找出时间黑洞,告别工作忙与盲

你若问我世界上最落寞的事情是什么呢?我会说莫过于“想要的太多,能做的却又太少!”

你若再问比此等落寞之事更令人黯然销魂的事情又是什么呢?我会告诉你是“能做的很多,可用的时间却又太少!”

你若执意再次追问比黯然销魂之事更令人伤心难过的事情又是什么呢?我的答案是“你可用的时间远比你实际感知的时间要多得多,只因你没有用对方法,终究导致了人生蹉跎!”

时间够用吗?不够用吗?真的够用吗?真的不够用吗?罢罢罢,内心挣扎无果,我们不妨来看一看苏联的著名昆虫学家柳比歇夫是如何有效运用时间,过好他的一生的。

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所有的人,连亚历山大·亚历山德罗维奇·柳比歇夫亲近的人在内,谁都没有想到他留下的遗产有多大。

他生前发表了70来部学术著作。其中有分散分析、生物分类学、昆虫学方面的经典著作,这些著作在国外被广为翻译出版。

各种各样的论文和专著,他一共写了500多印张。500印张,相当于12500页打字稿。即使以专业作家而论,也这也是个庞大的数字。

科学史上爱乐高斯霍尔德获释,门琳琳捷列夫都曾留下巨大的遗产。对于这种遗产,我老是迷惑不解。这一点很难解释,但也挺自然――古时候人们写的比较多。至于今日的学者,出版多卷本的全集是一种罕见的甚至奇怪的现象。连作家似乎也写得比过去少了。

柳比歇夫的遗产包括几个部分:有著作,探讨地蚤的分类、科学史、农业遗传学、植物保护、哲学、昆虫学、动物学、进化论、无神论;此外,他还写过回忆录,追忆许多科学家,谈到他一生的各个阶段以及彼尔姆大学……

他讲课,当大学教研室主任兼研究所一个室的负责人,还常常到各地考察。20世纪30年代他跑遍了俄罗斯的欧洲部分,去过许多集体农庄,实地研究果树害虫、玉米害虫、黄鼠……在所谓的业余时间,作为“休息”,他研究地蚤的分类。单单这一项,工作量就颇为可观:到1955年,柳比歇夫已收集了35箱地蚤标本,共13000只。其中5000只公地蚤做了器官切片,总计300种。这些地蚤都要鉴定、测量、做切片、制作标本。他收集的材料比动物研究所多5倍,跳甲属的分类他研究了一生。这需要特殊的深入钻研的才能,需要对这种工作有深刻的理解,理解其价值及其说不尽的新颖之处。

                                                                  ——以上文字摘自《奇特的一生》一书

以上就是柳比歇夫一生的工作成就,是否有种可望不可及的感觉?大师的境界,知易行难。在我等凡人的感知世界里,甚至还有一种认知:一辈子要做这么多的事,是不是要夜以继日、废寝忘食、不眠不休、呕心沥血方能实现呢?

书中的主人公柳比歇夫用自己56年对“时间统计法”的践行,为我们书写了另一个版本的人生。

他获得以上成就的同时并没有透支身体健康、也没有放弃对生活的追求。他保持每天平均约10个小时的睡眠时间,并在工作之余博览群书、赏析话剧;他还经常陪老婆散散步(当然散步过程中俩人也会一起抓抓昆虫什么的);他热衷于给全国书友写信,与友人进行各类话题的交流和讨论,绝对是工作生活两不误的典范。

而这一切的一切都源于柳比歇夫对时间的精确利用,其中非常核心的方法就是他独创的”时间统计法”。

时间统计法非常关键的第一步就是记录“时间开销日记”,那么时间开销日记究竟长什么样呢?我们不妨一起来看书中以下片段:

我翻看着他的日记,一会儿看看1960年的,一会儿看看1970年的,瞅一下1940年,看一眼1941年――哪一年都是一模一样,千篇一律。天哪,实在谈不上是什么日记。哪一天都是一篇短短的明细账,记着当天干过的事儿,注明用了几个钟头几分钟,还注了些莫名其妙的数字。我看看战前的日记也如出一辙。没有记叙,没有细节,没有思考―― 一般构成日记中心内容的那些东西一概不见。

