很多职位都需要用Excel,很多时候自认为做的很好的时候,同事或者甚至客户却茫然不解。
这本书的主旨是如何表达清晰的图表,不管是看的客户和复查的同事都能一目了然。并非很复杂的工具书,适合职场新人快速了解制作表格的需求和方式,不致于手忙脚乱。
大致上分了两种提议,一种是使用使用表格的逻辑,另一种是优化表格的方式。
逻辑
1. 表格应该容易阅读,时刻问自己下一个看的人着重什么,要检查什么。
2. 一些细节应该整个团队甚至公司都贯彻,比如红色永远代表危险事项,才能减少误会。
3. 避免手动加数据,如果有手动添加或者修改,就确保字体换个颜色(例如蓝色)。
4. 指定一个人做最终的复查,避免多人同时修改多个档案,也不利于追踪。
5. 表格的结果不只是一堆数字,应该时刻问自己,价格提高10% 的话,利润相对的改动是什么。
6. 适当使用百分比来表达,比如销售提高了多少,或者租金贵了多少。
7. 用最简单的公式,减少出错几率。
表格
1. 缺乏数据的时候,比如第一年没有销售增长,可以放N/A 而非留空。
2. 重点使用淡背景色,隐藏网格线。
3. 表格从B2 开始。
4. 项目下的细项使用缩排功能,一眼看出主要事项和子事项。
5. 使用追踪功能,修改大的时候可能要每半个小时就储存新的档案,一边追踪。
6. 数字靠右,避免置中,可以清楚看出多少位数。
7. 格式如字体、大小、颜色统一。