如何用20%的时间完成100%的工作?

1


有一天,去参加老姨母亲的葬礼,放了鞭炮,给了“人情”,坐到酒席上,只伸了几筷子就发现满桌的盘子都空了,皱眉之际,瞥见老姨母亲笔直地躺在三尺外的木板上,忽然觉得人这辈子一如面前这桌酒席,好东西虽不少,可还未来得及享受就只剩下残汤剩水,一时生出许多悲凉。

曾经,老姨的母亲脸上挂着平静而祥和的笑容,宽厚而有温度,现在却面容凝固,冷冷冰冰,拒人于千里。如此敦厚的长者,转眼就要被装进一个闷罐子里,不再有任何回音,的确让人郁闷。

相对于无限的世界,人这一生实在太短暂了。一块石头能数十万年毫无变化,同样是地球产物的人却一定要化而为灰,这是为什么呢?

我想来想去想不通,只觉得木板上那位老人,以及穿梭在灵堂内外的每一个人,包括我自己,都被某种未知的力量算计了。

那个凌驾于万物之上、又隐藏于万物之后的力量为什么非要致人于死地呢?这对它有什么好处?

可能是为了回答这个问题,我脑子里突然蹦出一句话:心外无物。这话来自王阳明,按照王阳明的逻辑,人一旦变成虫子的家园,心也就消失了,世界也就不了了之。

人只有活着,才能感受世界的存在,这是无法改变的局面。可人偏偏无力抗拒死亡,于是,无法挽留的时间既让人珍视、又让人恐惧。面对时间,人只能像兔子遇见狼逃命。

不过,人逃命的方法不是学兔子穿林越涧、钻洞伏穴,是合理的安排事务,提高时间利用率,在相同的时间内完成更多的事情。

提高时间利用率,是每个珍视生命的人都关心的事,很多人都在讨论。可是,到底有没有切实的办法实现这个目标呢?今天就借这篇文章谈谈我跟时间相爱相杀的故事。


2


曾经有一段不短的日子,我手上的事情极多,除了要处理自己公司的业务,给两个甲方创作文案,给一支微商团队做技术顾问,还要完成自拟的写作计划。

我时刻神经紧绷,如陷身敌阵的士兵,随时保持搏命的姿态。

每个在职场搏杀的人或多或少都有过这种感觉:当你接受了某项富于挑战性的工作时,你的身体会在短时间内分泌出大量的荷尔蒙,让你像一个精神病患者,既充满能量,又行为癫狂。

回忆当时,我为了保质保量完成工作,用手机定了12个闹钟,把睡眠以外的时间切蛋糕一般切成12份。

早上4:00~7:30,完成当天自拟的写作任务;

上午8:30~11:00,创作客户当天的文案;

11:00~11:30,用电脑回复微商团队的问题;

11:30~12:00,吃午饭。

中午12:00~下午1:00,睡午觉。

下午1:00~4:00,创作另一位客户的文案。

4:00~5:00,用电脑回复微商团队的问题。

5:00~5:30,吃晚饭。

5:30~6:30,健身。

6:30~8:30,继续处理当天未完成的工作,争取一个完美的结果。

8:30~9:30,读书充电,准备次晨的写作内容。

9:30~10:00,洗漱睡觉。

我煞费苦心地把这12个闹钟命名为“相对论计划”,想在规定的时间内完成规定的任务,提高时间利用率,相对地增加时间的厚度与长度。

我简单地认为,只要像机器一样推进“相对论计划”,步步为营,就能不打任何折扣地完成每天的工作量,缩短量变与质变的距离,让我的时间变得更精彩,生命更厚重。但是执行起来才发现自己很难跟上这个计划的节奏,感到痛苦又无助。

首先是我的生物钟很难调整过来,虽然晚上十点准时上床,却根本无法入睡,莫名其妙地就拖到了零点。由于这个原因,执行“相对论计划”的第一个星期,每当一想起凌晨四点的闹钟我就感到恐惧。

有一两次,我抱着对自己狠一点的心态,强迫自己凌晨四点起床,可走到电脑前发现自己浑身乏力,满脑子浆糊,根本没法进入工作状态,只得垂头丧气回到床上补觉。等我养足精神醒来,窗外已经大亮,距离起床的时间已过去三四个小时。

对此,我非常苦恼,想了不少办法来缩短睡眠准备期。比如,睡前用热水泡脚,打坐,用艾灸神门穴,按摩足底,在床头搁上薰衣草,用手机播助眠雨声,聆听僧侣诵经,乃至不顾浓郁的夜雾去湖边跑步,把自己折腾得精疲力尽……总之做了许多功课,依然无法落枕即睡。

