高效率的时间管理方法——《番茄工作法图解》

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昨天读完《番茄工作法图解》一书,感觉自己读书的过程挺快,没有像之前那样犯愁,三个番茄钟的时间就读完了,虽然说有的概念并不是很理解,但也真正进入了任务完成期。

番茄工作法其实很简单,首先是能拿一个钟和三张纸来进行记录,记录的目的就是为了检测时间,让自己更能高效工作。三张纸就是记录三个表格,即今日待办”表格“,活动清单”表格和记录表格。前两种表格自己非常清楚,也深刻地体会了记录代办事项和活动清单的好处,今后会一直坚持下去。并改善之前的总结复盘。

对于最后的记录番茄时间的表格却是第一次听说,一片热情进行记录,从而更深刻地知道自己使用了几个番茄钟,能更好地进行自我管理,同时,还解决了番茄钟过程中的各种中断。

内部中断,首先要及时接纳,然后记录,然后继续自己的番茄钟时间。待番茄钟结束,最后根据自己记录的内部中断时间,为自己分析总结。如果中断时间过多,可以采取调整番茄钟的时间,可以设定为20分钟或15分钟,可根据自身情况进行调节。

外部中断,也要及时记录,然后随时把需要办的事情及时记录到代办事项中,继续进行番茄钟时间,最后进行整理,根据事情的紧急把事项整理到每日活动中。


这本书有三个方面引起我的深思,第一是休息,第二是预估时间,第三是拖延原因。


首先是休息。番茄工作法主张在25分钟时间段内专注进行高质量工作,接着进行5分钟的休息。

这时候的休息不是简单地看看手机,浏览浏览网页那么简单。它是为你的大脑充电,为前一个番茄钟学到的知识进行后台处理,真正为下一个番茄钟时间的有效开展提供保证。休息不好,则影响之后进行的番茄钟的效率。

当然,心情的过于紧张就会引起休息的紧张,番茄钟需要专注而高效的工作,而休息则是专注而高效的放松。多阶段睡眠是作者目前经实验之后用时最少却又保持精力的高质量休息方法。


[ ]  首先,找一张舒服的椅子,沙发更好。


[ ]  休息一开始就闭上眼睛,身体找到能放松的姿势,放松肩膀,放松腿,放松胳膊,放松脖子。


[ ]  想想有一台光扫描仪,想象着身上的光,从上到下,从头到脚缓缓移动,集中注意力在身上的每一寸肌肉,让他们放松,尤其是注意眼睛,放松眼部的肌肉。


[ ]  休息完成后,轻轻睁开眼睛,启动番茄钟,继续下一个。

如果条件不允许这个方法,可以看着窗外发呆,比聊天要好得多。在休息期间,思考上一个番茄钟或下一个番茄钟的工作是不允许的。不要打重要电话,不要写重要的电子邮件。让大脑充分吸收过去25分钟的脑力。

在每隔25分钟的常规休息之外,番茄工作法要求安排时间更长的阶段性休息。

阶段性休息通常可以是15~30分钟的消遣。一般三或四个番茄钟后可以进行一个阶段性的休息,在休息期间,可以去干自己想干的事情,收拾房间或聊天。


第二是预估时间。这是自己平时自我管理中的弱项。之所以总是举得每天的任务完不成,从而产生挫败感,就是与自己没有预估清单时间有关系的。


因为我不知道,番茄工作法有一定的目标导向。量力而为地选择一定数量、今天能完成的活动,这是你的承诺。如果它们得以完成,满心欣慰是回报给你的精神奖杯。

所以,怎么量力而行,是有一定的科学方法的,这个方法,就是预估!

预估有一个简单的方法:可以先估计每天设置的任务能完成几个番茄钟,想有几天的缓冲区,那么就在活动清单的表格中记录番茄钟的总数。如,要完成九个番茄钟,有十天的缓冲区,那么在活动清单中,番茄钟的预估总数应该是90左右。如果如果这个数字大大超过90,就需要有所取舍了;如果总数比90小得多,则还可以加入更多活动。

同时还有“预估自问法”,下面是我的答案,希望对你有所启示:

※ 你通常能按照每天的计划完成工作吗?

不能,尤其是最近,总是计划多,实施少。

※ 你是否经常修改自己的预期?

