好的投诉处理方式,是增强信任的有效方法

昨晚八点钟,接到客户电话,说是油漆开裂,有质量问题。电话里简单问了下具体情况,没有做过多解释,答应明天上午去现场看看情况。

做半工业品,最怕出质量问题,但又不可避免,唯一的办法就是马上调整好情绪,想想如何应对。

挂掉电话,马上咨询了公司负责投诉处理的同事,在电话里把情况简单做了说明,并且分析了可能的原因:板材含水率过高、胶水质量问题、漆膜太厚、配比不正确等。是否是产品质量问题呢?可能性比较小,因为该型号是常规产品,在全省其他地方多家都有使用,并未出现集中投诉情况。

今天上午,带着技术人员赶到现场,了解了详细情况,基本确定是板材含水率过高导致的。但是客户坚持认为是产品质量问题导致,因为之前使用其他家并未出现这种情况。

现场对出现问题的原因做了简单分析,并制定了解决及验证方案:

1、木工做好了之后,放在烘干房一周左右时间,让板材含水率达到标准后,再施工;如果仍然出现问题,证明是油漆问题;

2、如果时间来不及,需要在接缝处打码钉,增加接缝处的拉力,避免开裂;

3、接缝处避免油漆堆积过多,过多堆积会导致漆膜变脆,导致开裂;

4、严格按照产品标准配比施工,排出配比问题。

从这个案例中,我们可以总结出以下方法:

1、接到投诉电话,要详细询问具体情况,了解关键事实。事实越详细,越有助于判断,以便于提前做好应对预案。

2、了解客户态度及情绪,掌握客户对问题的看法及倾向;

3、未到现场查看,切忌轻易做判断、下结论;不要在电话里与客户争论;

4、现场查看后,针对可能出现的原因做一一分析,并且解释给客户,争取达成共识;

5、如果仍然无法达成共识,提供问题排出方案,一一验证;

6、客户需要的永远是解决方案,问题原因不是最重要的,让客户不再出现这样的问题最为重要。

7、方案制定后,及时跟进,严格执行,并评估效果。

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