单、现场投影音响设备等。

5. 耐心解答来访人员的需求。部分人员在公务结束后,有需要购物或是旅游的咨询,可以给予相应的解答与建议。

最后编辑于
©著作权归作者所有,转载或内容合作请联系作者
  • 序言:七十年代末,一起剥皮案震惊了整个滨河市,随后出现的几起案子,更是在滨河造成了极大的恐慌,老刑警刘岩,带你破解...
    沈念sama阅读 212,542评论 6 493
  • 序言:滨河连续发生了三起死亡事件,死亡现场离奇诡异,居然都是意外死亡,警方通过查阅死者的电脑和手机,发现死者居然都...
    沈念sama阅读 90,596评论 3 385
  • 文/潘晓璐 我一进店门,熙熙楼的掌柜王于贵愁眉苦脸地迎上来,“玉大人,你说我怎么就摊上这事。” “怎么了?”我有些...
    开封第一讲书人阅读 158,021评论 0 348
  • 文/不坏的土叔 我叫张陵,是天一观的道长。 经常有香客问我,道长,这世上最难降的妖魔是什么? 我笑而不...
    开封第一讲书人阅读 56,682评论 1 284
  • 正文 为了忘掉前任,我火速办了婚礼,结果婚礼上,老公的妹妹穿的比我还像新娘。我一直安慰自己,他们只是感情好,可当我...
    茶点故事阅读 65,792评论 6 386
  • 文/花漫 我一把揭开白布。 她就那样静静地躺着,像睡着了一般。 火红的嫁衣衬着肌肤如雪。 梳的纹丝不乱的头发上,一...
    开封第一讲书人阅读 49,985评论 1 291
  • 那天,我揣着相机与录音,去河边找鬼。 笑死,一个胖子当着我的面吹牛,可吹牛的内容都是我干的。 我是一名探鬼主播,决...
    沈念sama阅读 39,107评论 3 410
  • 文/苍兰香墨 我猛地睁开眼,长吁一口气:“原来是场噩梦啊……” “哼!你这毒妇竟也来了?” 一声冷哼从身侧响起,我...
    开封第一讲书人阅读 37,845评论 0 268
  • 序言:老挝万荣一对情侣失踪,失踪者是张志新(化名)和其女友刘颖,没想到半个月后,有当地人在树林里发现了一具尸体,经...
    沈念sama阅读 44,299评论 1 303
  • 正文 独居荒郊野岭守林人离奇死亡,尸身上长有42处带血的脓包…… 初始之章·张勋 以下内容为张勋视角 年9月15日...
    茶点故事阅读 36,612评论 2 327
  • 正文 我和宋清朗相恋三年,在试婚纱的时候发现自己被绿了。 大学时的朋友给我发了我未婚夫和他白月光在一起吃饭的照片。...
    茶点故事阅读 38,747评论 1 341
  • 序言:一个原本活蹦乱跳的男人离奇死亡,死状恐怖,灵堂内的尸体忽然破棺而出,到底是诈尸还是另有隐情,我是刑警宁泽,带...
    沈念sama阅读 34,441评论 4 333
  • 正文 年R本政府宣布,位于F岛的核电站,受9级特大地震影响,放射性物质发生泄漏。R本人自食恶果不足惜,却给世界环境...
    茶点故事阅读 40,072评论 3 317
  • 文/蒙蒙 一、第九天 我趴在偏房一处隐蔽的房顶上张望。 院中可真热闹,春花似锦、人声如沸。这庄子的主人今日做“春日...
    开封第一讲书人阅读 30,828评论 0 21
  • 文/苍兰香墨 我抬头看了看天上的太阳。三九已至,却和暖如春,着一层夹袄步出监牢的瞬间,已是汗流浃背。 一阵脚步声响...
    开封第一讲书人阅读 32,069评论 1 267
  • 我被黑心中介骗来泰国打工, 没想到刚下飞机就差点儿被人妖公主榨干…… 1. 我叫王不留,地道东北人。 一个月前我还...
    沈念sama阅读 46,545评论 2 362
  • 正文 我出身青楼,却偏偏与公主长得像,于是被迫代替她去往敌国和亲。 传闻我的和亲对象是个残疾皇子,可洞房花烛夜当晚...
    茶点故事阅读 43,658评论 2 350

推荐阅读更多精彩内容