新公司第一次组织培训，230人，共计7天6夜，居然没有会务组，鬼知道我们经历了什么，不过，还好，答应学习小组的作业拖了1个月还是完成了，希望能对其它做培训的小伙伴有用。

没有完美的流程，只有不断完善的激情。

      企业培训部主要负责组织企业内或大、或小的会议、培训，为更好做好培训工作，在不请会议组织机构的情况下，做好会议协调组织工作。

培训会议按照规模可分为：

A、迷你型会议  10人以内

B、小型会议    10--30人

C、中小型会议  30--50人

D、中型会议    50--100人

E、大中型会议  100--200人

F、大型会议    200人以上

G、超大型会议  500人以上

该信息适合200人以内会议，组织内容中还包括：课程梳理、培训流程、用餐、用房、交通、培训师对接。

（一）前期需求

【第一步】：入初步会议需求信息收集。

1、  信息收集：可用5W2H来进行信息收集

（1）WHAT——是什么？本次培训的目的是什么？具体要做什么工作？

（2）WHY——为什么要做？可不可以不做？有没有替代方案？

（3）WHO——谁？由谁来做？主要负责人和工作人员

（4）WHEN——何时？什么时间做？什么时机最适宜？

（5）WHERE——何处？在哪里做？场地要求

（6）HOW ——怎么做？如何提高效率？如何实施？方法是什么？

（7）HOW MUCH——多少？做到什么程度？数量如何？质量水平如何？费用产出如何？

2、      设计出符合本次培训会议的信息反馈表：（举例）

（1）WHAT——新员工入职培训，通过培训让新进员工了解企业，掌握岗位基本应知应会知识，具有企业荣誉感。

（2）WHY——企业常活动，每年招聘季均会举行。

（3）WHO——由培训部主要负责，各用人、实习部门配合。

（4）WHEN——每年4月10月各举行一次，每次一周封闭培训。

（5）WHERE——四星级以上酒店，远离市区，封闭培训。

（6）HOW ——公司有固定培训课程，经过认证培训讲师进行讲授内容。

（7）HOW MUCH——受人均费用不得超过4000元/次，不包含讲师劳务费用、交通食宿费用。

【第二步】：向公司领导提出方案并进行确认。

新公司往往在该方面有较多不确认信息，如费用、培训时间、授课内容、授课人等，有条件的情况下，可理出相关建议提交主要负责领导，为领导进行筛选并进行方案A、B的选择，最好不要超过三条建议。

相关内容最好包括人均费用、总额、关键事件决策，一位出色的培训经理应该可以替领导提前过滤一些不必要的信息。

1、 信息提供

结合会议规模情况，提供的信息不尽相同，如何抓住主要信息，做到无遗漏，如有之前经验，可借鉴最好；如无信息，可利用5W2H汇集的信息进行细化。

2、VI 规范

企业重视宣传、包装，有专业VI要求可请市场部或设计部同事一同配合，会让你的培训，更像一次商业活动。如公司无该标准要求，作为培训部，应适当进行照片的拍摄，以做好备份资料。

本次主要设计内容：

1.主视觉（酒店大堂桁架、X展架、电脑桌面、横幅、刀旗、桌牌）

2.企业宣传片、本次活动企业片，时长，播放频率

3.培训手册（封面、插页、笔记页）

4.其它培训相关用品（笔、礼品、服装，如拓展活动可穿着统一T恤）

5.嘉宾座次名牌（高标准相纸打印，至少提前一天确认讲师、嘉宾姓名）

6.讲师感谢信（感谢信、信封）

7.酒店：大堂指示内容、讲桌需与酒店落实是否可摆放及位置规格要求

8.照片、录像拍摄

9.微博、微信、视频编辑、发布

3、会议场地

落实会议场地的规格（长、宽、高、舞台、灯光、LED屏规格、摆放形式建议、场地音响控制区等相关信息）尽可能详尽的提供图片、视频资料，以便主要领导对此有所了解，如有可能最好实地进行参观。

