大家好！

今天我继续围绕行政采购与新员工入职之间的碰撞进行展开。

更为精细化的服务

在之前的文章中，我向大家介绍了如何让行政采购工作更为精细化。“向精细化迈进”其实是所有工作的必由之路，对于入职采购工作也一样。

精细化的基础在于对业务的熟知和深入洞察。

这就要求行政采购团队摒弃“闭门造车”的思维，能够逐步从企业的“后台”走向“前台”，将自己能够发挥出来的价值进一步渗透到各个部门，真正理解各团队的需求和痛点，从而做好差异化的服务。

从服务精细化的角度来看，我们可以基于员工所属的团队、员工职位等差异化信息，提供差异化的入职大礼包，力求满足不同员工的合理需求。

要实现差异化的入职大礼包采购，我们可以尝试采取如下策略：

首先，新建一个关于入职大礼包的采购主表，将所有和入职相关的物资列出，然后从第二列开始，按周引用并显示对应的物资采购数量。

而这些采购数量是怎么来的呢？我们需要两张基础数据表。

第一张基础数据表是各职位与入职大礼包所包含的物资相对照的表格，通过这一表格，我们可以很清楚地看到不同职位所对应的物资。

第二张基础数据表则是计划入职员工的人数，比如财务工作人员2位，开发人员3位等，这些入职员工的人数将作为最后的乘数因子参与进一步的运算。

通过这两张基础数据表，我们就可以将各采购物资的数量呈现在主表上。

对于第一张基础数据表，我们可以采用COUNTIFS系函数，计算出所有职位所对应的物资数量，所有物资都通过这样的公式计算一遍。

然后，根据计划的招聘人员数量，对其进行乘法运算，最终得到的便是本周需要采购的所有入职物资的详情，采购专员只需严格按照该计算结果进行采购即可。

对于这样的精细化管理需求，可能在一开始的架构设计阶段会比较困难，可能需要花大量的功夫，但一旦完成了设计，并通过相应的公式和图表进行自动化绑定后，后续的执行将会变得容易很多。

汇入更多数据表

在行政采购工作之外，对于库存的管理也是行政工作的重要一环，并且库存工作与采购工作密切相关。

一般情况下，当现有库存能够满足相关团队的需求时，将优先采用库存中的物资，而当库存物资不足，或者零库存的话，再进入相应的采购环节。

对于这类库存管理，我们同样可以使用一张类似的在线数据表进行统一管理，先以采购物资数据表作为基础数据，生成库存物资名录，生成之后再对各物资进行梳理和确认后，形成一个专门的库存管理表。

完成上述工作后，我们可以在行政采购主表上增加与库存相关的两列。

第一列将显示该物资的当前库存数量，这个可以直接用lookup系函数进行联立，从库存管理表中提取当前的库存信息，便于参照，并参与后续运算；

第二列则是一个减法运算的结果，是将采购需求数量与当前库存数量相减后得出的数值。

如果结果是正数，那么这将是最终的采购数量；而如果结果是负的话，那么当前的库存数量显然大于采购需求数量，这时就无需采购。

对于后者的话，我们可以进一步采用条件格式来显示不同颜色，即当结果为负的话，该单元格自动显示为绿色，表示无需采购。

通过采购管理表和库存管理表的组合，我们能够实现最为高效、更为精准的行政采购工作，也避免了重复采购。

如果从企业发展的维度考虑，一个率先实现信息化的行政采购工作将会带动其他关联工作的信息化，让各个团队都能够了解信息化的好处，并逐步拥抱信息化。

融入更多专业的洞察

对于入职采购事宜而言，最开始的采购需求也许是人力资源团队提出来的，很多人会认为行政采购团队只是相应的执行方，只要在规定时间内完成采购工作即可。

但事实上，行政采购团队完全可以基于自身的专业洞察，对新员工入职大礼包的构成、采购时机等提出自己更为专业的看法。

比如，我们可以基于自身的经验，剔除入职大礼包中可有可无的物资，加入更为必要的物资，然后再和人力资源部门进行深度探讨，形成最佳的入职礼包方案。

另外，在实际的采购过程中，我们也需要对供应商进行相关的调研，最终选择1~3个最佳供应商作为日常采购的对象。

而在调研过程中，我们很有可能会经历良性的“滚雪球”效应，从调研中发现更多更具创新，更为新颖的物资，这样的物资也可以作为后续入职大礼包的选项之一。

关于新员工入职的例子在这里就结束了。新员工入职只是一个很小的点，在实际工作中，行政采购工作会和更多的部门或团队形成交集，成为他们的专业采购BP。希望大家能够在日常的业务实践中举一反三，摸索出更好的协作方式。

在下一篇文章中，我将以疫情期间的采购作为例子，看看在疫情之下，专业的行政采购工作是如何为企业运营赋能的。