我意识到,这可能跟我过去睡前看手机的恶习有关,我一躺到床上,脑袋就自动对手机里那些奇葩的新闻与人物充满强烈的期待,得不到满足就停不下来。意识到这一点后,我就把手机电源关掉,放到客厅的茶几上,让它离我远远的。这样我的睡眠才略有改观,但也并未能使我凌晨四点准点起床。

由于无法真正早起,整个白天要处理客户的事务,没有时间推进写作计划,我感到非常懊恼与自责,有时甚至为自己脆弱的意志绝望,陷入一种负面情绪。

不过,我清楚自己必须改掉懒散的习惯,否则手头的工作很难做完,所以每天都咬牙硬扛“相对论计划”。

大概过了10天,我终于勉强做到凌晨四点半起床,有时可能会早几分钟,有时又可能晚几分钟。可不管怎样,我终于有了推进写作计划的机会——这可是我最钟爱的事业,在这上面投入多少精力都不觉得奢侈。我郁结多日的心情终于得到释放。

但这种美妙的感觉非常短暂,不到一小时,我就发现我其他的工作还有很大阻力。

从早上九点到下午五点半,除开中午那一个小时,我服务的微商团队随时可能通过微信打电话我,要我帮其解决销售中遇到的难题。根据合同,我不能拒绝对方,必须迅速而准确地做出解答,这使得我的思路不断被打断,严重影响了我写文案的进度。

此外,还有两件事加剧了我保持思维连贯性的难度,使我手忙脚乱。

一是每到午餐时间,我就鬼使神差地纠结吃什么,有时连走几条街都找不到合口的食物,导致我无法在规定的时间内填饱肚子,不得不占用午休时间进餐,导致我下午精神状态不佳,无法保持正常的思维速度。

二是我的电话时不时响起,或有陌生推销,或有亲友来访,打断我的思路,占住我的时间。很有几次,明明闹钟已提醒我上床睡觉,可我还无法离开电脑,还要赶当天未完成的工作,这让我很抓狂。我既担心当天的工作无法保质保量,又担心错过睡眠时间,次日凌晨起不了床。

我手上的事本来就很繁杂,需要要十二倍打起精神来应对,本想这个“相对论计划”能帮助我提高效率,现在却发现它拖了我的后腿,这使我对这个计划产生了动摇,怀疑这种精细的时间管理模式并不适合我。

于是,我一口气关掉10个闹钟,只留下起床与睡觉这两个,把每天要处理的事务分轻重缓急排列好顺序写在纸笺上,贴在电脑旁的墙上,从上往下推进,每完成一项就在其后打“√”。但头一天我就发现,这种粗犷原始的时间管理模式给我造成了严重的后果——缺了闹钟的提醒后,我对时间的紧迫感陡然下降了,总喜欢在同一件事上琢磨来琢磨去,以至于到了晚上熄灯睡觉时,才蓦然发现自己只完成了全天工作量的三分之一,无法避免地陷入了加班熬夜的泥潭里。

很显然,抛弃“相对论计划”是一个愚蠢的决定。意识到这一点,我将关掉的十个闹钟重新打开,宁愿与闹钟惨烈厮杀,宁愿承受闹钟制造的压力与痛苦,也不愿再放任自流。这样一来,我的效率又回到了坚定执行“相对论计划”那段时间的状态,基本能在规定的时间内完成规定的任务量。

闹钟用恒定的频率提醒我,保持专注力,抓紧时间结束现阶段的工作,为下一个环节腾出时间。闹钟使我脑子里始终有一条清晰的路线,提醒我时间正在一分一秒的流逝,逼着我克服懈怠思想,全速冲刺。

由于有了前面的教训,我不再因为闹钟制造的痛苦而拒绝“相对论计划”,坚定地遵循12个闹钟的指令阔步前进,即使中间偶遇障碍、偶有延迟,也尽量调整好自己的状态跟上它的步伐。

随着时间的增加,我感觉执行“相对论计划”的阻碍感越来越小,差错率越来越低,反之流畅感越来越强,舒适感越来越大。

“相对论计划”帮我认清了自己。我意识到,我过去高估了自己对时间的适应能力,高估了我的意志力,认识到自己其实需要经过一段时间的训练才能跟上“相对论计划”的速度和频率。

为了增强我对时间的感知力,我开始有意识地体会我的身体与时间的微妙关系。躺到床上进入睡眠准备期时,我会静下心来触摸时间的脉搏,聆听时间的呼吸;凌晨四点闹钟响起时,我会花一两分钟的时间留在背窝里,感知时间的温度和韵律;十指敲击键盘时,我会让指尖跳动的速度与思维保持一致,让时间的能量在体内自然流淌。