培训酒店会议室涉及内容清单：

1.会议室长、宽、高、舞台、嘉宾席、音控区、LED规格

2.会议可摆放形式

3.会议服务项目：VIP室、茶休、吸烟区、饮品、文具

4.会议服务细节：如服务人员数量、大型会议时主要嘉宾近边服务要求

5.会议安全出口，及用餐、撤离最佳路线

6.会议使用时长、相关设备使用要求、同时段酒店其他会议

4、落实培训人员及领导行程

受训人员行程安排：多由培训部进行制定，请主要领导进行确认，确认完毕后，在会议前期应该以书面形式再次提交，并在会议当天放置于主要领导会议桌前。

领导行程安排：提前进行车辆、抵离时间、用餐、用房、特殊要求的准备，并与领导的主要秘书或负责人进行对接，以防临时性工作安排。

（二）会议组织流程

1、预演

如是大型、高会议，人员较多，最好提前进行一次预演， 会务组人员应对流程熟悉灵活应对突发情况。

1.酒店地址：合理交通方式，周边及当天交通情况预估（如学区、早高峰、天气、是否为节庆日等因素均要考虑）

2.入住流程：涉及内容为身份证登记、房间安排、签到、物品发放、行李寄存、电梯、合理路线。

3.会议准备：VIP领导引领、落座。

4.用餐准备：设计最佳路线，考虑酒店布局、电梯、楼梯情况。自助餐、桌餐、宴请对菜单内容提前进行了解掌握，特别是酒水、上菜速度的要求提前与酒店方进行沟通。

5.物品准备：提前与酒店落实相关物品、入住酒店时间、运输方式、搬卸时间、及后期结束后的物品收尾。

6.临时安排：安排有接待经验的人处理临时突发情况。

2、 主要环节负责人

建议：达到一定规模时，如100人以上的会议，一定要设立会务组，以便进行人员调配、安排。

主要环节：

1.人员组织：人员分组、信息通知、住宿安排、联系方式

2.物流运输：主要物品采购、运输与供货商、酒店进行协调越是高星级酒店对物品进出酒店的要求较高。

3.现场指引：安排专人进行人员引领、VIP就坐、用餐引领

4.宣传用品：落实VI用品，及在酒店摆放，会议前进行一次复查

5.]硬件设备：培训会议设备如电脑、麦克、音响，摄像，如有条件可安排专人进行

6.会务组：负责总协调，其它相关人员保证责任落实到人，通信方式清晰。如电话、微信等

3、预演反馈

结合现场情况，参加预演的人员，对之前的内容提出了一些新的建议和方案，对活动后期的顺利进行有一定保障。

建议：视培训人员的数量及信息的准确度，组织者最好具有一定的办会经验，如在人员协调、物品准备、流程梳理方面会考虑全面。

4、注意事项

大型活动，与会人员熟悉要高，信息沟通要顺畅，遇到不明事宜，多交流、多问，不要进行互相埋怨，宁可多次重复信息，以保证信息的准确，更新及时。

建议：

1.成立会务组，工作责任落实到人

2.流程要求做人人知晓

3.人员规模大，时间可能的情况下进行至少两次演习

4.向公司之前办会人员进行经验借鉴

（三）活动现场

【第一步】物品、人员责任清单

1、培训活动涉及部门较多，提前进行物品清单制定

主要涉及部门：

1.HR：人员名单、住宿名单、联系方式

2.物流：培训所需用品清单

3.市场：培训现场所需用VI用品及拍摄用品

4.IT：基本设备保障

5.会务组：各部门、流程、关键时间点清单

2、人员安排注意事项：

（1）成本中心负责人

由于非医疗成本中心负责人提前到位，最好该事物由对口部门负责，专人专项，即工作职责负责什么，就进行什么，如客服负责接待、市场负责VI内容。

（2）医疗方面负责人

青岛主要负责人到位较晚，医、护、技一直处于HR直接联系，后期了解到，员工的归属感不强，组队后常常说找到家的感觉了。

（3）服务官安排

服务官主要职责：

1.微信群建立。提前发布整个行程，并进行答疑，1对10至12人，相对来讲比在大群里一对130人要温馨，减轻了培训部的一部分压力。

2.现场负责接待。如行李、座次、用餐、用水培训物品。

3.活动组织。后期虽然选了组长，但是服务官还是在组里起到了积极作用，如每天的学习回顾、小组风采收集、答疑等。

4.后续。培训活动虽然结束了，但是该小组的成员的团队合作意识非常高，青岛妇儿医院参训的老师对此高度称赞。

（4）服装准备

所有负责接待人员，最好穿职业装，女性化淡妆，发型符合相关要求，以良好的精神面貌参加培训，部门负责人应对所有下属一一进行检查。

（5）物品支持

涉及服务人员，最好提前准备一些服务资料包，里面包括如纸质流程、名单、纸、笔、工号牌、皮扣等方便工作的小物品。