乌里扬诺夫斯克。1964年4月7日,分类昆虫学(画两张无名袋蛾的图)――3小时15分。鉴定袋蛾――20分(1.0)。

附加工作:给斯拉瓦写信――2小时45分(0.5)。

社会工作:植物保护小组开会――2小时25分。

休息:给伊戈尔写信――10分;《乌里扬诺夫斯克真理报》――10分;列夫·斯尔托尔斯泰的《塞瓦斯托波尔故事》――1小时25分。

基本工作合计――6小时20分。

乌里扬诺夫斯克。1964年4月8日。分类昆虫学:鉴定袋蛾,结束――2小时20分。开始写关于袋蛾的报告――1小时5分(1.0)。

附加工作:给达维陀娃和布里亚赫尔写信,六页――3小时20分(0.5)。

路途往返――0.5。

休息――剃胡子。《乌里扬诺夫斯克真理报》――15分,《消息报》――10分,《文学报》――20分;阿·托尔斯泰的《吸血鬼》,66页――1小时30分。听里姆斯基·柯萨科夫的《沙皇的未婚妻》。基本工作合计――6小时45分。

几十、几百页都是这种枯燥无味、事务性的记载,每天5到7行。

——以上文字摘自《奇特的一生》一书

什么地点、什么时间、做了什么事,具体花费的时间是多少?各项明细全部逐一罗列,这就是柳比歇夫的“时间开销日记”的具体呈现方式。

他的记录方式是基于事件所做的时间日志,这样的记录不单单有我们每天所做事情的结果,同时还包含了事件的时间过程,这样的记录方式更详实,而且当出现结果不好的时候,我们更容易找到原因。

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举个例子,我今年4月份期间,由于工作任务比较集中,所以加班相对较多,当时老公颇有怨言,于是我也有下意识挪出更多的时间精力分配到家庭中来,这么做了以后,我很安心,自我感觉良好,以为在工作与家庭中找到了平衡。直到某一天莫先生问我:“你到底还管不管这个家了!”听到先生这样的质疑,我很愤怒,倍感委屈的与之大吵一架。

后来在做当周的时间记录分析的时候,当看到自己在家庭方面投入的时间居然不足5%,累计花费时间不足7个小时,我瞬间明白自己的时间感知出了问题。因为在我看到自己的时间记录之前,我很笃定的认为自己当周在家庭中的时间投入不低于20%。所以这就是所谓的时间感知偏差,此类偏差极其容易造成我们工作与生活中的时间分配不合理,直至失去平衡。而要避免这些偏差最好的方式就是忠实记录事件和花费时间。

看到这里可能有的小伙伴会说了,是的,我知道记录很重要,记录时间就好比理财记账,可以让我们知道时间花在了哪里,可问题是,本身记录这件事就很考验人,要做好记录并不轻松,况且后期还需要汇总、分析啥的,太耗时间精力了!

没错,记录本身也是需要花费时间精力,甚至可能还要调用意志力。我们要因此放弃么?

No way,发现问题i、解决问题才是人生该有的常态。

解决这个问题的突破口就是找到好用的工具。

我本人比较推荐一款叫做aTimeLogger的手机APP,它可以提前设定好常规事项,然后到需要记录的时候,只需要拿起手机点击开始键,记录就开始了,到结束的时候,直接点结束键,本条时间记录就自动生成了。同时,它还可以自动完成记录后的整理、分析、统计工作。使用这款软件做时间开销记录会使我们的时间记录一事变得方便很多。

平时总觉得自己忙,忙到没时间做自己爱做的事情的亲们,你们平时有记录工作或生活状态的习惯吗?如果有做,那你通常都是如何记录的呢?是用纸笔?APP?还是Excel表格?是逐项记录还是选择性的记录?

