2021年3月初，笔者所在企业本年度营销启动大会顺利召开，近300位供应商及企业员工参会。会议筹备开始于1月上旬，笔者和一位同事全程参与了策划和组织。

这次相当于《企业供应商年会》，之前每年举办一次，近两年因疫情停办。同时，疫情下的2020年，大家线下沟通渠道、规模和频率减少，因此希望借此次会议增进了解，化解分歧，创建更多深化协作的机会。

一、敲定会议基调

1月上旬召开筹备策划会，明确了会议的形式、内容、场地选择方向、参会人数以及费用预算标准等事项。

会议采用“论坛”形式，从“企业品牌宣传、合作互信”两个方面，通过“观看《企业宣传片》、企业自有品牌产品现场试吃、主题分享和重要供应商战略合作签约”等环节，达成增进彼此了解、激发合作信心的目的。

图1：会议设计思路

二、落实关键事项

筹备中最先需要确定场地，后续很多工作才好展开。因此，我们拟定了三个“场地评价指标”，辅以会场图片（视频），设计了不同价位的报价信息予以汇报，方便领导在实地考察后快速确定。

图2：场地评估指标

综合以上信息，先设计议程，再使用甘特图梳理筹备进度，以及工作分工。

三、细化会议议程

1. 制作文档清单

图3：筹备文档清单

2. “关键议程”操作细化

（1）将“议程”拆分成具体的实施步骤；

（2）每个步骤，明确具体责任人，所需物资以及操作中的注意事项。比如：

图4：战略签约-执行细则

3、设计工作备忘录

将关键工作或者部分工作小组的任务，撰写成备忘录。会前用于筹备检核，会中用于跟进落实。

（1）工作组-备忘录

图5：工作组-备忘录

（2）会场布置-备忘录

图6：会场布置-备忘录

综上所述：大型会议从策划到实施，先要明确方向，再要搞定关键事项，最后细化流程方能有效推进与落地。