文｜叶伊嘉
7月1日召开了本学期最后一次全体教职工大会。
自从被调往校办公室以来，我多次参与准备大大小小的会议，得到过批评也收获过表扬。
从最初的手忙脚乱到现在的还算得心应手，既有经验又有教训：
会议必备：
U盘一个，黑色签字笔红色签字笔各一支，签到表，翻页笔、台签、文件夹、座次表（四个视情况而定）会议参与人要分工明确比如记录员、摄像、后期等。
U盘拷贝会议需要的各种材料，建立专门的文件夹，做到查找时一目了然。
签到表用于确认参会人数的统计，黑色签字笔用于教职工签到，红色签字笔用于在会议纸质材料做标记，比如重点，临时的变化等，为会后的总结做准备。
参会人员要各司其职，比如记录员做好会议记录，摄像要抓住时机，抓重点关键点，留存影像资料。
会议内容：
1、确定会议议题，与会议负责人沟通会议主要内容、流程等相关事宜，从整体把握会议，做到心中有数。
2、会议PPT要考虑视觉效果，PPT的内容提要要简洁准确，字体适中，图文相宜，切忌大段长篇文字，要求认真仔细，注意千万不能有错别字，哪怕是标点符号的使用也要准确。
3、会前至少提前二十分钟到场，检查会场布置，确认会议室通风或者是否需要启用空调，话筒试音，电量低时要及时更换电池，防止会议期间话筒失音，影响会议效果和进程。
4、试播PPT，因为不同的版本可能显示出来的页面效果有所差别，甚至出现乱序；涉及到视频播放，要检查视频格式是否兼容，如果条件允许，可以找1—2人共同检查。(提醒因为版本的不同等原因，最好要准备Plan A Plan B，或者选取任何版本都可以播放的素材)
比如某次会议，因为时间问题没有及时检查，恰巧遇到了个人无法解决的问题，结果会议比预订时间晚十分钟才开始，这是工作的失职，也是可以避免的错误。
5、会议材料的准备收集∶
①会议前会议内容、流程要熟记于心，会议过程中要时刻关注会场变化，及时做出调整，会议所需的纸质电子材料等要准备齐全，保证PPT的播放和发言人的讲话自然融为一体。
②会场摄像要安排专人负责，照片不在多而在精，如果是手机拍摄的话最好使用横向拍照，方便后期制作图文宣传稿使用。
③除了会议记录员，个人也要适当做会议记录，主要记录重点、关键点。
会后总结
我们常说善始者实繁，克终者盖寡，做事要善始善终。一次完整的会议不因会议召开的结束而结束，还有一个重要的必须要完成的环节是会后的总结和宣传。
会后的总结包括会议本身的总结以及会议参与人自己的总结，会议本身的总结无非就是开展情况等进行文字宣传材料的撰写，及时进行对内宣和外宣，一定注意实效性。
会议参与人的总结，要及时总结本次会议自己表现的优点与不足，及时总结经验并改正，避免出现同样的错误，推动以后会议的顺利进行。
注意一定要将会议全部内容打包存档。
全体会我主要负责的是会议前期准备和后期宣传，在这里我只说了我的责任分工内学习的经验教训，其实一次成功的会议，只做这些是远远不够的，学无止境，希望在不断磨练的过程中能力得到持续提高！
