2021年3月初,笔者所在企业本年度营销启动大会顺利召开,近300位供应商及企业员工参会。会议筹备开始于1月上旬,笔者和一位同事全程参与了策划和组织。
这次相当于《企业供应商年会》,之前每年举办一次,近两年因疫情停办。同时,疫情下的2020年,大家线下沟通渠道、规模和频率减少,因此希望借此次会议增进了解,化解分歧,创建更多深化协作的机会。
一、敲定会议基调
1月上旬召开筹备策划会,明确了会议的形式、内容、场地选择方向、参会人数以及费用预算标准等事项。
会议采用“论坛”形式,从“企业品牌宣传、合作互信”两个方面,通过“观看《企业宣传片》、企业自有品牌产品现场试吃、主题分享和重要供应商战略合作签约”等环节,达成增进彼此了解、激发合作信心的目的。
二、落实关键事项
筹备中最先需要确定场地,后续很多工作才好展开。因此,我们拟定了三个“场地评价指标”,辅以会场图片(视频),设计了不同价位的报价信息予以汇报,方便领导在实地考察后快速确定。
综合以上信息,先设计议程,再使用甘特图梳理筹备进度,以及工作分工。
三、细化会议议程
1. 制作文档清单
2. “关键议程”操作细化
(1)将“议程”拆分成具体的实施步骤;
(2)每个步骤,明确具体责任人,所需物资以及操作中的注意事项。比如:
3、设计工作备忘录
将关键工作或者部分工作小组的任务,撰写成备忘录。会前用于筹备检核,会中用于跟进落实。
(1)工作组-备忘录
(2)会场布置-备忘录
综上所述:大型会议从策划到实施,先要明确方向,再要搞定关键事项,最后细化流程方能有效推进与落地。