(邹鑫《小强升职记》读书笔记2)
著名管理学家史蒂芬科维提出的一个时间管理理论,把事情按照重要和紧急程度分为四个象限。
第一象限:重要且紧急。
第二象限:重要但不紧急。
第三象限:不重要但紧急。
第四象限:不重要且不紧急。
针对四个象限的思考方法:
第一象限:自己真的有那么多重要且紧急的事情吗?
第二象限:如何避免更多的事情进入令人讨厌的第一象限?
第三象限:如何尽量减少第三象限的事务?
第四象限:我们在工作中是否有必要进入这个象限?
针对这四个象限,建议有以下的处理方式:
第一象限:立即去做。饱和后果:压力无限增大,危机。处理原则:越少越好,第一象限80%的事务,都来自于第二象限没有被很好处理的事务。
第二象限:有计划去做。饱和后果:忙碌但不盲目。原则:集中精力处理,投资于第二象限,做好话,先紧后松。应该将时间投资于第二象限,不能因为它不紧急就不去处理,应该在第一时间进行任务分解,并制定时间表。然后我们每次投入一点点时间,就可以完成一项庞大的任务。
对事务进行任务的分解与目标的描述。好处:迫使我们将主要精力放在第二象限;有利于将一个项目做细,做得有计划,时刻知道自己的下一步行动,也更有执行力;明确任务完成的标准,当达到标准时可以减轻压力;分解成小的任务有助于进度控制,便于调整后期的时间规划。消除时间管理的三大杀手:信息不够、拖延、预期结果不明确。
第三象限:交给别人去做,或是委婉地拒绝。威廉姆翁肯提出“背上的猴子”理论,他在忙于加班时,发现下属在悠哉打高尔夫。他意识到:主管人员之所以时间不够用,一个很重要的原因在于没有很好授权分离,将太多本该下属去做的工作招揽到了自己身上,以至于永远在苦苦追赶工作进度。饱和后果:忙碌而且盲目。原则:将你身上的“猴子”扔到别人身上。
应用“猴子”原则走出第三象限:1、明确职责,确定这只猴子不是你的;2、注意沟通方式,明确、坚决、不生硬。如果上司非要把猴子甩给你,必须沟通清楚他对这件事的看法,及预期的结果。
第四象限:最好别去做。饱和后果:浪费生命。原则:可以当做休养生息,但是不用沉溺于此。
四象限法小结:
1、根据自己的职业价值观评估某件事务的重要程度;
2、根据事务的截止日期判断事务的紧迫程度;
3、把所有的日常事务都放在四象限中分析;
4、对不同象限采取不同的处理方法和原则;
5、将主要精力集中在第二象限。我们平常制定的工作计划和目标都是相对于第二象限来说的。
怎么样,是不是感觉很多时候把时间用错地方了?没关系,先要有意识地把重心放在第二象限内,慢慢地会逐步减少第一象限和第三象限的打扰。