Tim HERRERA 2017年3月6日  | 译者 阿连

图为建筑师在办公室开会。研究发现，美国公司每天要开1100万个会议，而且无效的会议每年花掉国家大约370亿美元。

会议!

工作中，我们不知不觉会浪费掉大量的时间，但这却又难以避免.

一项研究预计美国公司每天要开1100万个会议.而另一项研究表明无效的会议每年花掉国家大约370亿美元。这个有趣的计算器可以让你估算下你的公司在会议上花了多少钱.

既然如此，我们为什么还觉得困惑呢?问题并不在于会议;我们知道协作是为了工作场合的整体利益。真正的问题是组织和个人如何达到真正的协作。

“过多的会议只是一个症状,它本身不是一个问题,”迈克尔·曼金斯说,他是“时间、天赋、能量:克服组织阻力和释放你团队的生产力”的作者和贝恩公司合伙人。

对于这个问题,曼金斯先生说, “一种文化是为了便于协作的回报合作,或者更为常见的是,一个组织架构基本需要牵涉比实际所必须的更多的人参与重要活动。

贾斯汀罗森斯坦,曾在谷歌和Facebook工作，也是Asana的创始人之一, Asana是一个生产力管理工具,指出即使那些自诩的科技巨头也陷入生产效率的误区。

“真正的悲哀是我们大量的时间不是花费在真正的工作上,而是在做关于工作的工作,”他说。“即使一个30分钟的会议看起来似乎无伤大雅,可是切换工作情境实在是太难了,真的很难重新快速回到原来做的事情的节奏中。”

完全取消会议只会适得其反,所以说关键就在于获取更多你参加的会议的信息。

下面就是该怎么做.

学习会前艺术

在接受一个会议邀请之后,你应该做的第一件事就是提前主动要求做好会议议程。

想在会议中一切顺利的最好的工具就是不断地准备,研究会议的议程将帮助策划你要贡献的时刻,吉尔弗林说, Flynn Health Holt Leadership的创始合伙人，一个专注于训练女性领导者的咨询公司。

“提前去想你希望增加价值或你的观点的几种不同方法,”她说。“会议并不总是可以按照你预期的方式进行,但提前思考肯定有助于做好心里准备。”

当你有一个新的想法的时候,在会议开始前用闲聊的方式试着先获得支持。如果在会议中你遇到阻力,就会有人在你身边支持你。

“大家都知道,虽然女性往往不知道,真正的会议其实是发生在开会前,”弗林女士说。“在你进入会议室之前你需要跟关键成员谈过。”

一个会议的前几分钟也是最重要的。

“你想让你的声音尽早在会议室里出现,”弗林女士说。“很多时候人们等待的时候就想, “噢,我必须等是因为我要有真的有深刻见解的东西可以说。’”

但是会议的方向,包括谁将参与进来,往往在一个会议的前几分钟就决定了,所以早点参加是很重要的,她说。

当心“最冗长的专制"

如果你必须参加某个会议上,你也做了你的"作业",你仍然有可能受到一位前首席执行官教练所说的“最冗长的专制”的影响而被冷落:一个会议的议程会被那些说话最有力,而且往往是第一个发言的人的影响。

“不说出来,你隐瞒了一些团队的有价值的东西,“金斯科特说, Candor的首席执行官，同时也是"Radical Candor"的作者。

“当你有一个好主意,沉默并不是一个慷慨的行为,”她说。

对于那些胆小或级别较低的员工——或者因为公司文化而被边缘化的员工——发言充其量不过是伤脑筋的和最糟糕的一次可怕的经历。但通过肢体语言和特定词汇的选择的表达,可以更容易融入进来。

为了有更多的互动,坐到你的座位前,不要向后靠,弗林女士说。考虑放弃笔记本电脑;有时它会成为你和其他人之间的障碍。

说话时,尝试使用“强硬的语言”。

“如果你初级成员,或者唯一带颜色的人,或唯一的女性,我们的倾向会变得过于顺从恭敬和使用大量的修饰语,”她说。“说重点,陈述事实,有说服力,如果你擅长的话可以利用你的幽默感。但保持事实和清晰,不使用敬语和填充词。”

拥抱不舒服

指出显而易见但不舒服的事实绝非易事,但这在同行和同事之间几乎是不可能有的。但这让我们更有理由去这样做。

“人们之间互相碰撞,不仅帮助我们完善我们的工作产品,还可以提高我们自身,”斯科特女士说,注意在麦肯锡公司,著名的管理咨询公司，经常被提及的“义务异议”。

这里的好处远远大于风险,即使你的工作并没有接受异议作为改进的必要工具。如果你觉得不舒服,可能也不只是你会有这种感觉。

“我已经看到，在会议室里的每个人都在思考些什么,但是没有人愿意说,“ Rosenstein先生说。“我们想听到人们说点什么比如“我完全不知道为什么,但我觉得这个想法怪怪的。’”

这将不会带来任何争论,有时不过是避而不谈罢了。

有选择性的参加会议

这样花费一个团队的努力,许多组织已经达到两个目的中的一个或两者兼而有之:一种文化，会议邀请被视为一个人的威望和地位的标志,以及为了合作而发生的协作,或称,协作过载。

“这已经成为企业文化的一部分,如果你没被邀请参加一个会议,肯定是你不够重要,”曼金斯先生说。“这会加强想要被邀请的行为，即使你不起什么作用。”

显然,想要摆脱的第一步是,参加更少的会议。对管理者来说是很容易的,但对于员工呢?

专家说,最委婉的做法是承认邀请,并且表达你的感激,然后礼貌地解释你不清楚你的存在能给会议增加什么价值,然后建议你不去参加。描述下你的缺席对于会议来说反而是给其他人增加更多的机会。

另一个更激进的做法:指定一周中的某一天你不参加任何会议。如果你在足够幸运的职位上,可以谢绝集体会议,试试看。即使一周只有一天是不被打断的，也可以为您的生产力创造奇迹。

原文链接:https://www.nytimes.com/2017/03/06/business/four-ways-to-be-more-effective-in-meetings.html?_r=1

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