【第二步】现场情况

1、  每日工作预案清单

提前一天与各“服务官”进行会议沟通，落实第二天工作。主要涉及内容：

1.会议室要求：如场地变化、会场服务

2.讲师安排：北京主要讲师每日均有来有走，提前安排车辆、住房

3.用餐安排：每日人数略有变化，主要为讲师、临时性增减人员，一般可与酒店商定最低人数，以保证无浪费。

4.房间安排：提前落实好当日入住人员、离店人员信息。

5.关键时间点：有必要的话，相关活动有专人跟进，在关键时间点进行检查，如会场、用餐、房间、用车等。

2、 每日工作记录

1.记录当天重要事件

2.记录问题、优点在晚上会议回顾时分享

3、每日工作反馈

1.每日培训结束后，对当日培训活动进行反馈

2.将发现的问题集中回答

3.责任落实到人

（四）活动后期

【收尾工作】

1、宣传内容

本次活动的照片、视频由市场部完成。进行了微博、（微信未开通）的信息发布，树立企业形象。

由于前期预计工作量不大，相关工作人员在参加全部培训课程的基础上，又进行照片、视频的编辑，员工工作压力较大。

建议：提前确定本次活动照片、视频的规格，核定工作量。

本次出品：

1.照片数量：18.5G（共5250张）

2.视频时长：645.5G（共73.5小时）

3.官方微博发布：4条（预热+现场+总结微博，包含一条长微博）

2、培训物资

培训物品准备时尽可能按照人员数量配备，但原则上可以预增加10%用量，如《培训手册》、学习用品等，以应对人员临时增加情况的出现。

3、财务事宜

新开医院，员工对财务制度、流程不甚了解；建议集团可安排专人对接，以防止因流程错误、表格不清等原因导致的低级重复性工作。

说明：本次培训结束后为清明小长假，期间涉及新医院开业事务，账务明细结算统计约用2周时间，主要原因，负责人均在开业项目，未及时进行结算统计。

【课程反馈】

1、  课程反馈收集

结合总部提供的课程反馈情表，制作成电子方式进行信息收集，快速、高效。推荐软件：金数据、问卷星。（提前落实最高上限，如金数据非会员有人数限制）

2、    培训经过复盘

本次培训结束后，马上进行开业工作，没有机会进行官方“复盘”，有所遗憾，如果有条件，可以让每位参与者进行一次“复盘”，让当事人将整个培训过程中出现的问题，避免在后期其它医院开业中出现。

3、      课程内容反馈

在课程内容的设计方面除了保留原来的必备内容，本次青岛培训，由培训部经理在专业培训的角度提出以下建议：

1.课前对参训人员进行调查：如年龄、工作背景、工作经历、培训需求等。

2.培训课程设计：

i.  知识类、通用类课程可进行电子化提前学习，现场多增加互动、提问内容，部分课程可设计成翻转课程模式；

ii.  增加团队协作课程，如室内、外拓展，开业后期较难有时间和机会再次集中；

iii.  加强形式感，如“毕业、冲关”等环节，较符合90后95后员工的学习热情。

3.学习成果产出：本次较多采用小品、诗歌、朗诵等形式对学习进行回顾，如有条件和可能，可在每一堂课程结束后，结合本岗情况，提交可行性建议，设立“金点子”奖。推荐：现场引导墙收集、每堂课后问卷收集。

本次青岛培训课程设立了提问加分环节，虽然气氛热烈，很多年轻学员是为了得分而提问题，一些内向或是经验丰富的学员（特别是妇儿医院支援的学员）有比较多的专业问题，没有途径提问。

4.培训时长控制：本次培训7白天+6夜（2小时），中途休息时间较短，非合理课程设置，导致部分课程学员精神不足，在未来课程设置时可从学习、生理等多方面进行考虑，保证学员的学习热情和精力。

4、  后记

培训部：

物品准备：录像机、翻页器、电脑、移动硬盘、前期开业流程

信息准备：当地合作妇儿医院的基本情况如会议室、周边酒店、交通

其它信息：

i.  考察预留至少三至五家酒店信息（视前期招聘员工情况）

ii.  机、火车信息：抵离时间表

iii.    出行交通信息：车辆出租、包车收费

物流部：

物品准备：常规办公用品规格、价格表以便总部进行选择

合作商家：印刷制作规格、周期、质量

发票要求：配合财务制度

市场部：

VI标准：借鉴集团内容，提前设计并通过总部同意

其它：媒体文案、照片进行预设

财务部：

制度、流程：提前进行学习，掌握介绍

信息沟通：与集团公司、当地合作妇儿医院的沟通保持顺畅，多问，多反馈，定期进行信息汇总和通报。