《秘书工作手记：办公室老江湖的职场心法》（像玉的石头：李珣）是一本我评价为“。：非常好，想推荐给所有人的书”，对于这本书有种相见恨晚的感觉，如果自己能早点运用这本书的方法，就能少跌跟斗少掉坑。这本书用接地气的语言，告诉我们在办公室的日常工作中应该要怎样做，为什么这样做，是一个办公室人不能错过的一本好书。

一、 面对领导指示，我们应该怎样应对。

（一） 用笔记本，将领导的指示一一 记下。

领导的指示，无论大小、公私，我们都要用笔记本一一 记下，不要迷信我们的头脑，“好记性不如烂笔头”这句话是血和泪的总结，因为头脑擅长的是短期记忆，如果这边刚记下那边又来一个事情，很快就会将要做的事情忘掉，面对领导的询问，你只能尴尬的回应“对不起，我忘记了”。所以，在领导召唤你的时候，记得将笔记本拿上。

（二） 听不清领导的指示时，要懂得及时提问。

有时我们听不清领导的指示，或者对领导的意图不是很清楚，这时候我们就要及时提问，不要觉得不好意思提问，怕领导嫌弃你不专心听讲，如果自己事后胡乱揣测，后果会比当场提问严重的多。

不懂就问是必须，但不动脑筋的“条件反射式提问”又是禁止的。面对疑惑，不能一句“那怎么办”直接把问题扔给领导，要自己心里过一遍，再把思考过的问题向领导提问。

（三）要用“马上就办”的回答，给领导一个立即执行的感觉。

领导指示完毕，要说“明白了，我马上就去办”，给领导一个很有执行效率的下属形象。“明白了”，表示清楚领导的意图，不会跑偏，让领导放心；“马上就办”现在就去处理，表明领导的事情是最重要的。

（四）转述领导的指示，要多用“请”和“您”。

办公室工作常常存在一种身份落差，你要代替领导发号施令，但其实你并没有发号施令的权力。这种落差会制造隐蔽的陷阱---假如你把自己当领导，或者是虽然没把自己当成领导，但是没有认清自己的身份，没有从自己的位置出发对领导的原话加以调制，那么你很容易被看成一个狐假虎威、狗仗人势的人。领导说“你叫老刘到我办公室来一趟”，如果你直接传达“老刘，领导叫你过去他办公室”，那会给老刘一个不懂礼貌的坏印象，转述领导指示前，要多用“请”和“您”，避免掉进身份落差的陷阱，如“刘头，领导请您到他办公室商量点事情”，这样听起来就完全不同了。

（五）领导询问我们不懂的业务时，不能直接说“不知道”。

如果遇到领导询问我们不熟悉的业务，不要直接说“不知道”，这样会给领导一个不通业务的印象，应该说“领导，您稍等，我去核实一下再回复您，免得我记得不准确”，这样给领导一个谨慎的形象，你也可以利用这段时间去核查和请教他人，再将结果汇报给领导就可以了。

二、什么事要给领导汇报，怎样给领导汇报。

（一）  送材料、发通知这些小事也要及时向领导汇报。

很多人在工作中能将大事、重要的事向领导汇报，但是一些如送材料、发通知和传话等小事情，就觉得没必要骚扰领导，认为完成任务就可以了。其实即使是小事，也会让领导挂怀，产生焦虑，因为这些小事不是他自己去办，他不知道办成怎样，事情脱离了他的视野和掌控，及时的汇报就可以让领导从焦虑中解放出来，随时掌握事情的进展。

（二） 多汇报，是对领导的尊重。

领导很看重下属对他的尊重，而判断下属是否尊重他的一个重要标准，就是下属是否经常向他汇报工作。所以，无论大事小事，有事没事，都可以去找领导聊聊，领导也是一个普通人，也有与人交流的欲望。

