人是流动的,企业是开放的。在职场中公务出行和来访接待是最常见不过的事情了,但如果你认为,这只是简单的订票派车、订餐接送的没有长进的活儿,那很可能你真的忽略了很多能让你长进的东西。
先说“走出去”。
差旅出行安排得好不好,与外出事务能否办成有直接的关系。完整安排一趟出行,通常要考虑以下几个方面:
1. 出行人的时间安排。第一步就是要和出行人沟通确认什么时间段出行,了解出行的目的,预计在外待多久,何时返程。
2. 安排往返长途交通。在确认大致的出行时间段后,就需要查找该时段内的航班或是车次信息,挑选几个最为合适的,供出行人挑选。这其实是个提供信息,供对方做决策的过程,所以要保证信息的全面、准确,并为对方推荐出优选方案。
3. 安排住宿。选择出行的住宿,要衡量两个方面,一是交通情况,二是价位情况。因为各城市酒店数量较多,需要综合考虑酒店离机场或车站的距离,以及酒店离办事地点的距离,选择在距离适中范围内,可承受的价位中条件最优的酒店。这里就涉及到大量的信息筛选与比对工作。可以借助携程、去哪儿等网络的酒店筛选功能,同时筛选距离和价位两个选项。与出行人确定酒店、房型及住宿时间后,预定酒店,并将订好的房型、价格、交通、联系方式等信息,告知出行人。
4. 整理好市内交通路线,并安排好车辆接送。本地出行至机场或车站的车辆安排,车辆的安排需要注意时间点,要计算出路程的时间、候机或候车的时间,预留交通拥堵的时间,如此计算出出发时间,和出行人约好上车的时间和地点,按时接送。如果到达出差地,没有对应人员接送,需要自行抵达酒店或是办事目的地,则需要为出行人查清前往目的地的各种出行方式、价格和时间,供出行人参考。
5. 对接好出差城市的联络人和接待部门。外出办事,如果有指定的人员对接,则许与对方提前联系,确认好见面的时间和地点,并告知出行人;如果没有指定要见的人,只有要去办事的地点,则需提前查清各地的地理位置,并安排合理的交通路线和行程。
6. 做好返程的接车工作。实时关注出行人的返程状态,特别是搭乘飞机的,如遇航班调整或是延误,则需随即调整接车时间,必要时做好相应的临时住宿安排。
关于“引进来”。
接待来访人员,也是一项需要周密而细致安排的事情,既要安排好人家想得到的,也要安排好人家没想到的。
1. 确认来访人员信息,包括来的人数、职务、来访时间及目的。
2. 安排来访人员的交通食宿。事先和来访联络人确认好航班或车次的信息,告知抵达的交通方式,必要时协助接车和预定住宿。了解对方的餐饮喜好、忌口,如果对方没有明确说明的话,则根据来访人员所在区域,安排合适口味的餐饮。
3. 做好接待指引工作。对方没有来过的,要告知其合理的出行路线及相应的注意事项,在对方下车的地点等待并接待。将对方人员逐一介绍给我方人员。
4. 准备会场。如果涉及到会议的,还需要提前预定好会场并做好会场的布置,文具、茶水、来访人员名单、现场投影音响设备等。
5. 耐心解答来访人员的需求。部分人员在公务结束后,有需要购物或是旅游的咨询,可以给予相应的解答与建议。