最近被人考了PMP九大知識領域,我自己離準備PMP考試的時間已經超過10年了,九大領域五大流程早己忘了差不多,要我再背一次實在有困難,但我還是能用自己的經驗和想法梳理了一下。
對專案經理(Project Manager,PM)來說,最重要的兩件事,一個是錢,另一個是人。PMP的課程上有提到PM有70%的時間在做溝通,溝通的對象都人吶,所以人是專案執行最核心的部分。我把所有和人的溝通,全部劃入「人」這一塊:客戶溝通、廠商管理、合約談判、專案內部整合,無一不跟人有關係。再來是「錢」,生活裏所有的事情都少不了用錢,專案當然也不例外,成本的控管當然非常重要,但有時候PM要考量不只是成本,還要去確保錢能入帳,比如追發票、要求專案成員報工時,確保Revenue等,這都是錢。比較可惜的是有些做軟體開發的PM,並不會接觸到錢,或者只處理工時,所以對成本會比較無感,但我認為接觸到財務的管理,會讓一個PM的視野有所提升,尤其是揹了營虧的PM,會更有感。當你手上抓著「人」和「錢」,你其實差不多就是一個準CEO了。
接下來是規劃與執行的部分,包括範圍、時程和品質,我認為這是屬於「看得見」的部分,影響的是產出,PM的工作就安排「人」去執行,然後換成「錢」。其中最重要的是WBS(工作分解結構,Work Breakdown Structure)的展開,簡單來說,就是達成專案目前要做的工作項目清單,一旦有了這份清單,你就可以找出工作項目之間的關連性,找出要徑,依據你所需的品質要求,估算需要的人力和資源(會變成成本,又是錢),抓出時程。小提一下,我認為製作WBS的形式其實不用太拘泥,有些人會使用MS的Project當作工具,但我自己並不喜歡project,太複雜,你不如好好利用Excel,用窮舉的方式列出來你的工作項,反覆檢查細化和討論,就會逐漸完整。
風險,這是PM比較難看得清楚,但又不得不去面對的事情,其實風險的管理,和PM對專案的全局思考是有關係,越是大型的案子,越需要想得廣、想得深入,聽起來像是廢話,但我保證PM通常都是很忙碌,以至於少了時間去做最重要的事情:思考。我會建議每週日的晚上,空一段時間,邊想邊寫下來,當你寫下來那些困擾你的事情,就會促使你進一步去思考其中的細節,日進有功,久了你對專案的掌握力就會有所提升。
我想PMP九大領域差不多都談到了,科科。