（三）汇报要讲究方法，这样才能给领导好的印象。

我们要多汇报，但更要懂得如何汇报。没有重点、不讲究方法的汇报，会让领导反感，汇报的再多，也不能得到好的印象。一个好的汇报要做到以下五点：

1. 先说结果。

领导对一件事最关心的就是结果，先说结果，可以让领导掌握一件事情，也有思考的时间。如果我们先说原因、过程，再说结果，领导要处理一大堆的信息之后，才知道结果，这样领导心情烦躁，对你也不会有什么好感。譬如会议改期，我们要先说“领导，明天的会议时间改到下午3：00召开，因为大领导有突发事情处理，与原定的会议时间冲突”，这样领导一听就明白，“哦，原来是会议改期”；如果我们先汇报原因，“领导，因为大领导有突发事情处理，与原定的会议时间冲突，明天的会议时间改到下午3：00召开”，领导就会先想“大领导有突发事情，什么事情，跟我有什么关系，会议时间冲突，那会议怎么处理，取消？哦，原来改到下午召开”，多么心累的信息处理过程，所以先说结果，可以减少领导的信息处理压力。

2.  要有书面材料。

汇报的时候，尽量带书面材料。一是给领导一个办事扎实的印象，二是可以用书面材料，引导我们汇报的逻辑，不会漏掉信息，也可以帮助说明，三是汇报完毕后给领导留下当做参考材料，领导看到材料就会想起汇报内容。书面材料可以是文件，也可以是自己整理后的图表等。

3.  亮点、重点要浓墨重彩的说。

领导最关心的是就是我们汇报的重点，汇报时就应该把时间花在领导关心的事情上，尤其是我们同时汇报几件事情的时候，譬如我们要汇报会议改期，经费预算审批结果和同事请假，我们就要着重汇报经费问题，最后把会议改期和请假的事情说一下。

4.  汇报要有逻辑，一二三四的说清楚。

有些人汇报的时候，不分重点、没有逻辑，想到什么就说什么，领导最怕的就是这种汇报，因为领导听了一大堆话，要慢慢从一堆乱线中理清到底说了几件事，事情究竟办的怎样，给领导产生无限的压力和反感。所以，敲门汇报前，我们要自己在心里理一理，究竟要说哪几件事，一二三四的怎样说清楚。

5. 要提供解决的方案，即使我们的方法不成熟。

汇报的如果是一个待解决的事情，我们在汇报的时候，要提供解决的方案给领导选择，即使这个方案很不成熟或者漏洞百出，也要勇敢的提出来，向领导证明我有认真思考过，只是能力上可能还不够，但是为领导分忧的态度是杠杠的。

（四）汇报要多用短信、微信，少用电话。

用短信或微信汇报，一是可以让自己把事情理清楚，也可以把事情一二三四说明白；二是不用打断领导的工作，方便领导工作完后查看，如果领导在集中精神处理事情，结果被你一个不紧急的电话打断思路，很可能就会对你产生反感；三是在非工作时间沟通工作，如工作日的下班时间和节假日，先微信汇报，如果需要电话汇报，也要微信“领导，有重要事情汇报，请问您方便接电话吗”，给领导一个缓冲的心理准备。冒然的打电话，会让领导感觉自己的私人时间被侵犯，对于传达事情的你而言，自然也是“恨乌及屋”；四是反复提醒某件事情时，如担心领导错过会议再次提醒，因为此前已经汇报过了，再电话提醒就有信不过领导的意思，而短信就会减弱这种认知，同时领导忘记的时候也可以查看会议的时间和地点。

三、 面对领导的批评，在公众场合不能当场声辩。

在公众场合，面对领导的批评，无论错对与否，都要先应承下来，不能当场声辩，否则就是作死。权力来源于权威。当场声辩，无疑没有考虑到维护领导权威这档子事，在某种程度上甚至意味着对领导力的侵害和腐蚀，而不仅仅是伤害领导个人的面子那么简单。

面对领导的批评，我们可以私下单独汇报一次，也可以写个短信、微信，把情况向领导如实陈述，这样既保存了领导的权威和面子，也可以取得领导的谅解，给领导一个顾全大局的好印象。

