【高效会议主持】学习笔记

会议主持人的角色要求(what)

1、熟议业(熟悉议题业务,才能更好引导)

2、按议引(按议程做引导:引导会议节奏、往下进行、与会者发言)

3、随机应变(在不断主持、磨练、碰壁中得来)

4、气场强大(气场=影响力,影响力—所处领域的专业能力—只有相对没有绝对—从读书与行动中来)

5、总结+归纳(电梯原则:30秒讲清产品或事情,别人能听懂就算过关)

6、尽量中立、客观(不能出现导向型的语言,如张三说得对,李四说得不对;谨言慎行:“假话全讲,真话不全讲”有些假话因目标需要而讲,伤人的真话不要全讲,你所谓的真话未必是真的)

总结归纳的训练方法:

1、给新闻起20字内的标题

2、看一则新闻,并在微博发表观点看法,字数控制在140字内


会议主持开场流程

1、设计仪式感(方式:问候、好声音节目上场接麦;注意:仪式感要固定)

2、介绍会议角色(主持人、会议记录人、计时人)

3、介绍会议主题

4、介绍会议的具体目的(让所有人明白为什么来开本次会议,跑题是因为目的不明确,跑不跑题以目的做衡量)

5、重申议题及时间安排(会前发放也需再次介绍,因为即使发了并不能保证所有人都看了,有必要重申一次)


会议主持人的黄金8句话(引导+总结)

1、【引导】今天的会议主题和目的是......(会议结束后评估是否解决了问题)

2、【引导】你是怎么认为?你有什么想法吗?(开放式问题)

3、【引导】接下来我们有请XX来发表一下你的想法

4、【引导】你的意思是......(不太理解的时候,确认清楚并达成一致看法)

5、【引导】所以,针对XX这个议题,我们最后的决定是什么?(向会议要决议,在会议进行到2/3时,要提醒大家)

6、【总结】那我们最后达成的决议有1、2、3......(会议结束前总结,结束时讲清楚)

7、【总结】那我们刚才这个议题的讨论结果是“谁在什么时候做什么事”(3W“who、when、what”;who:责任要明确到人,会上明确;when:明确时间节点或计划完成时间)

8、【引导】我们本次会议的议题已经讨论完毕,并且也明确了每个议题的责任人,接下来大家看一下还有没有其他的议题,如果有我们继续讨论,如果没有我们的会议就到此结束。(这句话一定要说,给大家发言的机会;如果有我们继续讨论,如果没有我们这个议题我们就过)

备注:理解8句话的核心意思,并转化成自己的语言说出


会中常见问题的处理方法

一、偏离议题,习惯性跑题

方法1:技巧性打断

1、稍微抬高音量+不要太严肃要面带微笑+语气缓和

2、要肯定的打断(不要否定性打断:所有人都希望提出的方案或建议能被接受或认同,在打击发言者的想法的同时,也会打消发言者的积极性,久而久之也就不再发言了,我们要引导与会者多发言,所以打断时要先作肯定)

示范:EI~刚才我们讨论到2个方案,现金和旅游,我觉得这两个方案都可以考虑。我们今天的议题是讨论方案,我们今天先别讨论发多少现金或者去哪儿旅游的问题,我建议这样好不好?我们今天先把方案确定下来,然后再讨论细节

方法2:FAST

F:face:面对。遇到跑题,主持人必须站出来面对,而不是坐视不管,主持人要控场,最终目的要做到高效。

A:affirm:肯定。

S:suggest:建议

T:try:尝试。尝试拉回来,一般尝试拉回来2次,会中或会后去稍微提醒一下对方

二、无人回应

方法1:直接邀请

邀请的人选要选择配合度高的,判断能回答出来的人

说些鼓励的话(以事实为前提):张三之前有提到过一个方案,我认为不错,要不张三你来分享一下

方法2:眼神交流

给某人一个眼神,示意他来说

标准版本主持人:要保持中立,要引导别人去说,不允许自己发表观点和言论(如现实中无法做到,也可以自己先说一个方案,做到抛砖引玉)

三、个别发言人滔滔不绝

方法1:限时制度

1、现实中就有自上而下都共识的制度

2、开会前强调规则:今天的会议只有1个小时,我们有3个议题需要讨论,所以时间比较宝贵,为了提高我们的效率,不耽误大家太多时间,所以我希望:第一,大家的发言是精练的精简的;第二,如果我发现,有滔滔不绝的现象,我可能会去提醒一下。大家同意吗?

方法2:技巧性打断

抬高音量+肯定打断

备注:要有坚定的推行心态,可能一开始会有人反对抱怨,但没关系,既然认同就要执行,习惯是慢慢养成的,你一定要坚持,经历了几次后大家就自然习惯了高效。

四、私下开小会

原因1:有异议、没听懂、

处理方法:有什么疑问吗?如果有可以提出来

原因2:受冷落

处理方法:征求其意见,增强其参与感

原因3:没兴趣( 原因是与会者觉得会议与自己关系不大 )

处理方法:会前在筛选与会者的时候出了问题,应该筛选直接参与人

备注:发言者发言完后先处理开小会的问题,再回到总结或议题当中来。

五、产生分歧、激烈讨论

步骤1:判断是否跑题及紧急程度

跑题:建议下次开专题会讨论

紧急程度:是否本次会议一定要讨论的,如果不是,建议下次开专题会讨论

备注:现处理情绪,再处理事情

步骤2:限制发言时间,最终陈述

陈述争论的观点——双方各派一位代表5分钟进行总结陈述——注意一方发言另一方不要说话

步骤3:征求未发言者意见

话术:我见张三一直都没有说话,张三,这个问题你怎么看呢?

目的:

1、缓和争论双方的情绪;

2、看未发言者是否有更好的论据来支持观点,影响争论的双方对观点的坚持

步骤4:由决策者决定或投票决定

方法1:建议会议设置一位决策者

方法2:如无决策者就按少数服从多数的投票规则(做决策时无法百分百确定最终结果,只能实施后才知道结果,所以按投票规则)

备注:指派任务时应倾向于把任务更多的给到同意的“多数”一方。


如何结束会议步骤

1、争取计划时间内结束

2、总结并宣布会议决议

3、再次和与会者确认有无异议

4、宣布会议结束

备注:会议=有效+高效。有效:是否达到会议目的;高效:是否在计划内的实际完成。

最后编辑于
©著作权归作者所有,转载或内容合作请联系作者
平台声明:文章内容(如有图片或视频亦包括在内)由作者上传并发布,文章内容仅代表作者本人观点,简书系信息发布平台,仅提供信息存储服务。

推荐阅读更多精彩内容