时间管理学习之五——效率是关键

今天的作业虽然把分析单位时间产出和为一件事找到多重目标的复利思维当成必做,但是我还是想按照以往的思路,把选作写在前面。

一、主要收获与体会

经过前面的铺垫,再来讲效率,可能更容易理解些。但是效率管理更像是大厦的主体是露在外面的那部分。基础在于我们有大目标驱动,有良好稳定的情绪,有规律的作息,清楚自己的精力分配,有一个装满大石块、鹅卵石、沙子和水的日程表。才明白这课程设计的苦心。在课程最后一段里,介绍复利的时候,讲了本课出台的经过,我十分庆辛,感谢永澄老师的引荐,感谢秋叶大叔及各位老师的辛勤劳动,为我自己已经报了二期感到偷喜,这样的知识学习,一次学习真的是不够的,必须要刻意练习。

一是认清自己才能谈效率

没有对比,就没有伤害。我们追求的是同样的时间,产出比别人高。一是要搞清楚客观产出的标准,问下自己,你一天到底能干多少活?这个产出合格吗?花时间搞清楚自己的岗位关键工作,自己的耗时,自己的效率,有助于排期,更有助于发现自己与高手的差距,有时候是巨大的,也有可能差的不是很大,自己努努力就能够到呢。没有客观比较就没有进步。

评估的四个指标:消耗时间、产量、产出质量、产出能量,四个指标动态组合,如果第一流的产出不能解决问题,说明问题出在战略方向上。

二是心流模式是高效的关键

同样的时间,同样的做事,产出可以因为心流的原因差别很大。一个人注意力高度集中到一件事情上,会全情投入,忽略其它不相干所有事情,整个人在投入这件事过程中,会享受到非常充实,非常幸福的感觉。

心流模式为什么难进入,最近在读《有序》找到了答案:

“我们所依赖的用于专注于任务的大脑区域很容易受到干扰。接电话、浏览网页、检查电子邮件、发送短信,所有这些活动都会调动大脑中追求新颖、追求奖励的区域,从而分泌出内源性阿片样物质(难怪感觉这么好)。所有这些都会干扰我们将注意力集中于任务。这就是最终的无任何价值的脑轻松(让大脑轻松愉快的体验)。我们通常不会期待那些来自持续付出努力所收获的大礼物,反而期待完成上百个小的有着华丽外表的任务所赐予的空头礼物。”

“仅仅是拥有多重任务的机会都会损害我们的认知能力。伦敦卡迪夫大学的格伦·威尔逊称之为信息狂躁。他发现,当你正试图集中于一个任务时,收件箱里的一封未读邮件就可以将你的智商降低10分。尽管人们声称吸食大麻有很多好处,包括增加创造力,减少疼痛和压力,但有证据表明它的主要成分——大麻素——会激活大脑中的大麻受体,严重干扰我们的记忆和专注力。威尔逊认为,多重任务的认知损伤比吸食大麻的认知损伤更大。”

““当大脑从一种活动转换到另一种活动时,前额叶皮层和纹状体会燃烧氧化葡萄糖。氧化葡萄糖是大脑专注于任务的燃料。当我们处于多重任务状态时,这种快速、持续的转换会导致大脑快速燃烧燃料,让我们很快就感到疲惫、迷失方向。大脑中的营养物质大量流失,这会导致我们的认知能力与物理能力打折扣。除此之外,重复的任务转换会导致焦虑,增加大脑中压力皮质醇激素的水平,最终导致攻击性与冲动行为。相反,专注于一项任务的状态由大脑中的前扣带回和纹状体控制,一旦我们进入中央执行模式,保持这种状态所消耗的能量比保持多重任务所消耗的能量更少,从而减少大脑葡萄糖的需求。”

“我们都会拥有一种成就感,我们的大脑会产生奖励的激素并告诉我们,我们已经完成了某件事情。每次查看推特或脸书更新,我们都会看到一些新奇的事,感觉自己更好地融入了社会(以一种怪异的人情味网络的方式),我们的大脑又会产生一种奖励的激素。请记住,正是大脑中控制边缘系统的、追求新颖的部分让我们产生了这种快感,而不是前额叶皮层中那些计划、设计、高等级的思维中心让我们产生此类快感。别搞错了:电子邮件、脸书、推特会导致神经成瘾。”

摘录来自: 丹尼尔· 列维汀. “有序:关于心智效率的认知科学。” Apple Books.

