忙碌却多少有些无章的工作,让写读书心得的行动一拖再拖。感谢生命里能让自己片刻驻足的每件事、每个人和每份机缘,冥冥之中让我能够适度的停顿和反思,在整理整理自己后继续前进。
读一本管理口袋书系列的《项目管理》,带给自己的是对项目管理知识的回顾,以及项目管理中重要节点的强化和加深。管理知识描述的本身有些枯燥和乏味,我尝试中用自己的体会和举例来表达出自己阅读后的认知。
一、什么是项目
项目是为创造独特的产品服务或成果而进行有明确的起点和终点的工作。一个典型的项目周期包括四个明显的阶段:计划阶段、组织阶段、实施阶段和完成阶段。每一个阶段都有其自身的目标、工作任务、工具和技能。这四个阶段的主要任务和主要活动常常会相互交叉或者相互作用。
项目的定义很广泛,
二、如何计划项目
(一)计划阶段的目标/目的:
1. 确定真正的问题
确定真正的问题是最为关键的一步。项目管理者必须抛开问题的表象特征,去挖掘其潜在的、深层次的问题和需要,来确定项目所要解决的真正问题是什么。
为了能够更好地了解项目的必要性,首先要回答以下几个问题:
(1)我们想要努力满足什么样的需求或努力实现什么样的目标?
(2)大家为什么觉得这个问题需要解决?
(3)所采取的办法或最终结果会与谁的切身利益休戚相关?
(4)不同利益相关者对于同一个项目所要达到的目标有着怎样不同的表达?
(5)大家会用什么标准来判断项目的成功与否?
2. 确定利益相关者
确定利益相关者,必须要慎重考虑以下问题:(1)这个项目所采取的行动和可能产生的结果会影响到哪些职能部门,或者影响到哪些人?(2)由谁来为项目提供相关的资源,比如人员、空间、时间、工具和资金等。(3)这个项目的最终结果会使哪些人受益?
通常情况下,无论是客户还是上级领导对于完成什么样的任务、什么时候完成、需要多少资金等问题都存在一种不切实际的幻想。作为项目经理,你必须对所有这些要求和资源进行公平、合理的分配,否则你所负责的项目就极有可能会以失败而告终。
3. 设定项目目标
项目成功与否取决于你在多大程度上实现你所设定的目标。你应该在项目一开始就把项目所要实现的目标表述清楚。细化目标时,要尽量做到SMART。Specific:具体的(结果明确化);Measurable:可测量的(量化的);Action-orented:以行动为导向的(做什么样的工作,如:分析、调查、建议);Realistic:现实的(成本效益原则下的);Time-limited:有时间限制的(在多长时间内完成)。
设定项目目标时,要牢记:质量:确定几个与项目有关的质量标准,并确定如何测量及达到这些标准;组织:确定项目的角色分工和任务分工以及彼此之间的关系,并保证为项目管理安排最为合适的人选;沟通:要知道每一个利益相关者需要什么样的信息并知道如何传达这些信息;风险:确定可能会影响项目的那些风险,并估计一下应该采取什么样的措施来应对。
(二)计划阶段活动
1. 确定项目的范围、主要活动和主要任务;
2. 估计需要付出哪些努力以及大体所需时间;
3. 估计所需的资源;
4. 随时准备作取舍。
质量=时间+成本,要学会如何在时间、成本和质量之间取舍,这是项目管理的重要内容之一。
5.细分项目的工作任务
工作分解结构(WBS):是一个用来进行估计、分配人员、跟踪项目的进展情况和显示项目工作范围的工具。就是把一个复杂的任务分成几个相对较小的任务,然后再把较小的任务分解成更小的任务,就这样一直分下去,直到不能再细分了为止。
制订工作分解结构,就要问这样的问题:“要想完成X任务,你必须得做哪些方面的工作?”“要不停地问这个问题,直到无法对你的工作任务进行进一步分解为止。”“初步估计一下完成每一个任务大概需要多少时间需要多少资金和多少单位时间。”
一般情况下,一个工作分解结构包括3—6个细分级别。项目越复杂,细分级别就越多,但最多不可能超过20个细分级别。