如何选择适合的企业文档管理软件?

公司海量文档,找起来难...

保存、更新维护人员太多,找起来累...

每一个文档内容,都是企业需要严格掌控的核心知识资产。文档资源的内部流通性、安全性等的有效管理,越来越成为一个企业迫在眉睫的问题。大数据时代的到来,促使每一个企业正视自身所拥有数据的价值,不仅仅是带来正向收益的外部数据,对自身内部知识资源的重视,是对企业未来更好发展的深耕。

现在越来越多的企业也开始注意到了这一点,有需求出现,就有市场来迎合。现在市面上可选择的文档管理类系统多到眼花缭乱,到底如何选择一款适合自身的,是一件非常重要的事情。

首先明确我们的目的,即最终的使用场景。文档管理软件基本可以划分为两大类,简单的网盘和有复杂管理功能的网盘,如果你只是想要把所有的文档资料集中储存起来,那简单的网盘完全符合要求,而且网盘也相对比较便宜,一般都会有免费额定的存储空间使用,超出免费存储空间自行购买即可,比如常用到的百度网盘、联想网盘、钉钉云盘等;如果除存储外,还想要对文档进一步的精细管理,就去找更全能的文档管理软件。

网盘测评各大自媒体平台都有大号楼主做过,如有需要自行搜索,这次主要做一个文档管理软件的测评,着手在有复杂管理功能的文档管理系统里面寻找适合自己的一款。

各软件都有丰富的管理功能,但是又有各自的侧重功能点及优势,为了有一个更好的对比体验,亲测了市面上7款文档管理软件,呕心沥血啊!

评测产品有:开始云、易度、优米云盘、云深、多可、纤云文档、致得科创。主要着手从软件功能、界面友好度、使用操作三个方面进行总结。

功能方面:

为了能有一个直观的比较效果,以及捋清楚这些功能,我把7款软件的功能做了一个划分,并且列成表格,看下图:

图:功能对比

我把这7款软件都包含的功能称之为基本功能,也是一个文档管理软件的标配,包含:集中存储、分类管理、在线预览、在线编辑、权限管理、全文检索、版本管理、日志管理、文件报表统计。9个标配功能,已经可以完成企业文档管理的整个过程,除此之外的所有功能都是辅助更优,算是锦上添花。

文档除存储外,在内外部的流通共享,也是一个重要的环节,订阅、消息提醒、分享外发等互动功能7款软件全都具备。对重要文件进行订阅后,文件有任何修改变动都会接收到消息提醒。文件可以生成链接分享给内部员工或者客户。

在日常办公中,文档往往采用IM进行传递。文档管理系统一般采用分享链接的方式进行分享外发,收到链接的用户打开链接在浏览器中查看,或在浏览器中调用本地程序打开。除此之外纤云文档还有一个其他的分享方式——IM文件分享,采用了类似文件快捷方式的分享方式,可以复制一个快捷方式文件发送到QQ或微信中,已安装纤云文档的用户可以直接在IM中打开,而不需要通过浏览器中转。

图:纤云文档IM文件分享

文档管理软件系统内部区分公共空间和个人空间,可以合理有效区分整理个人文档和企业文档,个人网盘功能都具备。

安全管理、个性功能、高级功能都是文档管理软件更细致、更精确化的管理方式。

开始云、易度、优米、致得有水印管理功能。

云深和多可的锁定功能,可以避免不同人员同时查看或编辑同一文档产生冲突的问题。

开始云和纤云文档具有差异对比功能,通过对比功能,可以查看同一文档不同历史版本之间的改动差异。纤云文档支持系统内zip解压缩。

再多的附加功能我称之为高级功能,包括OCR识别、多语言界面、ISO文控管理等。只要你肯花钱,想要啥功能都能拥有!

界面美观方面

纤云文档和优米云盘的使用界面非常简洁明了,目录树和功能键排列清晰,看起来比较有条理,其他的软件界面展示、功能键排布使整个界面看上去东西很多、眼前很乱的样子。(大家可去这些产品官网试用一下产品就明白我的意思了...)

我举个例子,以下是易度的系统界面,功能、标签基本全部集中在了界面的右上角部分,然后基本功能键未直接展示,还需手动展开。

图:易度系统界面

以下是优米云盘和纤云文档的界面,排布简洁明了,常用功能键直接展现在页面上。

图:优米云盘系统界面
图:纤云文档系统界面

操作使用方面:

几款软件基本都符合我们日常使用windows系统的操作习惯。左单击,选中文件,右单击出现功能操作选项,双击打开等等。

感觉易度的操作有点不太顺手,选中文件或文件夹后,操作功能出现在页面上方,不太符合我们日常的操作习惯,我们比较习惯选中后,右击选择操作功能。

图:易度操作界面

软件的每一个功能都是通过操作实现的,操作是否顺手,是否好用,细致来对比的话,其实是有很大差别的,我之后可能会再出一期单独在操作使用上的测评。

综合来看,企业的基本文档管理需求,这7款软件都适合,但是纤云是唯一一款免费的软件,性价比最高,比较推荐。

如果企业规模较大,内部工作系统又多,有集成需求的话开始云、易度、多可、致得科创、云深等都可以。

如果对软件的功能要求比较多,比较复杂,建议选开始云、易度,毕竟功能真的很全,只要你预算充足。

关于纤云,为了弄清是真免费还是“假免费”,特地以购买的名义咨询了一下,如果使用他们的云存储空间就收费,部署在自己本地的是无限制免费使用。就是一点,目前安装包不是一键式傻瓜安装,对于我这个计算机白痴来说有一丢丢费力,不过有安装说明也可以加技术群咨询,期待后续安装包的简化。

基本的评测结果出来了,大家可以根据自身对文档管理软件的个性需求去选择以上产品,如果想要详细了解某个产品,大家可以自行百度。对于如何选择合适自己的文档管理软件,相信你们心里也已经有了小小的想法。

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