我的心流开关和模式

环境,在办公室不放别的东西,通常在固定位置做同样的工作,看书学习都有默认的方式,比如椅子的朝向,读书一般会用番茄钟计时,工作的时候一般不计时,防止被打断,干到自己从心流里出来。为自己学习时间管理的课程,设计了一个心流动作。放入任务,比如今天上午9点学习时间管理第五课,9点钟,打开mac,左边放课程内容,打开浏览器,右边幕布笔记,先把大标题和小标题打上去,再一句句学习。写作业时,先把作业题目打到备忘录里,左边MD,右边幕布笔记,如果查资料,直接切出ibook或浏览器。


三是自己缺乏多重目标的牵引

目前做事的目标单一或者较少,没有形成立体多重反馈。用课程里的理论是,既没有意识,能力也有所欠缺。根本原因在能力欠缺,认知的维度不够。

为一件事,找到多重目标,这个方法非常好用,但是要用起来,还得不断学习提高。因为当认知达不到的时候,是不可能理解这件事的意义的。但是我们可以慢慢来,也许我为一件事找不到八九个目标,但是我可以为一件事找到三四个目标,比如我写晨间日记,以前的目标是这样的:

1.记录自己的每天

2.练笔提升自己的文字水平

3.梳理昨日情况,回顾反思

4.思考今天工作打算

现在可以再加上:

5.为我时间管理训练营作业提升素材

6.写下今天的目标,提升行动力

7.记录情绪,总结经验

8.为将来提供回忆的依据,比如我要写一本回忆录,这些是重要的素材

9.通过日记了解自己,感受自己与自己交流

10.每天记录美好的事,提升幸福感

二、分析单位时间产出,同时分析自己的效率

以本前2天为例:有以下几点

早上时间为固定时段

现在的作息养成时间已经近半年左右,中间可能有因为这样那样的事影响,但是总的来说我会尽量调整回来,早起,记录下想法,用简书写晨间日记,这段时间的产出自己感觉应该在平均水平左右,比不上不足,比下有余。

早餐是我做,并想把这个做成一个自己的品牌,主要目的还是家庭幸福,我本身对家常菜也有点爱好,自己做,和家人一起吃饭对我来说是一件幸福的事。一般会用30分钟以内做好,产出应该在中等偏上,还是跟专业的比,差的比较远,跟不做饭的比还是要好很多。吃饭用20分钟左右(含收拾东西)

送孩子,有时开车,有时公交,都会陪他一段时间,走路会牵着他的手,一不小心就大了。

工作时间

工作的产出要具体情况具体分析,这段时间主要是拟制文件,需要反复修改,与相关部门协调,领会意图,了解掌握情况,汇报等等,从目前情况来看,效率比去年有较大提升,可能在一到两倍吧,如果换成其他高手,这个也不太好说,应该比我要强吧,但是也强不到哪儿去。产出在平均水平以上。

读书学习

学习分成两部分,一是读书,一是学课。现在来看读书的效率不算太高,遇到难点,总会把自己看困,昨天是每20分钟要休息一下,产出目前只有卡片,有时会与学的知识进行打通,打通后的产出会大些,还有就是自己做的读书笔记。写的体会文章等,在读书上应该在平均水平以下吧,这方面还在慢慢积累。学习,拿这次时间管理的学习来说吧,我是对照着课程打一遍,知识点会做成笔记,输出体会,对照高手来说差距还比较大。总的来说,也是在积累和实践过程中。

精力时间段分析

通过这两周的体会,自己早上和上午的效率会比较高,但是早上时间比较短基本上都是固定日程了,所以重要的工作可以放在上午8点到10点,10点到11点这段时间一般会比较困倦,需要休息一下,才能保证11点到12点的效率。中午如果少吃的话,13点-15点这段时间是第二个高效时段,目前一般学习、写作业放在这段时间,被打扰的可能性比较小。15-17点需要休息一下,晚上效率比较低,除非和别人约定好的事,靠自己意志力完成的事,基本都要跪,还有就是和孩子在一起注意力基本上无法集中,可以处理一些不需要太专注的事,或者给自己放假,做为电影时间了。

三、以晨间日记为例思考一份时间产出多分效益

以往的晨间日记都会写的不多,体会也不是那么深,有点例行公事的感觉。今天在给它赋予多重目标后,写的动力和内容增加了很多,往常要写到6点半以后,字数一般在3-4百左右。今天不到6点25分,就已经定了近900字,写的动力十足,早餐开始提前了5分钟,做完又提前了5分钟,这5分钟用来发朋友圈,作业点赞。我吃完的早一点帮孩子打理了下东西。早出门5分钟,到办公室比往常又早了5分钟,可以从容地思考工作。

时间管理的二八法则。在晨间日记这件事的做法是只用了很少的时间,但是要在关键阶段,比如,赋予多重目标意义,需要多思考,多花心思。等到真正写的时候,由于形成了多重反馈,有的内容是用来回忆的,有的内容可以用在今天这次作业上,很快进入了心流,真正花费的时间却不多,效果又不一样了。

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