【学习分享】向上管理(14)——汇报工作有讲究(上)汇报什么
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前面我们讲了主动汇报工作的重要性:主动汇报是你工作的职责所在,也是你在上级面前展示自己的好机会。你要为自己的工作和前途负责,就必须重视主动汇报工作。
接下来,我们介绍"如何跟上级汇报工作",这里面是有很多讲究的。
汇报工作之前我们要做好充分的准备。
首先,我们需要明确三个问题:
1、汇报什么内容?
2、在什么时机汇报?
3、通过什么方式汇报?
今天,我们先来讲第一个问题:汇报什么内容?
汇报之前,我们先要对汇报的类型进行了解,工作汇报通常分为4种类型,分别是汇报工作计划、汇报工作进度、汇报意外或困难、汇报结果。
1)汇报工作计划
工作开始前,需要向领导汇报工作计划,包括计划目标、背景、完成时间、涉及人物、最终效果等等。上级了解了计划的内容,可以提出一些建议或意见,确保你的工作计划与公司、部门、岗位的目标一致,可以获得理想的效果。
如果工作计划有问题,可以在实施前及时纠正,避免你在工作中做无用功。
此外,如果需要申请人力或物力来支持工作,也应当在一开始的工作计划里提出需求,这样上级也能更好地评估投入产出比。
2)汇报工作进度
工作开始后,为了让上级及时了解工作进展,可以和对方商定汇报进度。
我们通常都以为等到工作结束了,才需要对上级汇报,但其实这样做有很大风险,如果是事情顺利还好,万一事情进展不顺,这个时候老板就没有时间来做出应变,无法采取措施挽回损失。
通常有两种方式汇报工作进度,一是按照重要的时间节点,每个阶段规定所需的时间,然后到了相应的时间节点就需要和上级说一下这一阶段的工作情况。
二是按照常规的汇报节点,比如你们部门是规定每周周一开例会,那就直接向老板汇报上一周工作。无论是哪一种方式汇报工作进度,我都建议你做一个图表,就是列出每一个任务并标清时间轴,这样可以看清整个计划的周期,每一次汇报有图可依,让老板了解上一步是什么,下一步是什么,还有多少步就到达目标。
3)汇报意外
工作推进的工程中突然发生意外打乱整原定计划,我们应该采取什么对应措施和补救方案?这时候就需要及时汇报给老板,寻求支持和帮助。
一般情况下老板的能力素质、人脉网络,总是比我们要更胜一筹,寻求帮助的话胜算更大一些。
多数人有报喜不报忧的毛病,特别是意外是由自己造成的情况下。实际上,碰到这种情况,就更加不能隐瞒,不好的消息越早汇报越有价值,因为有利于上级及早采取相应的应对策略,减少损失。
4)汇报结果
工作结束后,要把整个工作的完成情况向老板做个汇报。
需要说明原来的工作目标与实际的效果有什么差异,客户的反馈等等。
尽量使用可量化的数据,有重点有层次地汇报。
最后总结工作中哪些是做得好的,需要继续发扬的;哪些是存在问题,需要改进的,以及如何改进等。