四、提高“眼力”，重要的是心态和服务。

要给领导留下“有眼力”、“醒目”的印象，最重要的是心态和随时为领导服务的意识，而不是方法。有些人是看到了想不到，想到了不想做，譬如聚餐，服务员不在或者服务员手忙脚乱的时候，不懂得上前帮领导斟茶倒酒，心态转不过来，认为服务领导就是献殷勤、巴结。我们不但要把领导当成工作上的领导，也要把他们当成生活上的长辈，领导一般都比我们年长，生活中给长辈斟茶倒酒做好服务是应该的、自然的。

五、敬酒不要直接喝，要学会敬酒的话术拉近距离。

（一） 自我介绍法。

走到敬酒对象面前，不要一句“我喝了，领导随意”就干掉了，先自我介绍叫什么名字、什么单位职务，为什么出现在这里，如“领导，你好，我是X单位办公室的石头，主要负责对外联络，有什么需要您随时吩咐，我敬您一杯”之类，让领导了解你的基本信息，不然人家都不知道你是谁为什么要跟你喝酒。

（二） 回顾渊源法。

回顾双方单位之间、你和对方单位之间、我单位和对方之间、你和对方之间、你和对方家乡之间，你的家乡和对方的家乡之间的千丝万缕的联系，拉进双方的距离，如“XX是个好地方，我以前去过你们那里旅游，人很好，东西特别好吃”之类，这样就可以打开话题。

（三）感谢预祝法。

最简单粗暴的方法就是感谢邀请、款待，祝领导身体健康、工作顺利、万事如意，咕噜一杯的就下肚子完成任务。

六、拒绝他人的请求时，要语气温和态度坚定。

面对他人的请求时，我们要尊重自己的内心选择，如果真的不方便或者超出了自己的能力范围，要当场拒绝，不能模糊回答让人产生误会，或者答应了办不成让人埋怨。

拒绝请求时，不能硬邦邦的一句“我没空”或者“不是我的职责，我不做”，语气要温和，态度要坚定，如“这件事好像之前一直是某某跟开的，他比较熟悉，你看是不是让他继续跟进比较好”之类，也可以给对方提供另外的解决方案，拒绝时先心里打打草稿。

七、请求他人的帮忙时，要说出对方的重要性。

工作中，我们总会碰到需要别人帮忙的时候，这时候就要用请教的语气，同时点出对方的重要性，这样可以提高成功率，也会让提供帮助的人心里受用，如“你是专家，你的帮助太重要了”，“你材料写的好，这篇稿子麻烦你跟进一下”。

八、常规工作要学会外包，利用时间提高自己的核心价值。

将一些体力、重复劳动的工作，分配给临时工或者实习生，不要自己一个人傻干，要把自己从常规工作中解放出来，利用时间提高自己的核心价值。常见的核心价值有三点：

（一） 沟通。与领导、同事、外单位的沟通，办公室的工作就是协调的工作，加强各方面的沟通，了解各方需要，打好感情基础，便于我们开展工作。

（二）研究。研究自己的岗位、自己行业的趋势和大政方针，做自己专业的“专家”，这样领导询问时就可以随时提供意见。

（三） 特长。根据自己的性格，把自己的特长培养发挥到极致，喜欢写材料就多看多练，争取成为领导离不开的“笔杆子”，擅长做PPT 的就自己钻研，把每次的PPT做的赏心悦目。

九、充满精气神的问候，可以给人一个好的印象。

面对领导，我们要转变心态，落落大方、字正腔圆的大声问候。有些人面对陌生的领导，觉得没必要或者不好意思打招呼，认为领导不认识我，冒然打招呼会不会以为我想巴结他，在内心纠结进退两难之中，打招呼的声音低的只有自己听得见。充满精气神的问候，会把你良好的态度传播出去，时间久了就会给大家烙下一个好印象。

十、利用电话本，熟悉单位的架构。

一个电话本，可以让我们知道本单位和本系统的架构，了解各部门的主要负责人是谁，同时要把各部门负责人的电话录入手机，这样领导在做指示提起谁时，我们就马上知道提的是谁，如果需要当场联系，我们就可以直接联系。