这样坚持训练了一个星期,我的思维和身体对闹钟的反应就灵敏了许多,基本上能够闹钟一响就起床,闹钟一响就结束当前的事务,进入下一项工作,能跟随闹钟的节奏较为轻松地切换大脑的运行模式,能将大脑意识、神经反应、个人情绪、肢体动作没有什么障碍地交给闹钟。

有意识的训练提升了我对时间的感知力,提升了我对闹钟的信任感,仿佛内心有了信仰,让我对时间不再恐惧,对工作不再焦虑,可以放心地把自己交给闹钟。我发现我至少在五个方面有了明显的变化。

一是工作状态更好了。

我虽然起床起得早,工作到上午十点半就开始感到有些疲惫,但只要休息十分钟,喝杯水,马上就能再次投入工作。午睡后,整个下午都充满能量,工作效率比过去明显提高了不少。

二是找到了完全掌控时间的乐趣。

这种感觉非常独特,非常奇妙,比得到客户的赞赏更受鼓舞,比得到消费者的正面反馈更教人振奋,比领到一笔额外的奖金更令人惊喜。

三是可以更稳健地获得高质量工作成果。

由于提前做了功课,即使偶尔碰到棘手的事,没有在规定的时间内完成工作,或者结果不理想,我也有充足的时间调整思路,修改方案,取得满意的结果。

四是我终于懂得了如何拒绝别人。

我是一个不懂得如何拒绝别人的人,时常会碍于情面参加一些毫无意义的约会与酒局。现在一碰到这种情况,“相对论计划”就暗中向我施压,要我别去参加那些无意义的社交活动。即使是客户来电约见,“相对论计划”也会暗示我问明对方的意图,在前往对方办公地点的路途中进行针对性的思考,查阅相关资料,以便一见到客户就能针对具体问题阐述我的意见,帮客户用最快的速度找到解决问题的办法,这样我就能尽快脱身,回来完成未竟的工作。

五是我的身体变得更健康。

执行这项计划的过程中,曾经的颈椎病、胃痛、目赤畏光、倦怠无力感很少再发生,每天精力充沛,思维敏捷,身轻体健。严格的时间管理,不知不觉中治好了我多年的老毛病,不用再承受病痛和药物的折磨,这绝对是我当初想象不到的。

完整地执行了一段时间的“相对论计划”后,我感觉自己更适应“相对论计划”了,技术上的阻碍感,时间上的局促感都更小了,办事效率也再次得到提升,过去要花2小时才能完成的任务,现在只花40分钟就能搞定;如果碰到熟门熟路的工作,甚至只花20%的时间就能100%搞定全天的任务,有多余的时间走到室外享受阳光,踢球,坐观云霞满天,夕阳下山,甚至有余暇去影院看场电影,彻底换换脑子。即便有亲友来访,可能安然作陪,不怕当天的任务完不成。

当初,我不过是想用“相对论计划”督促自己认真工作,却不知不觉得到不少意外收获,不仅工作效率有了很大改进,健康状况形如再造。在它的帮助下,我的工作、个人兴趣、社交变得从容不迫,我对时间的感知力也得到明显提升,这让我觉得当初的决定十分英明。


3


通过我的经历,我认识到,管理好自己的时间,不仅能让自己更有效率,还能让自己更健康,更有活力,更加阳光积极,但是要实现这个目标,必须注意几个问题。

【第一】要有明确的目标。

要清楚你的远期目标是什么,阶段性的任务是什么。

远期目标必须充满巨大的诱惑,能使你无限憧憬,使你愿意为它付出巨大的努力和牺牲。

阶段性的任务必须非常具体,必须是你的能力能驾驭的,可以稍加努力就实现的。

目标越清晰,任务越具体,你的计划才能做到有的放矢,你的效率才会在一段时间的训练后有所提高,你的工作节奏才能保持得更好。

【第二】要把目标目标拆分到最小单位。

阶段性任务必须分解到每一天,每一小时,将其与自己目前的工作时间、生活节奏相结合,确保它对目前的工作、生活有帮助,具有可操作性,并在实际执行过程中对任务量和竣工时间进行合理的调整,直到你确定自己能在预定时间内保质保量的完成,同时要觉得自己执行起来比较轻松。

【第三】要有准确可靠的提醒机制。

要有一个提醒工具,准确无误的提醒自己在什么时间节点内完成什么任务。比如,我用手机订了12个闹钟,每隔一段时间发出一段声音,提醒我当前的工作任务是什么,使我保持注意力,不要松懈。

