最近单位开了一个比较重要的会议,会上发的材料需要当天回收。但会议规模很大,参加人员很多,而且安排有分组讨论。所以,及时收回材料就有一定困难。
接到任务后,立即就理解了收回材料的重要性。因此在会议过程中专门提醒主持人重申材料要及时收回。会议结束时,又直接提醒与会人员把材料留下。最后,按照桌牌一一核对,将材料收齐。
遗憾的是,与会的2位领导还是把材料带离会场,虽然后来及时追回,但终究还是瑕疵。更没有想到的,最终收齐的材料竟然在交接环节出了问题。
由于接收材料的同事已经下班,送材料的同事私自决定把材料放在了隔壁办公室,而且后来没有亲自去办理交接。
结果就出问题了。接收的同事在清点材料时,发现竟然少了一份。电话打过来,大家直接蒙掉了。到底哪个环节出问题了呢?由于没有当面交接,问题还说不清楚了。
幸运的是,转交的材料是齐的,但接收材料的同事在清点时漏了一份,很快就找到了。我也赶紧过去再确认一下。
从整个事件来看,我是有责任的。虽然在收材料的环节比较注意,但却忽视了材料的交接环节,没有交待小伙子必须当面交接清楚。虽然没有造成什么后果,但其实是件挺严重的失误。
由此来看,重要的事情,不管大小,都需要把整个流程想细一点,做细一点,才能确保不出纰漏。