有做或者没做,都不妨碍我们向大神学习和看齐,一起试着把大神的记录方法使用起来如何?制定一份专属于自己的“记录时间”行动计划吧,具体格式如下:

范例:

【记录周期】:8月30-9月10日(建议1-2周为宜)

【选用工具】:aTimeLogger

【记录标准】:时间+事件+花费时间

【成果验收方式】:每天把记录汇总表发到拆书微信群里公示打卡

记录让我们的时间变得有迹可循,在记录的过程中,我们的时间感知度必定会随之增强,时间感增强讲会带来的是我们对于事件进度的掌控感,乃至更加清晰的阶段性成就感。除此之外,它还可以为我们做好时间规划提供客观的参照数据,让我们可以依此数据做更高效的时间运用管理。这一效用的具体表现是怎样的,书中做了如下说明:

计划的复杂性在于如何安排一天的时间。他决定,用去的时间应该同他从事的工作相称。也就是说,比方写一篇有独特见解的论文吧,占用的时间既不能太少,也不能太多。

计划就是挑选时间、规定节律,使一切都各得其所。头脑清醒的时候应当钻研数学,累了便看书。

应当学会不受周围环境的干扰,用在工作上的3个小时应当是真正做工作的3个小时,不想不相干的事,不听同事的谈话,不听铃声和笑声,也不听收音机……

这个方法之所以能够存在,是依靠经常的计算和检查。没有计算的计划是盲目的计划,就像某些研究所那样,光会做计划,却不去操心这计划能不能完成。

应当学会计算一切时间。

——以上文字摘自《奇特的一生》一书

学会做计划是时间管理中非常重要的环节。听到这里有小伙伴可能会说了:计划永远赶不上变化,我今年的计划就是围绕更好的完成去年的计划而设定的。而没有计算的计划是盲目的计划!

为什么?原文片段中告诉了我们对的时间做对的事,是完成计划的有力保障,状态好、精力值高的时候做重要且复杂程度高的事情,状态差的时候适当做些不太需要脑力高度集中的活,效率会更高。

那么我们要做的事情本身需要耗时是多少?同时什么时间是我的高效时间段,什么时间是我的低效时间段呢?这个就源于对记录的分析,基于对时间开销日记的客观分析建立的时间计划会更高效。

简而言之,就是精确计算我做一件事所需的时间和精力值,算清楚了,再把对的事放到合适的时间段里,如此一来,计划的完成性相应提高。

所以说科学的计划应该建立在精细的计算之上。

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具体要计算哪些内容呢?做好以下三项就好:

1、计算重点工作事项/生活事项所需花费的纯时间。所谓的纯时间指的是刨除工作中的一切间歇时间,只计算做这件事本身累计花费的时间。例如:你在写一份很重要的工作汇报PPT,写着写着突然内急,然后跑去上了个洗手间,回来后再接着做。类似这种,那在做花费时间记录的时候,必须刨除上洗手间的时间,才算是纯时间。

2、分析自身的高效时间段。这里建议至少记录5-7天时间开销日记之后再来做这个分析,我们拿到系统生成的统计汇总表,看看自己本周投入时间占比最多,同时产出也最大的事件是什么,分析这些事情放在哪个时间段执行的时候效率更高,通常这个时间段就是我们的高效时间段,具体是什么时候,因人而异。

3、统计可支配的碎片时间。时间既碎,那么就如串珠一般的运用它们的吧。当然,使用的前提是先要找出可用的碎片时间块。是等车途中?还是等待会议期间?还是排队等候的时候呢?找到节点,摸清大约可用时长,再把与之匹配的不需要大块时间来做的事情安排进来。不凭空浪费虚度时间也是与时间相处的友好方式。

能坚持看到这里的客官真心不易,各位大大辛苦了!为了让我们所花费的时间物有所值,不妨请大家设想一下,如果你从明天开始进行时间记录,连续记录一周之后,你把自己的所有记录拿出来,准备对它们做统计、分析和规划应用。你将会如何做?

请大家用5分钟的时间思考,并参照以下格式制定自己的行动计划:

A2规划应用范例:

【实施时间】:9月10日上午

【分析内容】:

(1)重点工作事项花费纯时间:

(2)高效工作时间段:

(3)可利用碎片时间块:

【成果验收方式】:把分析结果PO到简书上发布

实践是检验真知的有效方式,柳比歇夫的“时间统计法”哪怕再好,没有未曾应ji用,只怕它跟你也不会有一毛钱的关系。

所以呢,到底是方法没用,还是你没有去用呢?欢迎各位客官下方留言,谈谈你关于时间记录的心得、经验或感悟(吐槽也行)吧!

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