【第四】要留足自我训练时间。

要清醒地认识到,自己一开始很可能跟不上预定计划的节奏,要经过一段时间的训练,自己的生物钟、意志力、身体反应速度、利用工具的熟练程度……才能达到要求。要清醒地认识到自己是一个普通人,只有通过训练才能提高自己控制身体与意识的能力。如果缺少这种认识,缺少自我训练这一环,一旦身体无法适应,无法在规定的时间内执行计划规定的任务,就容易产生挫败感,受负面情绪的影响。

比如,我在执行“相对论计划”时就曾出现过这种情况,一开始热血沸腾,随即发现自己很难跟上闹钟的节奏,以致形成负面情绪,垂头丧气,直到认识到自己其实是需要进行自我训练,经过一段时间的训练,才跟上“相对论计划”的步伐。

在拟订计划时,给自己留下自我训练的时间,并根据自己的身体反应加以调整,这可以减小你执行计划的难度。

【第五】要快而准地评判完成质量。

要对每一项任务有一套简捷而精准的评判标准。比如,我对自己创作的广告文案的评估标准是——甲方用我创作的文案打广告,每投入1000元广告费收到30~50条目标用户的咨询电话,或者吸引到30~50个目标用户主动添加甲方指定的官方微信,确保甲方的单条进线成本控制在20~30元之间。

不知道如何评估自己的工作,就没有准确的目标,就无法知道自己的工作应该达到什么效果,也就无法预知你的工作能否获得上级、甲方、消费者的认可。这直接影响你在服务对象(包括你在上级、甲方、消费者)心里的份量,影响你在这个行业的声誉,影响你未来的收益和生活质量。一旦出现这种情况,你在预定计划强调中的速度就会害了你。

如果你已对你的工作有清晰的评判标准,每次工作中,这个标准都能自然而然地浮现在你脑海中,你能很快找到它,没有任何怀疑地朝着它的方向前进,这就表明你对自己的工作标准有了很清醒的认识。此时如果你的工作没有达标,那也只是暂时性的,你可以保持原来的时间节奏,对已有方案进行修改、拔高,没必要为一时的成败得失而计较。

任何止于至善的工作都会经历一个修改拔高过程,你没必要必为一时的不如意而心生烦恼,你必须明白这一点。

【第六】要妥善处理目标之外的欲望。

人的大脑有一个缺陷,在做某件事时,会鬼使神差地想起一些与当前工作不相干的事。比如,不时想起某个女人、某位帅哥,不时想打开音乐,不时地想吃零食,喝茶,不时地想看手机。似乎我们每个人都有这样的倾向,脑子稍一空闲就想打开手机,看看哪里又生战火,哪位明星曝出丑闻,哪部电影票房大卖,又有什么黑科技教某国害怕,C罗梅西到底谁是老大……总忍不住用毫不相干的事充填自己的猎奇心。

可事实上,这些东西对我们的工作毫无帮助,某些内容甚至会使我们没来由地心生烦恼,心浮气躁,对工作造成负面影响。

坚定地切断你跟某些无聊的APP之间的联系,不让那些无用的信息吸走你的专注力,才能减小你提高时间利用率的阻力。

【第七】要懂得时间来自健康。

人的身体必须像日月星辰一样有升有降,有出有藏,不可能老是阳光普照,老是阴雨绵绵,那样谁也受不了。

你必须明白,你的存在是你拥有时间的前提;你若没了,时间对你来说就完全不存在;你虽然对身体有使用权,但身体的运行却必须遵守天道。

如果你因为过度控制时间,把自己固定在四壁间,电脑前,导致你身心不佳,甚至染病,你的时间管理计划就成了自毁计划。到了那时,你不但控制不了时间,还会被时间反过来吃掉。

所以,你要在你的时间管理计划中设计一个不做任何挑战性事务的时段,让你有时间走出去沐浴阳光雨露,与风花雪月共舞。当然,你最好不要走太远,不要玩过于刺激的项目,以免过于兴奋、疲劳,晚上睡不着,影响第二天早起。

行文至此,本该收笔。可回头细想,发现先前所说的时间管理似乎并不怎么合理。

时间不过是事物发生、发展、消亡的过程,人类平空捏造的抽象符号,如鲲鹏在天、神龙在渊,远则无迹,近则无痕,如何管理得了?

所以想起本文的主旨,与其说是讨论如何管理时间,倒不如说是讨论如何向时间学习管理自己。可是,时间会慷慨地接收卑微的人类做学生吗?

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