我们每天好像马不停蹄十几个小时在干活,但是真正用于工作和学习的,远没有这么多时间。比如准备全身心写文章的,但是写了五分钟,看个微信,刷个知乎。再写五分钟,起来喝口水伸个懒腰,一个小时内能专注于工作20分钟就不错了,我们自负地说一天工作12个小时,剔除掉无用的时间,真正在干活的,可能不足几个小时。至少鼎鼎大名的时间控制者柳比歇夫觉得自己能做到一天真正工作6个小时就很不错了,对于我们普通人来讲,这个数字可能更惨淡。
知道柳比歇夫时间管理法是通过一个俄国作家的书《奇特的一生》,从柳比歇夫的日记纠察出了柳比歇夫贯穿一生的时间管理法:事无巨细的记录,定期做报表并且准备下一阶段的计划。用这个方法,并非天才的柳比歇夫能够精通生物学,哲学,文学,音乐等各种各样的学科,他的学术著作甚至要比大多数作家还要高产。至于这么多文字能够汹涌而出的原因,他说,我年轻时看书学习比较慢,因为总是要做摘要,一些重要的书还要做评述,虽然花了很多时间,但是这些内容都被很好地整理了,我能够随时获取到这些知识,于是每次写论文都好像从一个地方搬到另一个地方一样,并不需要花太多的时间。
这个方法除了帮助他的学术产出之外,还使得他在生命的最后二十年,工作效率和年轻时一样,甚至更好,因为他运用这个方法已经到了像呼吸一样自然的地步。
这个方法具体是怎样的呢?我知道很多像我一样的速成主义者已经开始准备做笔记了。
柳比歇夫的做法是:
⑴准确而详实记录。运用各种各样的耗时记录卡准确地记录时间耗费情况。工作记实表,真实准确,他从1916年,也就是26岁开始坚持这个方法,并且使用了56年;
⑵每周,每月,每年一次统计。每填完一个时间区段后,对时间耗费情况进行分类统计,看看用于开会、听汇报、检查工作、调查研究、走访用户、读书看报等项目的时间比例有多大,并绘成图表。这样做的好处是让他对自己每一项事务所花费的时间了如指掌,能够做出更精确和完美的计划;
⑶对每块时间进行分析。对照工作效果,分析时间耗费的情况,找出浪费时间的因素。浪费时间的因素主要表现在:做了不该做的工作;做了应该由别人做的工作;做了浪费别人时间的工作;犯了过去犯过的错误;开会和处理人事关系时间过长等等。
⑷反馈。根据分析结果制订消除浪费时间因素的计划,并反馈于下一时段。
这个方法如此简单,不需要任何表格,和现代人的计算机管理工具相比,简直原始人的做法,但是这个做法很高效,他将每一天的记录装订成结实的小册子,每天花多少时间,每件事情效率多高,都非常简洁明了。这个方法唯一困难的地方就是,怎么把这个事情坚持下去。
笔者总是会陷入学习不专心,转移注意力的坏习惯中,看到柳比歇夫的方法决定一试,这个方法的核心在于:真实记录花费的时间,而非自我感觉,因此想要准确记录,需要在专注完成该事情的过程中不被其他事情打扰。所以,笔者做了这样两件事情:
1、关掉电脑版微信和私人qq,每一个小时再处理这些消息。
2、用Excel制作一张记录表,用A4纸打印出来。效果如下图,今天试着记录了一下,果然发现,一整天能利用在学习工作和自我提升事务上的不到6个小时。这个表还很简易,只有记录功能,等用着比较熟练了,再试着寻找更高级的分析的方法。
最近经常会感慨时间流逝,不知道都干嘛去了,甚至怀疑那些时间有没有存在过,如果能用好这个方法,常年累月,几乎能够查询自己每一点滴时间的去处,时间变得看得见了,想想有点小激动呢。