(1)审“该不该买”,即对采购计划的审查。
要审查采购计划是否进行可行性论证(特别是金额较大的采购项目),采购计划不合理,会影响企业的预期效益,甚至会造成资源浪费。另外还要审查采购计划是否履行了相关审批手续,有没有对采购价格进行过市场调研等。
(2)审“何时买”,即对采购时间的审查。
要充分发挥规模采购的优势,集采部门应对采购需求部门提出的采购计划应进行合并、分类,能集中采购的绝不零星采购。
(3)审“怎么买”,即对采购方式的审查。
采购方式可以采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等,每种方式各有特点,采取哪种方式要根据企业制度执行,防范企业以简化采购流程而达到采购特定供应商的目的。
(4)审“买谁的”,即对供应商和开标过程的审查。
企业应在对供应商进行充分考察了解的基础上建立供方库,优先从供方库中选用信誉好、实力强的供应商,以保证支付合理价格的同时,获得较好的质量。审计时应特别注意对招标文件和评议标准的审查,看有无漏项、表达不清和不合理、责任不清、与国家法规政策不一致的问题,还应该注意有无招标者内定中标者或向投标者泄露标底,评标过程中有无不公平、不公正、不合理问题等违规行为。
(5)审“合同”,即对采购合同草本的合法性、严密性进行审查。
合同审查的主要内容包括:审查采购合同标的物是否明确,内容是否符合法规政策;审查双方权利义务关系的对等性,如质量标准、技术要求、验收方式、付款方式与期限、售后服务及质保期限有关约定等都要明确具体;明确双方的违约责任,提高采购合同的约束力和严肃性,以保证及提高合同履约率;审查双方意见表达是否明确,有无意思理解上的偏差,合同中有无含糊不清、模棱两可的措辞。
(6)审“验收和结算”,即对标的物的验收和结算合规性进行审查。
主要内容包括:采购标的数量、质量是否符合采购合同的要求,企业是否有验收记录,与供应商的资金结算是否符合合同规定,该保留质量保证金的项目是否按规定保留等等。审查供应商是否以合理的价格,取得供应权后,在供货时采用偷工减料,以次充好,降低服务质量等手段,从而损害企业利益。