协作型项目是指需要多个团队或公司协作才能完成的项目,一个团队或公司的失败可能影响到整个项目的成败(写到这里,不禁怀念当初只要管理好自己就能做成一件事的单纯时光。),根据我最近一段时间的经验,我获得了三个锦囊。
锦囊一:任务要有清晰的期限和预期
一个任务,尤其是需要他人完成的任务,一定要有一个期限。举个例子,周一我发了一封邮件要求珠海的同事帮忙做一个测试,几天过去了没有反应,然后我又发了封邮件加了一个时间期限,那位同事就主动来找我了。再举个例子,今天是周四,是要交文章的日子,我才开始动笔,而且今天一定会写好,相信大家都感受过期限的威力。
再说说预期,你是否也经历过一个任务完成的时候,实际结果和你的预期结果出入很大?举个例子,最近我们系统需要和其它系统做对接,其它系统需要按照我们系统要求的标准格式传过来,但是对接的时候问题还是很多,要不是必填项缺失,要不是时间格式不对,于是我们开始反思我们怎么可以做得更好,减少联调测试时候不应该发生的错误,总结下来是我们需要提供一组例子,其中包含输入数据和对应的输出数据,其它系统必须按照我们提供的例子完成自测,自测通过后才能进入联调测试。正好这周又有一家系统要接入,我们试了一下新的方法,联调的时候问题减少了80%,而且非常顺利就通过了。所以预期结果越明确,节省的时间就越多。
锦囊二:绕过层层转包,直接沟通
第二条经验是针对“层层转包”的情况”,比如我让小A做一件事情,小A再把这件事交给小B,真正做事情的是小C,如果你的沟通方式是你->A->B->C,效率会非常低,因为消息的传递会随着经过的节点而减弱,万一有一方掉链子,事情就进展不下去了,同样,如果C碰到什么问题,沟通链会变成C->B->A->你。所以最有效的方法是通过A,B,C直接和C建立联系,变成你和C之间的直接沟通,这样会节省大量的沟通和等待时间。当然如果C不听你使唤的时候,你可以再借助A的力量往B和C施压。
锦囊三:调动多方推动项目前进
作为项目经理,你会是项目组中最积极推动项目前进的那个人,但是如果只有你一个人推,你很可能会感到很累很吃力,效果也不好,所以要善于调动每个协作方的推动力。举个例子,我们经常发现作为协作方之一的客户在做UAT的时候不怎么测试,导致很多问题都没有及早暴露出来。为了解决这个问题,我们在近期一个项目的UAT期间,通过给客户下达每日测试任务和目标,充分调动了客户的积极性,客户通过测试发现很多问题后会推动其它协作方及时解决问题,协作方之间为了解决问题也会互相推动,进入良性循环之后,项目经理的焦虑和压力会分散到各个协作方那里,项目的进展也会由多方共同推动,进入快车道。
最后总结一下,一个项目的协作方越多,项目失败的风险越高,相信上面三点经验能有效帮助你及时识别和应对项目风险,引领项目走向成功。