不经常修改预期,但是有的时候眼看完不成,就会修改。

※ 要将你承诺过的事情全部完成,你知道需要多久吗?

这个还真没算过,只知道每天定出清单,照着清单实行。你知道预估的重要性之后,一定要进行每天计划预估了。

※ 你所预估的活动时间,最长要花多久?以天、小时还是分钟计?

虽然我还没有开始预估,但是我感觉预估应该是最少一小时来及,或者是以分钟来计。

※ 你所预估的活动时间,最短要花多久?以天、小时还是分钟计?

最短要花一二十分钟吧!


[ ]  上面的问题做完之后,心里感觉有一点点的动力,这种动力源于对自我的认识,只有对自己的计划有全面的,科学的把握,才可以让计划实施得更准更好。也就是说,预估真的非常的重要!

其实,知道了方法,最重要的是收集跟踪数据,进行周复盘,然后根据出现的状况再随时调整。


第三是拖延原因。


有三个导致拖延的明显原因:

※ 其他人强迫你做一些事,违背你的意志;

※ 你给自己压力,想要有完美的表现;

※ 害怕犯错误或受批评。

对于我来说,我是个好强的人,性格比较执拗,别人说我,我偏不听。总是以自我为准。有时候即使行动上认可,思想上也是在发生斗争。况且,之前我一直还是个完美主义者,做每件事总是期望做到做好,所以总怕犯错误,怕受伤害。但现在,第一点绝对不可能,第三点也正在远离。

最重要的就是第二点,我是个责任心强的人,过强的责任心加上完美的性格,超出心承受的负荷。所以,我总是给自己压力,期待有完美的表现。而且这种压力是无形中自己强加给自己的,所以难免会弱能量。进而导致行动迟缓越是行动迟缓,任务完不成,心情就越是焦虑,于是,恶性循环就开始了。

要想改变,必须从认知上提高,才能进行行动与心情的双重改变,才能更好地进入良性状态。

要想改变,时间的管理,番茄钟的方法的掌握是最直接的办法,我们只有更好地实践,才能进入良性循环,才能更好地具有行动力。同时也改变了拖延症!

除了这三大感悟,自己还重温了很多概念。如记忆编码,做梦,薄片攫取,心流等。

记忆编码,短期记忆中信息通常以声音形式存储。与此相对,在长期记忆中信息通常以语义形式存储。长期记忆就像一台巨大的联想机器。大脑通过编码进行存储。这是阿兰·巴德利在1966年提出的。

做梦,也叫快速眼动睡眠,或称有梦睡眠,这是大脑的一小部分重放我们日常生活的影像。这种现象每晚出现3~5次,如果我们活到70岁,平均一生有五年的时间在快速眼动睡眠。

心流,是一种精神状态,它具有以下特点:明确的目标、集中、专注、自我意识消失、时间感扭曲、直接和即时反馈、能力水平与面对挑战的平衡、个人控制感、工作本身的内在奖励、行为与认知的合一。要记住,获得心流状态,最好整以暇、正襟危坐、全神贯注的姿势。

薄片撷取,是一种不假思索的思考方式。为了做出正确决定,你需要简化问题,使其只包含重要事实和你有足够能力进行分析的领域。

戴明循环,是美国统计学家威廉·爱德华·戴明和安德鲁·沃尔特·休哈特共同创立的,也称品质管理循环或PDCA循环。它是一个解决问题的周期流程,可用于对其他流程进行改进。基于“假设—实验—评估”的科学方法,戴明循环的4步为:计划—执行—评估—应用。

注意缺乏特征,精神病学家爱德华·哈洛威尔创造的。美国的一份研究显示,员工在办公室上班时,大约每3分钟就会被打断一次工作。这份研究还表明,人们在电脑屏幕同时开启的窗口数,平均为8个。这是种恶劣的现代生活方式。

“现在就做”原则,将最重要的活动排到第一位,并全力以赴去做,有一种脚踏实地的安全感,否则注意力会一直被各种问题扰乱。如,我每天早晨我先纵览整个积压工作清单,选出最重要的一项活动,在一小段时间内与它共舞,之后再重新评估它是否仍然是最重要的。然后去做。

知识量比较多,需要反复思考实践方能得出本书的真谛!

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