时间通常是项目中的稀缺资源，也是验证项目成功与否的基本标准之一。项目中有很多会议，所以消耗最少资源的项目其潜力是显而易见的。然而，项目会议又很重要，其所形成的决定是项目往前推动的润滑剂。

在大多数情况下，尽量减少浪费在会议上时间的责任在于项目经理，因为大部分都是项目经理启动并完成的，精简会议过程中的两个关键因素就是项目经理首先考虑会议是否需要？如果是，项目经理应该举行有效的会议来实现想要达成的目标。

首先，要非常仔细的考虑会议的目标，为什么要把大家召集在一起开这个会议。会议的目标应该像所有的项目目标一样去进行确定，那就是按照SMART原则(Specifie具体化、Measurable可量化、Achievable可达成、Realated相关性、Time-boned时间限制),通过SMART原则创造出会议的目标，而且这种目标是一种能够可衡量的结果并能够通过某种方式来验证是否达成的方式来进行表达。

一旦确定了SMART目标，项目经理必须要问自己是否真的需要会议。很多会议不应该发生，任何会议都需要从“我需要举行会议，那么我必须决定会议的目标”作为前提开始。想想之前发生的许多会议，大多数是无目的、无用的，浪费了项目中最珍贵的资源，但仍然在继续发生着。

在开会前，项目经理应提出以下问题：

• 有没有一个替代的沟通机制可以做这个工作吗？例如，电子邮件，电话会议，视频会议，群件，公告板，一对一或互联网？

• 我或其他人是否拥有足够的经验和知识来做出决定？

• 决策是否可以由子项目组自己决定？

• 会议是否会创造新的知识，或者只是重新塑造一些旧的东西？

• 该类型的决定是否需要由团队通过会议集体进行？

• 会议议题复杂，要求所有项目团队进行解释，理解和接受？

• 头脑风暴是否必要？

• 会产生冲突吗？

如果在考虑了这些问题后，仍然认为有必要召开会议，项目经理必须下一步决定谁需要参加？

作为项目经理，你有义务以允许让每个人在场的方式举行会议，包括不必要的与会者都会有机会被听到会议内容，但实际上不必要的参加者可能是一个特别的挑战，因为他们可能知道他们不需要，导致他们宝贵的时间被浪费了，甚至他们可能决定给会议增加一点麻烦！

因此，在完成与会者名单之前，项目经理应该问自己以下问题：

• 他们是否拥有实现会议目标之一所需的知识或专业知识？

• 在会议中中他们的是否会受到任何决定的影响？

• 他们是否有权力来决定某些事情？

• 他们会否负责执行某方面的决定？

• 他们需要重申他们的观点和态度？

• 他们有强烈的意见并且能够形成富有成效的讨论吗？

• 他们会通过参加会议来学习，成长或发展吗？

• 他们能否有利于影响其他项目利益相关者？

项目会议的目的的相关性应该是明确的，其中往往涉及到误会的澄清、风险假设、虚假承诺、强制执行、伤害和炫耀都是展示的一部分，所以这也是项目会议的目的所在。项目经理作为会议的发起者，要带头对项目进行管理，让每个参与会议的人都在适当的位置上，当然前提是所有的关键人员都要参加，否则项目经理无法达到最佳的效果。

那么项目经理应该如何对会议进行管理，看下面的一些技巧：

• 提前准备和分发会议的议程；

• 尽可能的只召开那些必要的会议，并只邀请必要的人来参加会议；

• 在开始会议时重申会议的预期目的，澄清任何可能的歧义，让会议中的每个人都在同一个方向上；

• 制定基本规则，告诉他们项目会议要花多长时间，并坚持按照时间计划进行；

• 观察时间，确保会议按照预定的方案进行；

• 如果达成僵局，可能有必要将问题记下来或安排另一次会议；

• 澄清混乱的言论；

• 确定讨论达成的共同的和领域，而不是纠结于差异；

• 对会议的思想和决策进行总结；

• 维持会议秩序，保持每次发言只有一个声音；

• 给每个人都有一次参与发言的机会；

• 对贡献者表示赞赏；

• 确保决策明确并被大家接受；

• 不要滥用会议主持人的角色，要关注会议的重点；

• 确保分配的决策和行动记录完整，并跟踪处理完成；

• 结束会议后，不论会议最终的结果如何，对所有的参与者和贡献者表示感谢。