如何提高时间的利用率，减少时间黑洞呢？第一招是利用“时间管理的四象限法则”。这是由著名管理学家史蒂芬.柯维提出的一个时间管理理论。该理论把工作按照重要和紧急两方面的不同程度进行划分，基本上可以分成四个象限：重要而且紧急，重要但不紧急，不重要但紧急，不重要不紧急。如下图：
看到这里，是不是有人觉得：哦，原来是这个呀，我知道的。和我一样的反应，但是工作中的任务应该分别对应哪个象限放进去呢？我们依据什么判断一个任务的重要程度和紧迫程度呢？假设你现在要把一天的工作都分门别类地放到这四个象限中，你会主要将自己的精力放在哪个象限上呢？你未必一下子就能回答上来。那让我们来分析下四个象限吧。
第一象限：重要而且紧急。这个象限内的事是马上要去做的，否则后果很严重，比如经纪公司关于某个明星的危机公关，关于当下疫情摸排表格的完成。但是对这个象限我们需要思考的是：重要而紧急的事情多吗？
第二象限：重要但不紧急。这个象限内的事不需要立刻马上去完成，但是不按计划完成就会变成重要又紧急的事情。比如月工作计划，6月底要交的论文等。对于这个象限我们需要思考的是：如何避免这个象限的工作转变成第一象限的任务？
第三象限：不重要但紧急。比如临时冒出来的会议。我之前还一度怀疑：紧急的事情怎么可能不重要呢？但事实上“紧急”和“重要”一点关系也没有。对于这个象限我们需要思考的是：如何减少紧急但不重要的事务？
第四象限：不重要不紧急。这个象限的事情是用来打发时间和消遣的，比如刷剧，闲逛等。这个象限占比多了就会影响我们的工作效率，所以我们需要思考：我现在有没有必要进入这个象限？
用图表来看这四个象限会更家清晰：
接下去的问题是：如何把一天的工作安排放进这四个象限里？依据是什么？
放的时候可以根据这三点：先“轻重”，再“缓急”，最后标出“高中低”。 这样的顺序告诉我们重要的是重要性而不是紧急性。
但是在做三步之前，我们需要弄明白自己的职业价值观。职业价值观可以通过做《职业价值观自测表》来大概测定。这份自测表共52题，易操作。我测出来的职业价值观如下图：
左边的三个（成就感，社会地位和独立性）是我最看重的职业价值观，右边三个（管理，变异性和社会交际）是得分最低的三个职业价值观。
了解了自己的职业价值观后，每项工作任务可以根据职业价值观，按照“三步”法决定放在第几象限。
先“轻重”，是指给所有任务以职业价值观为标准标出“重要”还是“不重要”。再“缓急”是指给所有的任务以截止日期为标准标出“紧急”或者“不紧急”。最后按照自己的意愿给出所有的任务标出“高中低”三种优先级别。
这是小强的一周事务清单
1.临时参加技术研讨会。
2.帮助同事解决写程序时遇到的技术难题。
3.领导安排写一个项目说明文档。
4.对产品进行全面的测试。
5.看《火影忍者》连载漫画。
6.打若干用于沟通的电话
7.编写产品销售策略。
8.通过网络收看NBA转播。
9.安抚愤怒的客户。
10.归档自己的所有重要文件。
11.和领导一起去参加产品推介会。
12.给办公室领A4打印纸。
13.解决产品出现的严重问题。
清单内容直接放四象限会有点难度，需要先对清单进行改造，也就是按照“重要程度 紧迫程度 优先级别”进行分类。
改造后小强的清单
重要程度 紧迫程度 优先级别
1.临时参加技术研讨会。 不重要 紧急 高
2.帮助同事解决写程序时遇到的技术难题。 不重要 紧急 低
3.领导安排写一个项目说明文档。 不重要 紧急 中
4.对产品进行全面的测试。 重要 不紧急 高
5.看《火影忍者》连载漫画。 不重要 不紧急 低
6.打若干用于沟通的电话。 不重要 紧急 中
7.编写产品销售策略。 重要 不紧急 高
8.通过网络收看NBA转播。 不重要 不紧急 中
9.安抚愤怒的客户。 重要 紧急 高
10.归档自己的所有重要文件。 重要 不紧急 中
11.和领导一起去参加产品推介会。 不重要 紧急 低
12.给办公室领A4打印纸。 不重要 紧急 低
13.解决产品出现的严重问题。 重要 紧急 高
改造后再记性四象限的分类。
任务放好后，优先做的是重要但不紧急的事情，也就是第二象限的事情。
